Audierile

Audierile permit tribunalului arbitral să clarifice poziția părților, să administreze probele și să delimiteze problemele care trebuie soluționate prin hotărâre.

În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, audierea poate avea loc fizic, la locul stabilit de părți sau de arbitru, ori prin utilizarea mijloacelor audio sau video de comunicare la distanță.

Alegerea formei trebuie făcută în funcție de natura litigiului, de probele care urmează să fie administrate și de necesitatea asigurării unei participări efective a ambelor părți.

O audiere la distanță poate fi eficientă atunci când dezbaterea privește chestiuni procedurale, concluzii orale, explicații asupra unor documente sau administrarea unor probe care pot fi analizate electronic.

O audiere fizică poate fi preferabilă atunci când sunt necesare inspecții, demonstrații tehnice, examinarea unor bunuri sau o interacțiune directă cu mai mulți martori și experți.

Forma audierii nu trebuie aleasă numai pentru reducerea deplasărilor.

Tribunalul arbitral trebuie să se asigure că părțile au acces efectiv la dezbateri, că actele sunt disponibile, că participanții pot fi identificați și că fiecare parte poate asculta, întreba și combate susținerile celeilalte.

Stabilirea formei audierii

Regula procedurală aplicabilă rezultă mai întâi din convenția arbitrală și din regulile procedurale alese de părți.

Dacă acestea nu reglementează forma audierilor, tribunalul arbitral poate organiza procedura în limitele mandatului primit, cu respectarea principiilor fundamentale aplicabile arbitrajului.

Este util ca forma audierii să fie stabilită printr-o încheiere procedurală sau printr-un acord scris al părților.

Documentul trebuie să indice data, ora, participanții, modalitatea de acces, regulile privind documentele și procedura aplicabilă în cazul unor probleme tehnice.

Audierea fizică

Audierea fizică se desfășoară într-un spațiu ales potrivit convenției arbitrale, regulilor procedurale sau deciziei tribunalului arbitral.

Spațiul trebuie să permită participarea părților, a reprezentanților, a martorilor, a experților și, dacă este necesar, a traducătorilor.

Prezența fizică este utilă în special pentru audierile care presupun administrarea directă a probelor, examinarea unui obiect, demonstrații tehnice sau cercetarea la fața locului.

Ea nu este însă necesară în mod automat pentru fiecare termen.

Audierea la distanță

Audierea la distanță poate fi realizată prin videoconferință sau, dacă imaginea nu este necesară și părțile sunt de acord, prin teleconferință.

În cazul videoconferinței, participanții trebuie să poată comunica în timp real și să urmărească dezbaterile, documentele și eventualele prezentări.

În arbitrajul ad-hoc, utilizarea mijloacelor de comunicare la distanță trebuie fundamentată pe regulile convenite de părți sau pe organizarea procedurală stabilită de tribunalul arbitral.

Codul de procedură civilă reglementează expres anumite forme de audiere la distanță pentru martori și experți, însă nu instituie, în materia arbitrajului intern, un regim general și detaliat pentru participarea tuturor părților la audieri prin videoconferință.

O audiere la distanță nu trebuie să se transforme într-o simplă convorbire informală.

Trebuie păstrată identificarea participanților, succesiunea intervențiilor, posibilitatea de a formula obiecții și evidența documentelor prezentate.

Formatul mixt

Formatul mixt presupune participarea unora dintre participanți în aceeași încăpere cu arbitrul, iar a altora prin videoconferință.

El poate fi util când un martor sau un expert nu se poate deplasa, când părțile se află în localități diferite sau când tribunalul dorește să combine examinarea fizică a unui obiect cu participarea la distanță.

Formatul mixt necesită o atenție sporită pentru egalitatea de participare.

Persoana conectată la distanță trebuie să poată auzi toate intervențiile, să vadă documentele și să formuleze întrebări sau obiecții în aceleași condiții efective ca persoanele prezente fizic.

Dacă deficiențele tehnice afectează posibilitatea unei părți de a urmări sau combate dezbaterile, audierea trebuie întreruptă, reluată sau reprogramată.

Continuarea formală a unei audieri în care una dintre părți nu poate participa efectiv poate genera obiecții privind dreptul la apărare.

Citarea pentru audiere

Tribunalul arbitral fixează termenul de dezbatere după verificarea stadiului pregătirii litigiului și dispune citarea părților.

Între data primirii citației și termenul de dezbatere trebuie să existe, în principiu, un interval de cel puțin 15 zile.

Citația trebuie să permită identificarea cauzei și să indice data, ora, locul sau modalitatea de conectare și consecințele absenței.

În cazul unei audieri la distanță, trebuie transmise și instrucțiunile tehnice necesare participării.

Comunicarea convocării trebuie făcută prin modalitatea stabilită de părți sau de regulile aplicabile.

Dovada transmiterii și a primirii trebuie păstrată în dosarul arbitral.

Obiectul audierii

O audiere bine pregătită are un obiect delimitat. Înainte de termen, arbitrul poate stabili problemele care urmează să fie discutate, documentele relevante și persoanele care vor interveni.

