Probele

Probele permit tribunalului arbitral să stabilească situația de fapt pe care urmează să aplice normele juridice relevante.

În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, administrarea probelor este mai flexibilă decât în procedura judiciară clasică, dar nu este lipsită de reguli.

Arbitrul unic trebuie să respecte contradictorialitatea, egalitatea părților și dreptul fiecărei părți de a își prezenta efectiv susținerile și probele.

Flexibilitatea procedurii nu permite surprinderea celeilalte părți, administrarea unor probe inutile sau soluționarea litigiului pe baza unor informații care nu au fost supuse dezbaterii contradictorii.

Regulile aplicabile probelor

Părțile pot stabili, prin convenția arbitrală, regulile de procedură aplicabile arbitrajului sau îl pot împuternici pe arbitrul unic să stabilească aceste reguli.

În lipsa unor reguli proprii, se aplică dispozițiile Codului de procedură civilă privind arbitrajul.

Regulile convenite de părți pot detalia modalitatea de depunere a înscrisurilor, termenele pentru propunerea probelor, desfășurarea audierilor, utilizarea mijloacelor electronice, administrarea expertizelor și procedura pentru solicitarea unor documente deținute de cealaltă parte.

Părțile pot conveni și utilizarea Regulilor IBA privind administrarea probelor în arbitrajul internațional.

Într-un arbitraj ad-hoc intern, aceste reguli nu se aplică automat numai pentru că arbitrul sau reprezentanții părților sunt familiarizați cu ele.

Aplicarea lor trebuie să rezulte din convenția părților, dintr-un acord procedural ulterior sau din împuternicirea conferită arbitrului unic, în limitele permise de lege.

Regulile IBA pot completa procedura română prin mecanisme privind depunerea și solicitarea documentelor, declarațiile martorilor, rapoartele experților și organizarea audierilor.

Ele nu pot înlătura normele imperative române, regulile privind arbitrabilitatea, ordinea publică, dreptul la apărare sau condițiile de validitate și executare a hotărârii arbitrale.

Sarcina probei

Fiecare parte are sarcina de a dovedi faptele pe care își întemeiază pretenția sau apărarea.

Reclamantul trebuie să dovedească faptele care susțin dreptul pretins, iar pârâtul trebuie să dovedească faptele care împiedică, sting sau modifică acel drept.

Într-un litigiu privind plata unei creanțe, reclamantul trebuie să dovedească existența raportului juridic, executarea propriei prestații, scadența și cuantumul datoriei.

Pârâtul poate dovedi plata, compensarea, neexecutarea obligațiilor reclamantului, inexigibilitatea sau alte împrejurări care afectează pretenția.

Regula sarcinii probei nu înseamnă că arbitrul unic trebuie să admită orice probă propusă de partea care are obligația de a dovedi un fapt.

Proba trebuie să fie admisibilă și să aibă legătură cu litigiul.

În cazul în care o parte nu reușește să dovedească un fapt esențial pentru pretenția sau apărarea sa, riscul nedovedirii îi revine, de regulă, acelei părți.

Tribunalul arbitral nu poate suplini complet lipsa probatoriului prin presupuneri nefundamentate.

Părțile pot conveni asupra admisibilității, obiectului sau sarcinii probelor.

O asemenea convenție nu este valabilă dacă privește drepturi de care părțile nu pot dispune, face imposibilă sau excesiv de dificilă dovada actelor ori faptelor juridice sau contravine ordinii publice și bunelor moravuri.

Propunerea probelor și sancțiunea tardivității

Probele trebuie propuse prin cererea de arbitrare de către reclamant și prin întâmpinare de către pârât.

Probele care nu au fost propuse în aceste acte nu mai pot fi invocate ulterior, cu excepția situațiilor prevăzute de lege.

O probă nouă poate deveni necesară ca urmare a modificării cererii, a unei apărări formulate de cealaltă parte sau a unei împrejurări care nu putea fi prevăzută în momentul depunerii cererii ori întâmpinării.

