Independența arbitrului se verifică înaintea desemnării și se monitorizează pe durata întregii proceduri.
Într-un arbitraj ad-hoc cu arbitru unic, părțile concentrează responsabilitatea soluționării litigiului asupra unei singure persoane.
Din acest motiv, verificarea independenței și imparțialității trebuie făcută înainte ca arbitrul să accepte însărcinarea și nu trebuie redusă la consultarea unui CV sau la o declarație formală.
Verificarea privește relațiile profesionale, comerciale, financiare și personale ale arbitrului cu părțile, societățile din grup, reprezentanții, avocații, experții, consultanții și proiectul care a generat disputa.
Scopul nu este identificarea oricărei interacțiuni profesionale, ci stabilirea dacă există o relație sau o împrejurare care poate influența în mod real soluționarea litigiului ori poate crea, pentru o persoană rezonabilă și informată, o îndoială legitimă asupra neutralității arbitrului.
Independență și imparțialitate
Independența privește relația arbitrului cu părțile și cu interesele economice sau profesionale implicate în litigiu.
Imparțialitatea privește poziția arbitrului față de părți și față de problema pe care trebuie să o soluționeze.
| Noțiune | Întrebare de verificare |
|---|---|
| Independență | Are arbitrul o relație de dependență, subordonare sau interes față de una dintre părți? |
| Imparțialitate | Există un motiv pentru care arbitrul ar putea favoriza sau dezavantaja una dintre părți? |
| Aparență de părtinire | Ar putea o persoană rezonabilă să pună la îndoială neutralitatea arbitrului? |
| Conflict de interese | Există interese personale, profesionale, comerciale sau financiare care se intersectează cu litigiul? |
| Implicare anterioară | A participat arbitrul la proiect, contract, consultanță, expertiză sau o dispută anterioară între părți? |
O persoană poate fi sincer convinsă că va judeca obiectiv și, cu toate acestea, să existe împrejurări care justifică îndoieli legitime din perspectiva unei părți sau a unui observator rezonabil.
De aceea, evaluarea trebuie să privească atât lipsa unei influențe efective, cât și aparența de neutralitate.
Ce trebuie verificat înainte de numire
Verificarea trebuie realizată în raport cu toate persoanele și entitățile care pot avea legătură cu litigiul, nu numai cu denumirea părților din contractul principal.
| Persoană sau entitate | Aspecte de verificat |
|---|---|
| Părțile contractului | Relații de muncă, consultanță, reprezentare, asociere sau colaborare comercială |
| Societăți din grup | Legături cu societăți controlate de una dintre părți sau aflate sub control comun |
| Beneficiari efectivi | Interese economice, participații sau funcții deținute în entități implicate |
| Avocați și consilieri | Colaborări profesionale, mandate comune sau relații recurente |
| Experți | Participarea anterioară la aceeași cauză, proiect sau problemă tehnică |
| Consultanți și supervizori | Implicarea în documente, decizii sau evenimente contestate |
| Finanțatori și asigurători | Relații comerciale, interese financiare sau dosare conexe |
| Subcontractanți și furnizori | Relații profesionale și comerciale care pot influența analiza litigiului |
În proiectele cu lanțuri contractuale extinse, verificarea trebuie să includă antreprenorul general, subcontractanții, proiectantul, furnizorii, inginerul, managerul de proiect, consultantul, finanțatorul și asigurătorul, în măsura în care aceștia pot avea un interes în rezultatul litigiului.
Conflicte directe
Conflictul este direct atunci când arbitrul are o legătură nemijlocită cu una dintre părți sau cu obiectul litigiului.
| Situație | De ce este importantă |
|---|---|
| Arbitrul este angajatul uneia dintre părți | Poate exista o relație de subordonare sau dependență economică |
| Arbitrul prestează servicii uneia dintre părți | Remunerația sau relația comercială poate afecta independența |
| Arbitrul a reprezentat o parte în aceeași dispută | A cunoscut cauza dintr-o poziție partizană și poate avea o opinie formată anterior |
| Arbitrul a acordat consultanță unei părți | Poate fi familiarizat cu strategia, documentele sau interesele acesteia |
| Arbitrul a fost expert sau martor în aceeași cauză | A participat anterior la stabilirea sau susținerea unor concluzii relevante |
| Arbitrul are un interes financiar în litigiul unei societăți | Rezultatul cauzei poate produce un avantaj sau o pierdere pentru acesta |
| Arbitrul este asociat sau administrator într-o entitate interesată | Interesul entității poate fi relevant pentru neutralitatea arbitrului |
În asemenea situații, problema nu se rezolvă prin ignorarea relației sau prin presupunerea că arbitrul va putea fi obiectiv.
