Model de clauză arbitrală pentru contracte noi

Art. _ _ _  Soluționarea amiabilă și arbitrajul ad-hoc

(1) Părțile vor încerca să soluționeze pe cale amiabilă orice litigiu decurgând din prezentul contract sau în legătură cu acesta, inclusiv orice neînțelegere privind încheierea, existența, validitatea, interpretarea, executarea, neexecutarea, încetarea, rezoluțiunea, rezilierea ori efectele prezentului contract.

(2) Partea care invocă existența unui litigiu va transmite celeilalte părți o notificare scrisă privind litigiul, care va cuprinde, într-o formă rezonabil de detaliată, obiectul neînțelegerii, pretențiile formulate și propunerea de soluționare amiabilă.

(3) Părțile vor negocia cu bună-credință în vederea soluționării litigiului într-un termen de 15 zile calendaristice de la data primirii notificării prevăzute la alin. (2), dacă nu convin în scris un termen diferit.

(4) Dacă litigiul nu este soluționat amiabil în termenul prevăzut la alin. (3), oricare dintre părți poate iniția procedura arbitrală în condițiile prezentului articol și ale
Anexei nr. _ _ _  – Convenția arbitrală și reguli procedurale pentru arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, care face parte integrantă din prezentul contract.

(5) Orice litigiu care nu a fost soluționat amiabil va fi soluționat definitiv și obligatoriu prin arbitraj ad-hoc, de un arbitru unic, în condițiile prezentului articol și ale Anexei nr. _ _ _.

(6) Etapa soluționării amiabile nu împiedică o parte să solicite, înainte de expirarea termenului prevăzut la alin. (3), măsuri provizorii, măsuri asigurătorii, conservarea unei probe sau orice altă măsură urgentă disponibilă potrivit legii. În asemenea situații, partea va informa cealaltă parte despre demersul efectuat, în măsura în care informarea este compatibilă cu urgența măsurii.

(7) Părțile pot conveni în scris să recurgă la mediere sau la o altă procedură de soluționare amiabilă. În lipsa unui acord scris contrar, inițierea unei asemenea proceduri nu prelungește termenul prevăzut la alin. (3) și nu împiedică inițierea arbitrajului după expirarea acestuia.

(8) În cazul soluționării amiabile a litigiului, Părțile vor consemna înțelegerea într-un înscris semnat, care va putea reglementa inclusiv executarea obligațiilor asumate și repartizarea costurilor suportate până la acel moment.

(9) În cazul în care litigiul este soluționat amiabil după constituirea tribunalului arbitral, Părțile vor informa arbitrul unic și vor putea solicita finalizarea procedurii în forma permisă de lege și de regulile procedurale aplicabile.

(10) Modalitatea de numire și înlocuire a arbitrului unic, regulile procedurale, locul și limba arbitrajului, modalitatea de comunicare a actelor, termenul arbitrajului și regimul cheltuielilor sunt prevăzute în Anexa nr. _ _ _ .

(11) În cazul oricărei neconcordanțe între prezentul articol și Anexa nr. _ _ _ , prezentul articol prevalează cu privire la obligația de a încerca soluționarea amiabilă, alegerea arbitrajului ad-hoc și soluționarea litigiului de către un arbitru unic. Anexa prevalează cu privire la regulile tehnice de organizare și desfășurare a procedurii arbitrale.

(12) Orice modificare a prezentului articol sau a Anexei nr. _ _ _  este valabilă numai dacă este convenită în scris și semnată de ambele părți.

ANEXA NR. _ _ _  LA CONTRACTUL NR. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DIN DATA DE _ _ . _ _ . _ _ _ _ 

CONVENȚIE ARBITRALĂ ȘI REGULI PROCEDURALE PENTRU ARBITRAJUL AD-HOC CU ARBITRU UNIC

(1) Prezenta anexă face parte integrantă din Contractul nr. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ din data de _ _ . _ _ . _ _ _ _ , încheiat între:

1. [Denumirea completă a primei părți], cu sediul în _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, înregistrată la _ _ _ _ _ _ _  sub nr. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, având cod unic de înregistrare _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , reprezentată prin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ , în calitate de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ , denumită în continuare „Partea A”; și
2. [Denumirea completă a celei de-a doua părți], cu sediul în _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, înregistrată la _ _ _ _ _ _ _  sub nr. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, având cod unic de înregistrare _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ , reprezentată prin _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ , în calitate de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ , denumită în continuare „Partea B”.

(2) Partea A și Partea B sunt denumite împreună „Părțile” și individual „Partea”.