Delimitarea obiectului reduce timpul pierdut pentru probleme recunoscute sau nerelevante.

Părțile pot transmite înaintea audierii o listă comună a faptelor necontestate și o listă a problemelor care necesită clarificare.

Ordinea intervențiilor

Ordinea intervențiilor trebuie stabilită astfel încât fiecare parte să își poată prezenta poziția și să răspundă susținerilor celeilalte.

Arbitrul trebuie să controleze audierea fără a împiedica prezentarea argumentelor relevante.

Arbitrul poate impune limite de timp rezonabile, mai ales în audierile complexe.

Limitele trebuie aplicate echilibrat și nu pot elimina posibilitatea de a răspunde unei susțineri sau unei probe noi introduse de partea adversă.

Audierea părților

Părțile și reprezentanții lor pot prezenta explicații asupra faptelor, documentelor și pretențiilor.

Aceste explicații trebuie deosebite de depoziția martorilor și de concluziile experților.

Arbitrul poate solicita explicații scrise cu privire la obiectul cererii și la faptele litigiului.

În timpul audierii, poate cere clarificări asupra cronologiei, documentelor, calculelor sau pozițiilor contradictorii ale părților.

Explicațiile unei părți nu constituie automat recunoașterea unui fapt și nu înlocuiesc probele necesare.

Arbitrul trebuie să le analizeze împreună cu înscrisurile, declarațiile martorilor și rapoartele de specialitate.

Audierea martorilor

Martorii sunt audiați cu privire la faptele pe care le-au perceput direct.

Înaintea audierii trebuie clarificată identitatea martorului, relația sa cu părțile și rolul său în proiect sau în evenimentele litigioase.

În arbitraj, martorii sunt audiați fără prestare de jurământ.

Tribunalul arbitral poate solicita martorului să răspundă în scris la întrebări sau poate dispune audierea la locuința ori la locul de muncă al acestuia, la cererea sau cu consimțământul său.

Dacă martorul refuză să se prezinte sau să răspundă, tribunalul arbitral nu are, în principiu, mijloace proprii de constrângere sau sancționare.

Partea interesată poate solicita sprijinul instanței competente pentru luarea măsurilor prevăzute de lege.

Audierea experților

Expertul poate fi audiat pentru a explica metodologia, datele analizate, calculele, ipotezele de lucru și limitele raportului.

Întrebările trebuie să privească domeniul de specialitate și să permită verificarea concluziilor.

Arbitrul trebuie să distingă între explicația expertului și decizia juridică.

Expertul poate clarifica dacă o lucrare este conformă cu anumite specificații, care este cauza unui defect sau care este valoarea unei remedieri, dar nu decide dacă o parte este răspunzătoare în drept.

Prezentarea documentelor în timpul audierii

Atunci când un document este prezentat în timpul audierii, trebuie să fie identificat și pus la dispoziția celeilalte părți.

Nu este suficient ca documentul să fie arătat pentru câteva secunde pe ecran sau prezentat oral fără o copie accesibilă.

Depunerea unui înscris nou în timpul audierii trebuie justificată și supusă dezbaterii contradictorii.

Dacă documentul necesită analiză, tribunalul arbitral poate acorda un termen pentru observații sau poate amâna audierea.

Înregistrarea audierii

Înregistrarea audio sau video poate facilita verificarea intervențiilor, a răspunsurilor și a documentelor discutate.

Utilizarea ei trebuie stabilită în prealabil, împreună cu modalitatea de păstrare, acces și protejare a datelor.

Înregistrarea nu înlocuiește actul procedural în care se consemnează măsurile luate, probele administrate și pozițiile părților.

Dacă se întocmește o transcriere, părțile trebuie să aibă posibilitatea de a semnala erorile materiale.

Întreruperi tehnice

În cazul unei audieri la distanță, problemele tehnice trebuie tratate ca incidente procedurale, nu ca simple inconveniente.

Calitatea transmisiei trebuie să permită audierea clară a intervențiilor și participarea efectivă a părților.

Partea care întâmpină o problemă tehnică trebuie să o semnaleze imediat.

Dacă participarea sa este afectată și nu formulează nicio obiecție, aprecierea ulterioară a prejudiciului procedural poate deveni mai dificilă.

Absența unei părți

Neprezentarea unei părți legal citate nu împiedică, prin ea însăși, dezbaterea litigiului.

Partea absentă poate solicita amânarea pentru motive temeinice, însă trebuie să transmită cererea cel mai târziu cu 3 zile înainte de data stabilită pentru dezbatere și să încunoștințeze, în același termen, cealaltă parte și arbitrii.

Dacă partea solicită judecarea în lipsă, tribunalul arbitral poate soluționa litigiul pe baza probelor aflate la dosar.

Dacă ambele părți lipsesc, tribunalul poate continua soluționarea sau poate acorda un termen pentru concluzii scrise atunci când apreciază că prezența lor este necesară.

