Desemnarea arbitrului unic este o etapă distinctă de alegerea unei persoane potrivite pentru litigiu.
Persoana propusă trebuie să îndeplinească cerințele convenite de părți, să fie disponibilă, independentă și imparțială și să accepte în scris însărcinarea.
În arbitrajul ad-hoc, această succesiune trebuie documentată cu atenție, deoarece nu există în mod automat o instituție care să preia comunicările, să solicite răspunsul celeilalte părți sau să numească arbitrul în locul părților.
Desemnarea nu transformă arbitrul într-un reprezentant al părții care l-a propus sau l-a numit.
Arbitrul nu apără interesele acestei părți și nu primește un mandat de reprezentare.
După acceptarea însărcinării, el are obligația de a soluționa litigiul în mod independent, imparțial și în limitele convenției arbitrale.
Desemnarea potrivit convenției arbitrale
Primul reper este convenția arbitrală.
Părțile pot stabili în contract numele arbitrului, procedura de propunere, condițiile de acord, autoritatea de desemnare și mecanismul de înlocuire.
Pot stabili aceste reguli și ulterior, printr-un act scris, cel mai târziu până la constituirea tribunalului arbitral.
| Variantă contractuală | Ce trebuie verificat |
|---|---|
| Arbitrul este indicat nominal | Disponibilitatea, independența, imparțialitatea și acceptarea persoanei indicate |
| Arbitrul este ales prin acord | Procedura de transmitere a propunerilor și termenul pentru acord |
| Fiecare parte propune o persoană | Modul în care propunerile se reunesc într-o desemnare comună |
| Desemnarea revine unui terț | Identitatea terțului, competența sa și procedura aplicabilă |
| Este desemnat un arbitru de rezervă | Momentul și condițiile în care supleantul poate prelua însărcinarea |
| Se face trimitere la reguli arbitrale | Regulile efectiv incorporate și compatibilitatea lor cu arbitrajul ad-hoc |
O clauză care prevede doar că litigiile vor fi soluționate prin arbitraj, fără să permită identificarea arbitrului sau a modalității de desemnare, poate genera un blocaj chiar înainte de începerea procedurii.
În cazul unei convenții neclare, trebuie distins între o simplă imperfecțiune care poate fi clarificată prin interpretare și o lipsă reală a mecanismului de constituire a tribunalului arbitral.
Părțile nu trebuie să folosească o interpretare unilaterală pentru a impune o persoană celeilalte părți.
Propunerea arbitrului unic
Atunci când convenția nu indică arbitrul unic și nici nu stabilește o procedură de numire, partea care dorește să înceapă arbitrajul transmite celeilalte părți o comunicare scrisă prin care solicită participarea la desemnare.
În comunicare trebuie să fie indicată persoana propusă și să fie oferite suficiente informații pentru ca cealaltă parte să poată verifica atât calificarea, cât și independența și imparțialitatea acesteia.
| Informație | Utilitate |
|---|---|
| Numele complet | Identificarea fără echivoc a persoanei propuse |
| Domiciliul sau datele de contact | Transmiterea propunerii și a eventualei acceptări |
| Pregătirea profesională | Verificarea competențelor juridice sau tehnice relevante |
| Experiența în domeniu | Evaluarea adecvării la natura litigiului |
| Disponibilitatea | Verificarea posibilității de a participa la procedură |
| Declarația de independență | Identificarea relațiilor și împrejurărilor relevante |
| Supleantul propus | Reducerea riscului de reluare a procedurii de desemnare |
| Pretențiile principale | Permiterea unei verificări raportate la obiectul concret al litigiului |
| Temeiul pretențiilor | Informarea inițială asupra contractului și problemei juridice |
Comunicarea nu trebuie să conțină întreaga argumentație a cauzei.
Este suficientă o prezentare succintă, dar clară, a contractului, a evenimentului litigios, a pretențiilor și a temeiului acestora.
Propunerea unui arbitru unic nu echivalează cu numirea acestuia.
În lipsa unui mecanism contractual care permite desemnarea unilaterală de către o autoritate acceptată anterior, persoana propusă trebuie acceptată de ambele părți sau desemnată prin mecanismul legal ori contractual aplicabil.