Tribunalul arbitral poate admite o probă tardivă dacă administrarea ei nu determină amânarea dezbaterilor, dacă există acordul expres al părților sau dacă proba este esențială pentru soluționarea corectă a litigiului.

Partea care propune tardiv o probă trebuie să explice motivul întârzierii și relevanța probei.

O solicitare generică de administrare a „oricăror probe necesare” nu înlocuiește indicarea concretă a mijlocului de probă și a faptului care urmează să fie dovedit.

Rolul arbitrului unic în materia probelor

Arbitrul unic are competența exclusivă de a decide asupra utilității, pertinenței și concludenței probelor propuse de părți.

Utilitatea privește aptitudinea probei de a contribui la soluționarea litigiului.

Pertinența presupune existența unei legături între probă și împrejurarea de fapt invocată.

Concludența privește capacitatea probei de a contribui la stabilirea unui element relevant pentru soluția asupra fondului.

Arbitrul unic poate respinge o probă inutilă, irelevantă, repetitivă sau disproporționată față de obiectul litigiului.

El trebuie însă să motiveze, cel puțin în încheierea de ședință sau în hotărârea arbitrală, rațiunea pentru care o probă esențială a fost înlăturată.

Arbitrul unic poate solicita părților explicații scrise cu privire la obiectul cererii și la faptele litigiului.

Poate solicita clarificări asupra înscrisurilor, poate stabili termene pentru depunerea probelor și poate cere părților să precizeze ce împrejurări sunt recunoscute sau contestate.

Arbitrul unic nu trebuie să administreze probe dincolo de obiectul și limitele convenției arbitrale.

O probă poate fi relevantă pentru o dispută mai largă, dar inadmisibilă dacă urmărește soluționarea unui raport juridic care nu a fost supus arbitrajului.

Înscrisurile

Înscrisurile reprezintă principalul mijloc de probă în multe arbitraje comerciale.

Ele pot dovedi existența contractului, executarea prestațiilor, comunicările dintre părți, facturarea, recepția, refuzul la plată și prejudiciul.

Fiecare parte trebuie să depună înscrisurile pe care înțelege să le folosească, de regulă în copie certificată pentru conformitate.

Dacă este depusă o copie, partea trebuie să poată prezenta originalul la cererea celeilalte părți sau a arbitrului unic.

Înscrisurile într-o altă limbă decât cea utilizată în procedură trebuie însoțite de traduceri, în condițiile stabilite de părți sau de arbitrul unic.

În litigiile tehnice și comerciale, traducerea trebuie să permită verificarea termenilor contractuali, a unităților de măsură, a formulelor de calcul și a corespondenței relevante.

Înscrisurile electronice pot fi utilizate atunci când permit identificarea conținutului, a emitentului și a momentului comunicării.

E-mailurile, rapoartele generate de sisteme informatice, registrele electronice și documentele semnate electronic trebuie depuse într-o formă care să permită verificarea autenticității și integrității lor.

Un înscris nu trebuie analizat izolat atunci când autenticitatea, integritatea sau contextul său sunt contestate.

Arbitrul unic poate solicita prezentarea versiunii originale, a metadatelor, a corespondenței complete sau a documentelor care explică emiterea și transmiterea înscrisului.

Documentele deținute de cealaltă parte

Dacă o parte deține un mijloc de probă relevant, arbitrul unic poate ordona înfățișarea acestuia.

Solicitarea trebuie să indice documentul sau categoria precisă de documente, legătura cu litigiul și faptul pe care documentul este destinat să îl dovedească.

Nu este suficientă o cerere generală pentru „toate documentele referitoare la relația dintre părți”.

O asemenea formulare poate transforma administrarea probelor într-o căutare nedeterminată de informații și poate încălca proporționalitatea procedurii.

În arbitrajul ad-hoc, părțile pot utiliza mecanismul de document production prevăzut de Regulile IBA, dacă au convenit aplicarea acestora.

Solicitările ar trebui să fie suficient de precise, iar arbitrul unic trebuie să ofere celeilalte părți posibilitatea de a formula obiecții privind relevanța, confidențialitatea, privilegiul profesional, imposibilitatea de prezentare sau sarcina disproporționată.