Relația trebuie dezvăluită și evaluată înaintea acceptării însărcinării.
Conflicte indirecte
Conflictul indirect poate apărea prin societăți afiliate, persoane din aceeași organizație profesională, relații cu reprezentanții părților sau interese economice care nu apar imediat din denumirea contractului.
| Împrejurare | Întrebări utile |
|---|---|
| Societate afiliată | Partea este controlată de sau controlează o societate cu care arbitrul are relații? |
| Grup de societăți | Litigiul poate afecta indirect o altă societate pentru care arbitrul lucrează? |
| Avocat comun | Arbitrul colaborează în mod repetat cu avocatul uneia dintre părți? |
| Consultant comun | Arbitrul a lucrat cu consultantul sau expertul uneia dintre părți? |
| Proiect conex | Arbitrul a participat la un proiect în care sunt implicate aceleași entități? |
| Finanțare sau asigurare | Arbitrul are o relație cu finanțatorul ori asigurătorul interesat de rezultat? |
| Piață restrânsă | Relațiile profesionale din sector sunt suficient de apropiate pentru a genera o aparență de dependență? |
O relație indirectă nu conduce automat la înlăturarea arbitrului.
Ea trebuie însă identificată, explicată și evaluată în contextul concret al litigiului, al intensității relației, al perioadei în care a existat și al interesului pe care îl poate avea persoana sau entitatea implicată.
Relațiile profesionale anterioare
Faptul că arbitrul a lucrat anterior pentru una dintre părți nu are aceeași semnificație în toate cazurile.
Sunt relevante durata, natura și intensitatea relației, proximitatea față de litigiu și accesul anterior la informații confidențiale.
| Tip de relație | Elemente de evaluat |
|---|---|
| Mandat juridic anterior | Privea aceeași cauză, același contract, aceeași tranzacție sau o problemă fără legătură? |
| Consultanță tehnică | Arbitrul a formulat soluția sau opinia tehnică aflată acum în discuție? |
| Expertiză anterioară | Raportul anterior privea exact proiectul, defectul sau prejudiciul dedus arbitrajului? |
| Funcție de conducere | Arbitrul a avut putere de decizie în entitatea interesată? |
| Colaborare profesională | Relația a fost ocazională sau constantă și remunerată? |
| Relație contractuală curentă | Există un contract încă în derulare cu partea sau cu o entitate afiliată? |
| Activitate academică | Activitatea este una generală sau implică finanțarea ori controlul unei părți? |
O relație încheiată cu mult timp înainte poate avea o relevanță redusă, în timp ce o relație curentă sau o implicare directă în proiect poate ridica probleme serioase.
Evaluarea trebuie să fie concretă, nu bazată numai pe trecerea timpului.
Declarația de independență
În practică, părțile pot solicita o declarație scrisă prin care persoana propusă să confirme că a verificat relațiile relevante, că nu cunoaște existența unui conflict și că va informa părțile dacă apare o circumstanță nouă.
Declarația nu trebuie tratată ca o formulă standard care închide verificarea.
Valoarea ei depinde de nivelul de detaliu, de informațiile disponibile arbitrului, de actualizarea sa și de modul în care sunt descrise situațiile care nu sunt evident incompatibile, dar pot fi relevante pentru evaluarea independenței.
| Element al declarației | Ce ar trebui să acopere |
|---|---|
| Identificarea litigiului | Contractul, proiectul, părțile și obiectul general al disputei |
| Verificarea relațiilor | Relații cu părțile, afiliații, reprezentanții, experții și consultanții |
| Implicarea anterioară | Participarea la proiect, contract, consultanță, expertiză sau litigii conexe |
| Interese financiare | Participații, remunerații, investiții sau alte interese relevante |
| Relații profesionale | Mandate, colaborări, funcții, asocieri și proiecte comune |
| Informații rezervate | Deținerea unor informații confidențiale despre una dintre părți |
| Obligația de actualizare | Informarea imediată dacă apare sau este descoperită o împrejurare nouă |
| Data declarației | Momentul la care a fost făcută verificarea |
O declarație completă nu trebuie să fie excesiv de generală.
Formula „nu există niciun conflict” poate fi insuficientă dacă nu arată ce categorii de relații au fost verificate.