Absența nu înseamnă automat renunțare la apărări și nici recunoașterea pretențiilor.

Totuși, partea absentă își asumă riscul ca tribunalul arbitral să soluționeze cauza pe baza materialului probator disponibil.

Audierea la domiciliul sau locul de muncă

Martorii și experții pot fi audiați, la cererea sau cu consimțământul lor, la locuința ori la locul unde își desfășoară activitatea.

Această soluție poate fi utilă când deplasarea este dificilă sau când audierea trebuie realizată în apropierea obiectului tehnic analizat.

Tribunalul arbitral poate solicita, de asemenea, răspunsuri scrise la întrebările formulate.

Răspunsurile trebuie comunicate părților, pentru a permite observații și întrebări suplimentare.

Forma alternativă de audiere nu trebuie să elimine posibilitatea părții adverse de a pune întrebări și de a formula observații.

Dacă răspunsurile scrise sunt insuficiente, arbitrul poate solicita clarificări suplimentare sau poate dispune o audiere directă.

Audierile în litigiile tehnice

În litigiile de construcții, energie, infrastructură, transport, tehnologie sau industrie, audierea poate include prezentări tehnice, planuri, modele, fotografii, înregistrări, simulări, demonstrații și explicații ale experților.

Prezentarea tehnică trebuie să fie accesibilă arbitrului și părții adverse.

Specialistul trebuie să explice termenii, abrevierile și ipotezele relevante, fără a transforma audierea într-o demonstrație unilaterală pe care cealaltă parte nu o poate verifica.

Consemnarea audierii

Actele ședinței trebuie să permită reconstituirea principalelor măsuri și a probelor administrate.

Consemnarea poate include prezența participanților, cererile formulate, obiecțiile, probele prezentate, răspunsurile martorilor și experților și termenele stabilite.

În arbitrajul ad-hoc, este important să existe o evidență unitară a audierilor.

Fie că se întocmește o încheiere, o minută, o transcriere sau o înregistrare, părțile trebuie să poată identifica ce s-a discutat și ce măsuri au fost dispuse.

Confidențialitatea audierilor

Participarea la o audiere trebuie limitată la persoanele autorizate.

În formatul online, partea care participă trebuie să utilizeze un spațiu în care nu asistă persoane neautorizate și trebuie să evite înregistrarea sau retransmiterea dezbaterilor fără acordul necesar.

Protejarea confidențialității nu poate împiedica accesul celeilalte părți la probele relevante.

Măsurile trebuie să asigure simultan protecția informațiilor sensibile și exercitarea efectivă a dreptului la apărare.

Greșeli frecvente

Test practic înainte de audiere

Este clar obiectul audierii?
Stabilește problemele, probele și persoanele care urmează să participe.

Au fost legal citate părțile?
Verifică data primirii citației și intervalul dintre comunicare și termen.

Este clar formatul?
Menționează dacă audierea este fizică, la distanță sau mixtă.

Funcționează sistemul tehnic?
Testează sunetul, imaginea, accesul și partajarea documentelor.

Au primit toți participanții dosarul?
Utilizează aceeași versiune a documentelor și a numerotării.

Sunt identificați toți participanții?
Confirmă părțile, avocații, martorii, experții și interpreții.

Este protejată confidențialitatea?
Verifică accesul la audiere, spațiile participanților și regulile de înregistrare.

Este pregătită procedura pentru întreruperi?
Stabilește când audierea se suspendă și cum se reia.

Pot martorii și experții să fie audiați efectiv?
Clarifică locul, mijlocul de audiere, întrebările și posibilitatea de răspuns.

Există documente care vor fi prezentate în timpul audierii?
Pregătește transmiterea și identificarea lor.

Este stabilit modul de consemnare?
Decide dacă se întocmește minută, încheiere, transcriere sau înregistrare.

Este prevăzut timpul pentru concluzii?
Părțile trebuie să știe dacă vor formula concluzii orale sau scrise.

Concluzie

Audierile fizice și la distanță pot servi aceluiași scop: clarificarea litigiului și administrarea probelor în condiții contradictorii.

Diferența constă în riscurile operaționale și în măsurile care trebuie luate pentru ca forma aleasă să nu afecteze dreptul la apărare.

Audierea fizică este utilă pentru examinarea directă a unor bunuri, lucrări, echipamente sau documente.

Audierea la distanță poate fi eficientă pentru chestiuni procedurale, explicații, audieri de martori și experți sau dezbateri asupra unor documente deja transmise. Formatul mixt poate combina avantajele ambelor variante, dar impune o atenție sporită asupra egalității de participare.

În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, regulile privind forma audierii, accesul online, întreruperile tehnice, înregistrarea, confidențialitatea și consemnarea trebuie stabilite cât mai clar.

Flexibilitatea este utilă numai dacă este însoțită de predictibilitate și de posibilitatea efectivă a fiecărei părți de a participa.

O audiere eficientă este una în care fiecare participant poate vedea, auzi, înțelege și combate în timp util ceea ce se discută și se depune în dosar.