Regulile IBA nu trebuie interpretate ca instituind automat o procedură de discovery nelimitată.

Într-un arbitraj organizat sub drept român, arbitrul unic trebuie să păstreze legătura dintre documentul solicitat și obiectul concret al litigiului.

Dacă partea refuză nejustificat să prezinte înscrisul, arbitrul unic poate aprecia consecințele refuzului în raport cu întregul material probator.

El nu poate aplica însă măsuri de constrângere proprii instanței judecătorești.

Prezumțiile

Prezumțiile sunt recunoscute ca mijloace de probă.

Ele permit deducerea unui fapt necunoscut dintr-un fapt cunoscut, în condițiile legii și ale raționamentului probator.

Partea care invocă o prezumție trebuie să indice faptul de la care pornește deducția și concluzia pe care solicită arbitrului unic să o tragă.

Nu este suficientă invocarea abstractă a unei practici comerciale sau a unei conduite anterioare.

Prezumțiile trebuie analizate împreună cu celelalte probe.

O prezumție nu poate înlătura o probă directă și necontestată fără o motivare corespunzătoare, iar deducția trebuie să fie logică și compatibilă cu împrejurările dovedite.

Într-un litigiu comercial, pot fi relevante împrejurări precum recepția fără obiecții, corespondența purtată după livrare, efectuarea unor plăți parțiale sau lipsa unei contestații într-un interval relevant.

Aceste împrejurări nu produc singure o soluție automată, dar pot contribui la formarea convingerii arbitrului unic.

Martorii

Martorii sunt audiați de tribunalul arbitral fără prestare de jurământ.

Audierea poate avea loc la sediul tribunalului arbitral, la locuința sau la locul de activitate al martorului, dacă acesta solicită sau consimte, ori prin răspunsuri scrise la întrebările transmise de arbitrul unic.

Partea care propune un martor trebuie să indice numele, adresa și faptele asupra cărora acesta urmează să fie audiat.

Declarația martorului trebuie să privească fapte percepute direct, nu simple opinii juridice sau relatări transmise de alte persoane.

Arbitrul unic trebuie să asigure posibilitatea celeilalte părți de a participa la audiere și de a formula întrebări.

Dacă declarația este depusă în scris, partea adversă trebuie să poată formula observații și întrebări suplimentare.

Tribunalul arbitral nu poate recurge la mijloace de constrângere și nu poate aplica sancțiuni martorilor.

Pentru aceste măsuri, părțile se pot adresa tribunalului competent de la locul arbitrajului.

În cazul în care un martor refuză să se prezinte, arbitrul unic trebuie să aprecieze dacă declarația este esențială și dacă procedura poate continua fără ea.

Dacă măsura este necesară, partea interesată poate solicita sprijinul instanței pentru aducerea martorului sau aplicarea sancțiunilor permise de lege.

Experții

Expertiza este utilă atunci când soluționarea litigiului presupune cunoștințe tehnice, contabile, financiare, inginerești sau de altă specialitate.

Obiectivele expertizei trebuie formulate concret.

Ele trebuie să permită expertului să răspundă la întrebări verificabile, precum determinarea cantității livrate, stabilirea costului remedierilor, verificarea calculului dobânzilor sau evaluarea prejudiciului.

O expertiză nu poate delega expertului soluționarea unor probleme juridice.

Arbitrul unic stabilește interpretarea contractului, calificarea juridică a conduitei și aplicarea legii.

Expertul oferă concluzii de specialitate asupra aspectelor tehnice sau economice.

Regulile IBA pot permite depunerea unor rapoarte de expert parte și numirea unui expert independent al tribunalului arbitral.

În arbitrajul ad-hoc, părțile trebuie să stabilească expres dacă folosesc aceste mecanisme, cine suportă costurile și cum se formulează întrebările sau obiecțiile la raport.

Experții sunt audiați fără prestare de jurământ și nu pot fi constrânși direct de tribunalul arbitral.