Acordul părților
Acordul asupra arbitrului unic trebuie consemnat într-o formă care permite stabilirea conținutului și momentului consimțământului.
Este util ca părțile să confirme în mod expres identitatea arbitrului, regulile procedurale, locul arbitrajului, limba și mecanismul de înlocuire.
| Aspect | Formulare practică recomandată |
|---|---|
| Identitatea arbitrului | Confirmarea numelui complet și a datelor de contact |
| Calificarea | Confirmarea condițiilor profesionale convenite |
| Independența | Confirmarea primirii și analizării declarației arbitrului |
| Acceptarea părților | Menționarea acordului expres asupra persoanei propuse |
| Reguli | Indicarea regulilor procedurale aplicabile |
| Loc | Stabilirea locului juridic al arbitrajului |
| Limbă | Stabilirea limbii procedurii și a documentelor |
| Supleant | Indicarea persoanei și a condițiilor de activare a supleantului |
| Cheltuieli | Stabilirea modului de avansare și repartizare a costurilor |
Consimțământul asupra arbitrului nu înseamnă renunțarea la dreptul de a invoca ulterior o cauză de recuzare pe care partea nu o cunoștea la momentul desemnării.
În același timp, partea care cunoaște un motiv relevant trebuie să acționeze cu diligență și să nu păstreze obiecția pentru un moment procedural ulterior.
În cazul în care părțile nu ajung la un acord, comunicarea privind propunerea și răspunsul celeilalte părți trebuie păstrate.
Aceste documente pot fi necesare pentru a demonstra existența neînțelegerii, expirarea termenului sau necesitatea sesizării instanței.
Supleantul
Supleantul este persoana care poate prelua însărcinarea dacă arbitrul principal nu poate accepta sau nu mai poate exercita funcția.
El nu este un al doilea arbitru activ și nu participă la procedură decât dacă intervine situația care justifică înlocuirea.
Desemnarea supleantului nu trebuie tratată ca un element decorativ.
Ea poate evita reluarea negocierilor și a verificărilor în cazul unei indisponibilități, al unei abțineri, al unei recuzări admise, al unui deces sau al unei alte împiedicări.
| Element | Întrebări de clarificat |
|---|---|
| Identitatea supleantului | Este indicată o persoană determinată sau numai o categorie profesională? |
| Independența | A fost verificat și supleantul prin aceleași criterii ca arbitrul principal? |
| Disponibilitatea | Poate prelua efectiv însărcinarea dacă este necesar? |
| Activarea | Cine constată că arbitrul principal nu își poate exercita funcția? |
| Momentul preluării | De la ce dată supleantul devine arbitrul activ? |
| Actele deja efectuate | Se păstrează actele procedurale sau trebuie refăcute? |
| Acceptarea | Supleantul trebuie să accepte în scris înainte de preluarea însărcinării? |
În situațiile în care părțile propun arbitri, Codul de procedură civilă prevede propunerea câte unui supleant.
Pentru arbitrul unic, convenția ar trebui să clarifice dacă fiecare parte propune câte un supleant, dacă părțile aleg împreună un singur supleant sau dacă există o autoritate care face desemnarea de rezervă.
Este prudent ca supleantul să semneze sau să transmită, încă de la început, o declarație privind disponibilitatea și independența sa.
Această declarație nu înlocuiește acceptarea însărcinării, care devine relevantă numai dacă supleantul preia efectiv funcția.
Acceptarea însărcinării
Persoana desemnată nu devine arbitru activ numai pentru că a fost propusă sau acceptată de părți.
Ea trebuie să accepte în scris însărcinarea și să comunice această acceptare părților printr-un mijloc care permite dovedirea transmiterii și a primirii.
Acceptarea trebuie să fie distinctă de o simplă confirmare informală privind disponibilitatea de a discuta propunerea.