Declarații cu observații
Nu orice dezvăluire conduce la retragerea arbitrului. Arbitrul poate comunica o relație care nu îi afectează, în opinia sa, independența, dar pe care părțile trebuie să o poată evalua.
| Situație | Abordare prudentă |
|---|---|
| Colaborare ocazională și veche | Dezvăluire cu indicarea perioadei, naturii și frecvenței |
| Participare la aceeași conferință | Evaluarea caracterului pur academic și a oricăror relații suplimentare |
| Membru în aceeași asociație | Verificarea existenței unei relații de conducere, finanțare sau dependență |
| Relație cu avocatul | Descrierea colaborării și a caracterului său actual |
| Experiență în același domeniu | Clarificarea faptului că experiența nu privește proiectul sau disputa concretă |
| Opinie profesională generală | Verificarea dacă opinia privește o temă generală sau exact problema litigioasă |
După dezvăluire, părțile trebuie să decidă dacă acceptă continuarea cu arbitrul propus, solicită clarificări sau formulează o cerere de recuzare. Acceptarea unei situații dezvăluite trebuie să fie exprimată într-un mod clar și documentat.
Verificarea de către părți
Verificarea independenței nu este exclusiv responsabilitatea arbitrului.
Partea care propune arbitrul trebuie să efectueze o verificare inițială, iar cealaltă parte trebuie să poată analiza în mod efectiv informațiile comunicate.
| Etapă | Acțiune recomandată |
|---|---|
| Identificarea participanților | Stabilirea părților, afiliaților, administratorilor, reprezentanților, experților și consultanților |
| Verificarea profilului | Analizarea CV-ului, funcțiilor, mandatelor și domeniilor de activitate |
| Solicitarea declarației | Obținerea unei confirmări scrise privind relațiile relevante |
| Verificarea proiectului | Compararea experienței arbitrului cu proiectul și contractul litigios |
| Verificarea relațiilor indirecte | Analizarea afiliaților, avocaților, experților și consultanților |
| Clarificarea observațiilor | Solicitarea de informații suplimentare când declarația este generală sau ambiguă |
| Documentarea | Păstrarea declarației, a corespondenței și a răspunsurilor primite |
| Monitorizarea ulterioară | Reverificarea situației dacă apar părți noi, experți noi sau incidente noi |
Verificarea trebuie să fie proporțională cu complexitatea cauzei.
Într-un litigiu simplu, poate fi suficientă examinarea relațiilor directe.
Într-un litigiu de construcții, infrastructură sau proiect industrial, verificarea trebuie să includă rețeaua de contracte și participanți care pot avea legătură cu arbitrul.
Ce se întâmplă dacă apare un conflict după numire
Independența se verifică pe durata întregii proceduri.
O relație profesională nouă, o schimbare în structura grupului, apariția unui expert, desemnarea unui avocat sau descoperirea unei implicări anterioare poate modifica evaluarea inițială.
Arbitrul care află că există o cauză de recuzare trebuie să informeze părțile înainte de acceptarea însărcinării sau, dacă împrejurarea apare ulterior, de îndată ce a luat cunoștință de aceasta.
După informare, părțile pot analiza situația și pot comunica în scris dacă înțeleg să nu ceară recuzarea, în condițiile legii.
Arbitrul are, în același timp, dreptul să se abțină de la soluționarea litigiului.
Dacă arbitrul nu mai poate exercita însărcinarea, înlocuirea se realizează potrivit regulilor stabilite pentru numire.
Existența unui supleant desemnat anterior poate reduce riscul unui blocaj procedural.
Recuzarea și termenele
Recuzarea nu este un instrument pentru schimbarea arbitrului doar pentru că o parte nu agreează stilul procedural, opiniile juridice sau deciziile intermediare ale acestuia.
Ea trebuie întemeiată pe un motiv care pune în discuție independența, imparțialitatea, calificarea sau o altă condiție relevantă pentru exercitarea funcției.
Cererea de recuzare trebuie formulată în termenul legal calculat de la momentul la care partea a cunoscut numirea arbitrului sau cauza de recuzare.
Păstrarea corespondenței și documentarea datei la care informația a fost primită sunt importante pentru analiza termenului.
| Moment | Aspect de urmărit |
|---|---|
| Numirea arbitrului | Data la care partea a cunoscut persoana desemnată |
| Dezvăluirea | Conținutul și data comunicării de către arbitru |
| Descoperirea unei relații | Data la care partea a aflat sau putea dovedi împrejurarea |
| Clarificările | Răspunsurile și documentele transmise de arbitru |
| Recuzarea | Respectarea termenului și indicarea motivului și probelor |
| Înlocuirea | Aplicarea mecanismului prevăzut pentru desemnarea arbitrului |
Independența în arbitrajul ad-hoc
În arbitrajul ad-hoc, părțile nu se bazează în mod automat pe o procedură administrativă permanentă de verificare a arbitrului.