Dacă expertiza sau audierea expertului este esențială și expertul refuză cooperarea, poate fi solicitat sprijinul tribunalului competent.

Solicitarea de informații de la autorități publice

Tribunalul arbitral poate solicita informații scrise autorităților publice cu privire la acte și acțiuni ale acestora, dacă informațiile sunt necesare pentru soluționarea cauzei.

Dacă autoritatea refuză transmiterea informațiilor, deși nu sunt îndeplinite condițiile legale pentru refuz, părțile sau arbitrii pot sesiza tribunalul de la locul arbitrajului.

Instanța poate lua măsurile prevăzute de Codul de procedură civilă pentru obținerea informațiilor sau înscrisurilor.

Autoritatea publică poate refuza comunicarea atunci când înscrisul privește apărarea națională, siguranța publică sau relațiile diplomatice, în condițiile legii.

Pot fi transmise extrase parțiale dacă motivele de refuz nu împiedică acest lucru.

Arbitrul unic trebuie să precizeze în solicitare actul sau informația necesară, legătura cu obiectul litigiului și motivul pentru care proba nu poate fi obținută prin mijloacele obișnuite ale părții.

Probele digitale

În arbitrajul ad-hoc, probele digitale pot avea un rol central.

E-mailurile, mesajele din platforme de colaborare, fișierele cu evidența modificărilor, documentele semnate electronic, logurile informatice și înregistrările sistemelor de gestiune pot clarifica executarea contractului.

Partea care depune o probă digitală trebuie să explice sursa acesteia, modul de obținere și legătura cu persoanele sau sistemele implicate.

Atunci când autenticitatea este contestată, arbitrul unic poate solicita prezentarea fișierului în format originar, a datelor tehnice sau a unei expertize informatice.

Capturile de ecran pot fi utile pentru ilustrarea conținutului, dar pot fi insuficiente dacă nu permit verificarea datei, autorului, integrității și succesiunii mesajelor.

Este preferabilă depunerea conversației complete și păstrarea fișierului original.

Utilizarea instrumentelor digitale nu reduce exigențele privind protecția datelor, secretul comercial și confidențialitatea arbitrajului.

Arbitrul unic poate limita accesul la anumite documente, poate solicita anonimizarea datelor sau poate impune reguli privind utilizarea lor exclusivă în procedură.

Regulile IBA și dreptul român

Regulile IBA pot fi utile pentru structurarea unui arbitraj ad-hoc cu arbitru unic, în special în litigii cu probatoriu voluminos sau cu elemente internaționale.

Ele pot oferi un cadru pentru calendarul probator, depunerea documentelor, declarațiile martorilor, experți și audieri.

Aplicarea lor trebuie însă făcută printr-o clauză clară.

Părțile trebuie să precizeze dacă regulile IBA se aplică integral sau numai anumitor categorii de probe și dacă versiunea lor este cea existentă la data convenției sau o versiune ulterioară acceptată prin acord.

În cazul unui conflict între regulile IBA adoptate de părți și o normă imperativă a dreptului român, norma imperativă prevalează.

Aceeași concluzie se aplică regulilor privind dreptul la apărare, egalitatea părților, ordinea publică, arbitrabilitatea și motivele de anulare a hotărârii arbitrale.

Arbitrul unic trebuie să se asigure că aplicarea Regulilor IBA nu creează un dezechilibru procedural.

O parte nu poate fi obligată să prezinte documente care nu au legătură suficientă cu litigiul sau a căror divulgare ar încălca un secret protejat, fără o analiză a necesității și proporționalității măsurii.

În arbitrajul ad-hoc intern, Regulile IBA trebuie privite ca instrument de organizare a probatoriului, nu ca substitut pentru Codul de procedură civilă.

Codul rămâne cadrul de referință pentru limitele competenței arbitrului, sprijinul instanței, martori, experți și controlul ulterior al hotărârii.

Calendarul probator

Arbitrul unic poate fixa, cu consultarea părților, termene-limită pentru administrarea probelor încuviințate.