Art. 1. Obiectul convenției arbitrale

(1) Orice litigiu decurgând din Contract sau în legătură cu acesta, inclusiv orice litigiu privind încheierea, existența, validitatea, interpretarea, executarea, neexecutarea, încetarea, rezoluțiunea, rezilierea ori efectele Contractului, precum și orice pretenție în despăgubiri, va fi soluționat definitiv și obligatoriu prin arbitraj ad-hoc, de un arbitru unic.

(2) Convenția arbitrală se aplică și litigiilor privind actele adiționale, anexele și documentele contractuale care modifică, completează sau execută Contractul, în măsura în care acestea privesc același raport juridic.

(3) Prezenta convenție arbitrală este independentă de celelalte prevederi ale Contractului și rămâne aplicabilă inclusiv în cazul contestării existenței, validității, interpretării, executării, încetării, rezoluțiunii sau rezilierii Contractului.

(4) Prezenta convenție arbitrală nu se extinde asupra unei persoane care nu a consimțit la arbitraj, cu excepția cazurilor în care extinderea este permisă de lege și rezultă în mod valabil din convenția aplicabilă.

Art. 2. Notificarea litigiului

(1) Partea care invocă existența unui litigiu va transmite celeilalte părți o notificare scrisă privind litigiul.

(2) Notificarea va cuprinde cel puțin:

1. identificarea Contractului și a obligațiilor considerate încălcate;
2. descrierea faptelor relevante;
3. pretențiile formulate sau măsurile solicitate;
4. valoarea estimată a pretențiilor, dacă acestea sunt evaluabile în bani;
5. înscrisurile esențiale disponibile la data notificării; și
6. propunerea de soluționare amiabilă.

(3) Notificarea privind litigiul nu constituie cerere de arbitrare și nu învestește, prin ea însăși, arbitrul unic.

(4) Notificarea poate fi transmisă prin modalitățile de comunicare prevăzute la art. 6 din prezenta anexă.

Art. 3. Soluționarea amiabilă

(1) De la data primirii notificării privind litigiul, Părțile vor negocia cu bună-credință în vederea soluționării amiabile a neînțelegerii.

(2) Negocierile se vor desfășura pentru o perioadă de 15 zile calendaristice, dacă Părțile nu convin în scris prelungirea acestei perioade.

(3) Fiecare Parte va desemna o persoană autorizată să participe la negocieri și să formuleze propuneri de soluționare, fără ca participarea la negocieri să constituie recunoașterea pretențiilor celeilalte Părți.

(4) Propunerile, concesiile și comunicările făcute exclusiv în scopul soluționării amiabile nu vor fi interpretate, prin ele însele, ca recunoașteri ale răspunderii sau ale temeiniciei pretențiilor celeilalte Părți.

(5) Dacă litigiul nu este soluționat amiabil la expirarea termenului prevăzut la alin. (2), oricare dintre Părți poate iniția arbitrajul în condițiile prezentei anexe.

(6) Lipsa unui răspuns la notificarea privind litigiul sau refuzul unei Părți de a participa la negocieri nu împiedică inițierea arbitrajului după expirarea termenului prevăzut la alin. (2).

(7) Părțile pot conveni în scris să recurgă la mediere sau la o altă procedură amiabilă. Acordul privind medierea sau o altă procedură amiabilă va indica, după caz, durata, persoana neutră, costurile și efectul asupra calendarului arbitral.

(8) În lipsa unei prevederi scrise contrare, medierea sau o altă procedură amiabilă nu suspendă și nu prelungește termenele aplicabile arbitrajului.

(9) Orice Parte poate iniția arbitrajul înainte de expirarea perioadei de negociere atunci când este necesară o măsură provizorie, o măsură asigurătorie, conservarea unei probe sau orice altă măsură urgentă. Inițierea arbitrajului într-o asemenea situație nu împiedică Părțile să continue negocierile.

Art. 4. Înțelegerea amiabilă

(1) Înțelegerea amiabilă va fi consemnată într-un înscris semnat de reprezentanții autorizați ai Părților.

(2) Înscrisul va indica, după caz:

1. obligațiile asumate de fiecare Parte;
2. termenele și modalitatea de executare;
3. renunțările sau limitările convenite;
4. tratamentul penalităților, dobânzilor și despăgubirilor;
5. repartizarea costurilor negocierii, medierii sau arbitrajului; și
6. consecințele neexecutării acordului.

(3) Dacă înțelegerea intervine înainte de constituirea tribunalului arbitral, Părțile vor putea renunța la inițierea arbitrajului sau vor putea încheia un compromis pentru orice aspect rămas nesoluționat.

(4) Dacă înțelegerea intervine după constituirea tribunalului arbitral, Părțile vor informa arbitrul unic și vor putea solicita finalizarea procedurii în forma permisă de lege și de regulile procedurale aplicabile.