Din acest motiv, convenția arbitrală ar trebui să prevadă clar modul de desemnare, declarația de independență, termenul pentru observații, procedura de recuzare și mecanismul de înlocuire.
| Clauză sau regulă | Utilitate practică |
|---|---|
| Declarație inițială | Stabilește baza verificării înaintea acceptării însărcinării |
| Termen pentru observații | Permite părților să analizeze informațiile comunicate |
| Obligație de actualizare | Acoperă schimbările intervenite după desemnare |
| Supleant | Reduce riscul reluării procedurii de numire |
| Procedură de recuzare | Clarifică pașii, comunicările și autoritatea competentă |
| Confidențialitate | Permite verificarea fără divulgarea inutilă a informațiilor sensibile |
| Reguli privind experții | Ajută la identificarea relațiilor dintre arbitru, expert și părți |
În lipsa unor prevederi detaliate în convenție, se aplică regulile legale relevante, însă lipsa unui mecanism contractual clar poate genera întârzieri și dispute auxiliare privind desemnarea, recuzarea sau înlocuirea arbitrului.
Semnale de alarmă
| Semnal | De ce necesită clarificare |
|---|---|
| Declarație foarte generală | Nu arată ce relații au fost efectiv verificate |
| Refuzul de a furniza informații | Poate împiedica evaluarea efectivă a independenței |
| CV incomplet | Nu permite verificarea funcțiilor sau mandatelor anterioare |
| Implicare în proiect | Arbitrul poate avea o opinie sau un interes anterior |
| Relație comercială curentă | Poate exista dependență economică sau interes financiar |
| Relație apropiată cu reprezentantul unei părți | Poate afecta aparența de neutralitate |
| Schimbarea declarației în timp | Trebuie înțeles dacă a apărut o împrejurare nouă sau a fost omisă inițial |
| Încercarea de a minimiza relația | Poate afecta încrederea părților în procesul de verificare |
Un semnal de alarmă nu reprezintă automat dovada unui conflict de interese.
El indică necesitatea unor clarificări documentate înainte de acceptarea însărcinării sau înainte de continuarea procedurii.
Test practic de verificare
Este identificat complet litigiul?
Arbitrul trebuie să cunoască părțile, contractele, proiectul și participanții relevanți.
Au fost verificate societățile afiliate?
Relația cu o societate din grup poate fi relevantă chiar dacă aceasta nu este parte formală în arbitraj.
A participat arbitrul anterior la proiect?
Trebuie verificată orice activitate de proiectare, consultanță, supervizare, audit, expertiză sau reprezentare.
Are arbitrul relații curente cu una dintre părți?
Relațiile de muncă, serviciu, consultanță sau colaborare comercială trebuie dezvăluite și evaluate.
Există relații cu avocații sau experții?
Natura, frecvența și intensitatea acestor relații pot fi relevante pentru aparența de neutralitate.
Este declarația suficient de detaliată?
O formulă generală nu înlocuiește descrierea categoriilor de relații verificate.
Există obligația de actualizare?
Declarația trebuie să acopere și împrejurările apărute după desemnare.
Există un supleant și o procedură de înlocuire?
Aceste elemente reduc riscul unui blocaj în cazul abținerii, recuzării sau indisponibilității.
Au fost păstrate dovezile?
Declarațiile, comunicările și răspunsurile trebuie arhivate pentru a putea fi analizate ulterior.
Concluzie
Independența arbitrului nu se verifică printr-o singură întrebare și nu se prezumă din reputație, experiență sau profesie.
Ea trebuie analizată prin raportare la părți, grupurile de societăți, participanții la proiect, reprezentanți, experți, consultanți și relațiile profesionale ale persoanei propuse.
Declarația scrisă este un instrument important, dar nu unul suficient.
Ea trebuie să fie clară, actualizată și suficient de concretă pentru a permite părților să evalueze situația.
Arbitrul are obligația de a informa părțile atunci când cunoaște o cauză relevantă, iar părțile trebuie să reacționeze într-un termen și printr-o procedură compatibile cu legea și convenția arbitrală.
Un arbitru potrivit nu este cel despre care nu s-a verificat nimic, ci cel a cărui independență poate fi evaluată pe baza unor informații complete, transparente și actualizate.