Calendarul probator trebuie să fie suficient de clar pentru ca părțile să cunoască data depunerii înscrisurilor, a rapoartelor de expertiză, a declarațiilor martorilor și a obiecțiilor.

După expirarea termenelor, proba nu mai poate fi administrată decât dacă arbitrul unic apreciază că este esențială pentru soluționarea corectă a litigiului.

Înainte de a admite o probă tardivă, trebuie acordată celeilalte părți posibilitatea de a formula observații și de a propune, dacă este necesar, o probă contrară.

Evaluarea probelor

Aprecierea probelor se face de arbitri potrivit intimei lor convingeri.

În cazul arbitrului unic, acest principiu înseamnă că el evaluează ansamblul probator și stabilește ce fapte sunt dovedite.

Intima convingere nu înseamnă libertate de a ignora probele sau de a soluționa cauza arbitrar.

Hotărârea trebuie să permită identificarea probelor analizate și a raționamentului prin care arbitrul a ajuns la concluzia asupra faptelor esențiale.

Arbitrul unic trebuie să analizeze și probele nefavorabile tezei pe care o acceptă.

O motivare care reproduce numai susținerile părții câștigătoare, fără examinarea apărărilor și a probelor relevante ale celeilalte părți, poate crea vulnerabilități privind respectarea contradictorialității și a obligației de motivare.

Valoarea unei probe nu rezultă exclusiv din forma documentului sau din denumirea sa.

Un raport întocmit de o parte, un e-mail sau o declarație de martor trebuie analizate în contextul întregului dosar și în raport cu eventualele contestări ale celeilalte părți.

Consecințele încălcării regulilor probatorii

Încălcarea regulilor privind propunerea, comunicarea sau administrarea probelor poate afecta dreptul la apărare.

Riscul este mai important atunci când arbitrul unic se întemeiază pe un înscris necomunicat, respinge o probă esențială fără motivare sau acordă unei părți un termen semnificativ mai larg decât celeilalte.

O neregularitate procedurală trebuie invocată în timp util.

Partea care cunoaște încălcarea trebuie să o semnaleze la termenul la care s-a produs sau la primul termen ulterior la care a fost prezentă ori legal citată și înainte de concluziile asupra fondului.

Acțiunea în anulare nu reprezintă o cale pentru reevaluarea generală a probelor.

Totuși, poate deveni relevantă dacă încălcarea probatorie a afectat contradictorialitatea, dreptul la apărare, limitele sesizării sau ordinea publică ori dacă hotărârea a fost pronunțată în condițiile unui tribunal arbitral constituit ori a unei proceduri nelegale.

Clauză orientativă privind probele

Concluzie

În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, fiecare parte trebuie să dovedească faptele pe care își întemeiază pretenția sau apărarea.

Probele se propun, de regulă, prin cererea de arbitrare și întâmpinare, iar arbitrul unic decide asupra utilității, pertinenței și concludenței acestora.

Înscrisurile, probele digitale, martorii, experții și prezumțiile pot fi utilizate în condițiile Codului de procedură civilă și ale regulilor convenite de părți.

Arbitrul unic poate ordona prezentarea unui înscris deținut de una dintre părți și poate solicita informații autorităților publice, dar nu dispune de mijloace proprii de constrângere față de martori și experți.

Regulile IBA pot fi adoptate ca instrument procedural într-un arbitraj ad-hoc, mai ales pentru organizarea document production, a declarațiilor martorilor și a rapoartelor de expertiză.

Ele nu se aplică automat și nu pot înlătura normele imperative române sau garanțiile contradictorialității și egalității părților.

Administrarea probelor trebuie să fie concentrată, proporțională și transparentă.

Înainte de pronunțare, arbitrul unic trebuie să verifice dacă toate probele pe care se întemeiază soluția au fost comunicate și supuse dezbaterii.

O probă necomunicată sau respingerea nemotivată a unei probe esențiale poate compromite validitatea procedurii și poate alimenta o eventuală acțiune în anulare.