Ea trebuie să indice intenția persoanei de a prelua însărcinarea pentru litigiul identificat.
| Conținutul acceptării | Rol |
|---|---|
| Identificarea arbitrului | Confirmă persoana care acceptă însărcinarea |
| Identificarea litigiului | Leagă acceptarea de contractul și disputa concretă |
| Acceptarea expresă | Arată că persoana preia însărcinarea de arbitru |
| Declarația de independență | Permite părților să analizeze relațiile relevante |
| Disponibilitatea | Indică posibilitatea de a administra procedura |
| Remunerația | Clarifică modalitatea de stabilire sau negociere a onorariului |
| Comunicarea actelor | Stabilește adresa și mijloacele practice de transmitere |
| Data și semnătura | Permit determinarea momentului acceptării |
Acceptarea trebuie comunicată în termenul legal aplicabil.
Dacă persoana propusă nu acceptă în termen sau refuză însărcinarea, părțile trebuie să activeze mecanismul prevăzut pentru supleant ori să reia procedura de desemnare.
Constituirea tribunalului arbitral
În cazul arbitrului unic, tribunalul arbitral se consideră constituit la data acceptării însărcinării.
Pentru determinarea acestei date, este relevant momentul expedierii comunicării de acceptare, nu numai momentul la care părțile iau efectiv cunoștință de conținutul acesteia.
| Etapă | Document relevant |
|---|---|
| Inițierea procedurii | Comunicarea scrisă a părții care dorește recurgerea la arbitraj |
| Propunerea arbitrului | Datele persoanei propuse și prezentarea succintă a litigiului |
| Răspunsul celeilalte părți | Acordul, refuzul motivat sau propunerea unei alte persoane |
| Verificarea | Declarația de independență, calificarea și disponibilitatea |
| Acceptarea | Comunicarea scrisă a arbitrului |
| Constituirea | Data expedierii comunicării de acceptare |
| Organizarea | Actul scris privind regulile procedurale și calendarul inițial |
Data constituirii este importantă și pentru calcularea anumitor termene ale arbitrajului.
De aceea, dovezile privind expedierea, transmiterea și primirea acceptării trebuie păstrate în dosarul arbitral.
Termenele principale
| Acțiune | Termen sau moment | Observație |
|---|---|---|
| Răspunsul părții la propunerea arbitrului unic | 10 zile de la primirea comunicării | Răspunsul trebuie să indice acordul sau propria propunere |
| Acceptarea însărcinării | 5 zile de la primirea propunerii de numire | Acceptarea se face în scris și se comunică părților |
| Numirea supraarbitrului | 10 zile de la ultima acceptare | Relevantă pentru tribunalul format din trei arbitri |
| Sesizarea tribunalului pentru numire | După apariția neînțelegerii sau a refuzului | Partea interesată solicită numirea în condițiile legii |
| Pronunțarea tribunalului | 10 zile de la sesizare | Hotărârea se pronunță cu citarea părților |
| Constituirea tribunalului arbitral | La acceptarea arbitrului unic | Data acceptării este data expedierii comunicării |
Termenele legale trebuie corelate cu cele prevăzute în convenția arbitrală.
Dacă părțile au stabilit un mecanism diferit, trebuie verificat dacă acesta respectă dispozițiile imperative și dacă permite constituirea efectivă a tribunalului arbitral.
Ce se întâmplă dacă partea nu răspunde
Lipsa răspunsului celeilalte părți nu trebuie tratată automat ca acceptare a arbitrului propus.
Într-un arbitraj ad-hoc, tăcerea poate menține blocajul dacă nu există o clauză care atribuie unei persoane sau unei autorități puterea de a face desemnarea în locul părții care nu cooperează.
Partea interesată trebuie să poată demonstra că propunerea a fost comunicată, că a ajuns la destinatar și că termenul pentru răspuns a expirat.
| Situație | Conduită prudentă |
|---|---|
| Nu există răspuns | Transmiterea unei reveniri și păstrarea dovezii comunicării |
| Partea refuză orice arbitru | Verificarea motivului refuzului și a procedurii pentru sesizarea tribunalului |
| Partea propune o altă persoană | Compararea calificării, disponibilității și declarațiilor ambilor candidați |
| Partea invocă un conflict | Solicitarea motivelor și a documentelor relevante |
| Partea contestă clauza | Separarea problemei privind competența de problema desemnării |
| Clauza este incompletă | Analizarea mecanismului legal subsidiar și a competenței tribunalului |
Sesizarea instanței nu înseamnă transferarea litigiului către instanța de drept comun.
În acest context, instanța are o funcție de sprijin pentru constituirea tribunalului arbitral, nu de soluționare a fondului disputei.
Desemnarea arbitrului de către instanță
Dacă părțile nu se înțeleg asupra arbitrului unic sau dacă una dintre părți nu procedează la numire, partea care dorește recurgerea la arbitraj poate cere tribunalului competent să facă desemnarea.
Același mecanism este relevant atunci când doi arbitri nu ajung la un acord asupra supraarbitrului.
Pentru arbitrul unic, intervenția instanței are rolul de a împiedica transformarea necooperării unei părți într-un obstacol definitiv pentru arbitraj.
| Aspect | Conținut |
|---|---|
| Persoana care sesizează | Partea care dorește să recurgă la arbitraj |
| Instanța | Tribunalul în circumscripția căruia are loc arbitrajul |
| Obiectul cererii | Numirea arbitrului unic sau, după caz, a supraarbitrului |
| Procedura | Soluționarea cu citarea părților |
| Termen | Pronunțarea în termen de 10 zile de la sesizare |
| Actul instanței | Încheiere nesupusă căilor de atac |
| Limita intervenției | Instanța desemnează arbitrul; nu soluționează fondul litigiului |
Cererea adresată instanței trebuie să fie însoțită de convenția arbitrală, comunicarea propunerii, dovada primirii, răspunsul părții sau dovada lipsei acestuia și informațiile relevante despre persoana propusă.
Arbitrul propus de instanță
Desemnarea de către instanță nu elimină obligația persoanei desemnate de a verifica dacă poate accepta însărcinarea.
Arbitrul trebuie să își evalueze disponibilitatea, calificarea, independența și imparțialitatea și să comunice acceptarea în forma prevăzută de lege.
În cazul în care persoana desemnată nu poate accepta sau descoperă o cauză care o împiedică să exercite funcția, trebuie urmat mecanismul aplicabil pentru înlocuire.
Intervenția instanței pentru prima desemnare nu rezolvă automat toate eventualele probleme ulterioare ale mandatului.
Desemnarea într-un tribunal format din trei arbitri
Deși pagina este dedicată arbitrului unic, mecanismul legal subsidiar pornește de la ipoteza în care părțile nu au stabilit numărul arbitrilor.
În această situație, litigiul se judecă de trei arbitri, câte unul desemnat de fiecare parte, iar al treilea, supraarbitrul, este desemnat de cei doi arbitri.
| Participant | Rol |
|---|---|
| Reclamantul | Desemnează un arbitru și, în condițiile legii, un supleant |
| Pârâtul | Desemnează un arbitru și, în condițiile legii, un supleant |
| Cei doi arbitri | Desemnează supraarbitrul și supleantul acestuia |
| Supraarbitrul | Acceptă însărcinarea și participă la constituirea tribunalului |
| Instanța | Intervine dacă desemnarea este blocată |
În cazul arbitrului unic, nu se aplică mecanic logica unui arbitru ales de fiecare parte.
Pentru arbitrul unic, părțile trebuie să ajungă la o persoană comună sau să urmeze mecanismul de desemnare convenit ori prevăzut de lege.
Limitele libertății de desemnare
Libertatea părților de a alege arbitrul nu este nelimitată.
Convenția nu trebuie să creeze un avantaj procedural nejustificat pentru una dintre părți și nu trebuie să permită unei părți să controleze în mod exclusiv constituirea tribunalului în locul celeilalte.
O clauză care conferă unei părți un privilegiu în desemnarea arbitrilor sau îi permite să numească arbitrul în locul celeilalte părți poate fi afectată de nulitate parțială.
| Clauză | Evaluare |
|---|---|
| Ambele părți aleg împreună arbitrul unic | Mecanism echilibrat |
| O parte propune, cealaltă acceptă sau formulează obiecții | Mecanism funcțional dacă există o soluție pentru neacord |
| Un terț desemnează arbitrul potrivit unor criterii clare | Mecanism posibil dacă terțul și procedura sunt identificabile |
| O parte numește singură arbitrul în locul celeilalte | Risc de nulitate parțială și de contestare a constituirii tribunalului |
| O parte are dreptul la mai mulți arbitri | Risc de dezechilibru și nulitate a clauzei privilegiate |
| Nu există mecanism pentru neacord | Risc de blocaj și necesitate de sesizare a instanței |
Verificări înainte de acceptare
Înainte ca arbitrul să accepte însărcinarea, părțile trebuie să îi comunice suficiente informații despre litigiu.
Un arbitru nu poate face o verificare serioasă a independenței dacă primește numai denumirea părților, fără contract, proiect, participanți și domeniu de activitate.
| Verificare | Documente sau informații utile |
|---|---|
| Identitatea părților | Contractul și datele de identificare actualizate |
| Grupul de societăți | Structura grupului și societățile care pot fi afectate |
| Obiectul litigiului | Cererea succintă, notificările și pretențiile principale |
| Proiectul | Contracte, acte adiționale, rapoarte și documente tehnice relevante |
| Participanții | Avocați, experți, consultanți, proiectanți, subcontractanți și finanțatori |
| Calificarea | Cerințele profesionale prevăzute de convenție |
| Disponibilitatea | Calendar, estimarea etapelor și eventualele angajamente concurente |
| Independența | Declarația și explicațiile privind relațiile relevante |
| Onorariul | Propunerea de remunerație și modul de plată |
Verificarea disponibilității trebuie făcută înaintea desemnării, nu după constituirea tribunalului.
Un arbitru care acceptă formal, dar nu poate administra cauza într-un calendar rezonabil, poate genera costuri și întârzieri pentru ambele părți.
Acceptarea onorariului și a regulilor
Acceptarea misiunii trebuie deosebită de acordul privind remunerația și de aprobarea regulilor de procedură.
Părțile pot conveni asupra acestor elemente înainte sau după acceptare, însă lipsa clarității poate produce dispute în timpul procedurii.
| Element | Întrebări utile |
|---|---|
| Onorariul arbitrului | Cine îl stabilește și când devine exigibil? |
| Avansul | Ce sumă trebuie plătită înaintea primelor acte procedurale? |
| Cheltuieli | Cum sunt suportate deplasările, spațiul, traducerile și expertizele? |
| Impozite și taxe | Cum sunt tratate fiscal plățile efectuate arbitrului? |
| Refuzul plății | Ce efect are neplata asupra continuării procedurii? |
| Înlocuirea | Cum sunt regularizate sumele dacă arbitrul este înlocuit? |
Discuțiile despre onorariu trebuie purtate într-un mod transparent și documentat, astfel încât să nu creeze dependență față de una dintre părți.
Arbitrul nu trebuie să negocieze cu una dintre părți condiții care nu sunt comunicate celeilalte.
Schimbarea arbitrului după desemnare
După constituirea tribunalului arbitral, arbitrul poate ajunge în imposibilitatea de a își îndeplini însărcinarea.
Cauza poate fi o recuzare, o abținere, o renunțare, un deces, o indisponibilitate obiectivă sau orice altă împiedicare relevantă.
| Situație | Consecință procedurală posibilă |
|---|---|
| Abținerea arbitrului | Activarea supleantului sau a procedurii de înlocuire |
| Recuzarea admisă | Înlăturarea arbitrului și desemnarea înlocuitorului |
| Renunțarea la însărcinare | Reluarea desemnării potrivit regulilor aplicabile |
| Indisponibilitate medicală sau profesională | Evaluarea duratei și a posibilității reale de continuare |
| Deces | Înlocuirea obligatorie a arbitrului |
| Împiedicare juridică | Verificarea continuării mandatului și a efectelor actelor deja efectuate |
Înlocuirea arbitrului nu trebuie făcută informal.
Trebuie consemnat motivul, identificată persoana care preia funcția, verificată independența sa și comunicată acceptarea.
În funcție de stadiul procedurii, trebuie analizat și dacă anumite acte procedurale trebuie menținute sau refăcute.
Arbitrul nu este reprezentantul părții
Partea care propune arbitrul poate urmări ca acesta să cunoască domeniul tehnic, practicile comerciale sau specificul proiectului.
Totuși, această preferință nu îi conferă dreptul de a primi o soluție favorabilă și nu îi permite arbitrului să acționeze ca avocat, consultant sau apărător al părții.
Arbitrul poate fi desemnat la propunerea unei părți, dar funcția sa este jurisdicțională în cadrul litigiului.
El trebuie să ofere ambelor părți posibilitatea de a fi ascultate, să păstreze distanța profesională față de participanți și să decidă numai pe baza convenției, a normelor aplicabile și a materialului probator.
| Desemnarea de către parte | Ce nu înseamnă |
|---|---|
| Partea poate propune o persoană | Arbitrul nu devine avocatul sau consultantul părții |
| Partea poate indica experiența dorită | Arbitrul nu trebuie să susțină teza tehnică a părții |
| Partea poate furniza informații despre litigiu | Arbitrul nu poate primi instrucțiuni private privind soluția |
| Partea poate solicita respectarea convenției | Arbitrul nu poate depăși limitele învestirii pentru a o favoriza |
| Partea poate verifica independența | Arbitrul nu poate ascunde relații relevante pentru a păstra numirea |
Dosarul desemnării
Într-un arbitraj ad-hoc, este util să existe un dosar separat al constituirii tribunalului arbitral.
Acesta permite reconstruirea etapelor și reducerea disputelor privind momentul numirii, acceptării sau apariției unui impediment.
| Document | Scop |
|---|---|
| Convenția arbitrală | Dovada mecanismului de desemnare |
| Notificarea de inițiere | Dovada începerii procedurii de numire |
| Propunerea arbitrului | Identificarea persoanei și a litigiului |
| Dovada comunicării | Stabilirea momentului primirii |
| Răspunsul părții | Dovada acordului, refuzului sau contra-propunerii |
| Declarația arbitrului | Verificarea independenței și imparțialității |
| Acceptarea scrisă | Dovada preluării însărcinării |
| Propunerea supleantului | Pregătirea înlocuirii, dacă va fi necesară |
| Actul privind regulile | Clarificarea procedurii, locului, limbii și cheltuielilor |
| Eventuala cerere către instanță | Dovada blocajului și a solicitării de sprijin judiciar |
Test practic înaintea constituirii tribunalului arbitral
Există o convenție arbitrală valabilă?
Verifică forma, părțile, obiectul și mecanismul de desemnare.
Este clar că se dorește un arbitru unic?
Dacă numărul arbitrilor nu este prevăzut, trebuie analizată regula legală subsidiară.
Propunerea a fost transmisă în scris?
Păstrează textul și dovada primirii.
Persoana propusă este suficient de identificată?
Include datele personale și profesionale necesare verificării.
Au fost comunicate informații suficiente despre litigiu?
Arbitrul trebuie să poată verifica disponibilitatea, calificarea și independența.
Cealaltă parte a răspuns în termen?
Stabilește data primirii și data expirării termenului.
Există acord expres asupra persoanei?
Propunerea unilaterală nu trebuie confundată cu desemnarea comună.
A fost desemnat un supleant?
Clarifică dacă și când poate prelua funcția.
Arbitrul a acceptat în scris?
Verifică data, semnătura și dovada comunicării.
Au fost verificate independența și imparțialitatea?
Declarația trebuie raportată la părți, afiliați, avocați, experți și proiect.
Există un mecanism pentru neacord?
Dacă nu, trebuie pregătită cererea adresată tribunalului competent.
Sunt stabilite regulile de lucru?
Clarifică locul, limba, comunicările, cheltuielile și procedura.
Concluzie
Desemnarea arbitrului este un proces format din mai multe momente: propunerea, verificarea, acordul, stabilirea supleantului, acceptarea scrisă și constituirea tribunalului arbitral.
În arbitrajul ad-hoc, părțile trebuie să se asigure că mecanismul nu depinde exclusiv de cooperarea voluntară a celeilalte părți.
O convenție bine redactată trebuie să prevadă ce se întâmplă dacă nu există acord, dacă arbitrul refuză însărcinarea sau dacă devine ulterior indisponibil.
Experiența profesională, reputația și cunoașterea domeniului sunt criterii importante, dar nu înlocuiesc independența, imparțialitatea și acceptarea efectivă a însărcinării.
Un arbitru este desemnat în mod corect atunci când este ales printr-un mecanism echilibrat, verificat înainte de acceptare, susținut de un supleant și investit printr-o acceptare scrisă, clară și verificabilă.