(5) Înțelegerea amiabilă nu modifică sau nu stinge convenția arbitrală pentru litigii viitoare decurgând din Contract, cu excepția cazului în care Părțile convin expres, în scris, contrariul.

Art. 5. Numirea arbitrului unic

(1) Partea care dorește să inițieze arbitrajul va transmite celeilalte Părți o propunere scrisă privind persoana arbitrului unic.

(2) Părțile vor încerca să convină asupra persoanei arbitrului unic în termen de 10 zile calendaristice de la data primirii propunerii de numire, dacă nu convin în scris un termen diferit.

(3) Propunerea de numire va cuprinde, în măsura în care informațiile sunt disponibile:

1. numele complet al persoanei propuse;
2. datele profesionale și de contact;
3. o prezentare succintă a litigiului; și
4. indicarea faptului că persoana propusă este invitată să accepte însărcinarea în condițiile legii.

(4) Dacă Părțile nu ajung la un acord în termenul prevăzut la alin. (2) sau dacă una dintre Părți nu transmite un răspuns, arbitrul unic va fi numit, la cererea Părții interesate, de tribunalul competent potrivit legii.

(5) Persoana desemnată ca arbitru unic va comunica Părților, în scris, acceptarea însărcinării și orice împrejurare cunoscută care poate ridica o îndoială legitimă cu privire la independența sau imparțialitatea sa.

(6) Arbitrul unic se consideră învestit să organizeze arbitrajul numai după acceptarea însărcinării în forma prevăzută de lege.

Art. 6. Înlocuirea arbitrului unic

(1) Dacă arbitrul unic refuză însărcinarea, renunță la aceasta, se abține, este recuzat, decedează sau este în orice alt mod împiedicat să își îndeplinească misiunea, Părțile vor proceda la desemnarea unui nou arbitru unic potrivit mecanismului prevăzut la art. 5.

(2) În cazul în care Părțile au desemnat printr-un înscris separat un arbitru supleant, acesta va putea prelua însărcinarea numai dacă sunt îndeplinite condițiile legale privind acceptarea, independența și imparțialitatea.

(3) Înlocuirea arbitrului unic nu permite unei Părți să modifice unilateral obiectul litigiului sau regulile convenite de Părți.

(4) Noul arbitru unic va decide, după consultarea Părților, în ce măsură actele și probele administrate anterior pot fi menținute, completate sau refăcute.

Art. 7. Reguli procedurale

(1) Procedura arbitrală se va desfășura potrivit prezentei anexe, oricărui acord procedural ulterior încheiat în scris de Părți și dispozițiilor aplicabile ale Codului de procedură civilă.

(2) Arbitrul unic va organiza procedura într-o manieră proporțională cu obiectul și complexitatea litigiului, cu respectarea egalității Părților, a dreptului la apărare, a contradictorialității și a celorlalte garanții procedurale imperative.

(3) Arbitrul unic va putea stabili un calendar procedural care să prevadă:

1. termenul pentru depunerea cererii de arbitrare;
2. termenul pentru depunerea întâmpinării;
3. termenele pentru depunerea înscrisurilor și propunerea probelor;
4. termenele pentru răspunsuri și observații;
5. data și modalitatea audierilor;
6. termenul pentru depunerea concluziilor scrise; și
7. data estimată pentru închiderea dezbaterilor.

(4) În măsura în care natura litigiului permite, procedura se poate desfășura predominant în scris, fără a împiedica administrarea probelor necesare și exercitarea efectivă a dreptului la apărare.

(5) Arbitrul unic poate limita actele, probele sau audierile redundante, cu condiția ca această măsură să fie proporțională și să nu împiedice dovedirea faptelor relevante.

(6) Orice excepție privind existența, validitatea sau întinderea convenției arbitrale, constituirea tribunalului arbitral ori desfășurarea procedurii va fi invocată în condițiile și termenele prevăzute de lege sau de calendarul procedural.

Art. 8. Cererea de arbitrare și apărarea

(1) Cererea de arbitrare va cuprinde cel puțin:

1. identificarea Părților și a reprezentanților acestora;
2. indicarea Contractului și a convenției arbitrale;
3. pretențiile formulate;
4. situația de fapt;
5. temeiurile juridice invocate;
6. valoarea obiectului litigiului, dacă pretențiile sunt evaluabile în bani;
7. probele propuse; și
8. înscrisurile pe care se întemeiază pretențiile.

(2) Cererea de arbitrare va fi transmisă arbitrului unic și celeilalte Părți, potrivit regulilor de comunicare prevăzute la art. 10.

(3) Pârâtul va depune întâmpinarea în termenul stabilit de arbitrul unic sau, în lipsa unei dispoziții speciale, în termenul prevăzut de lege.

(4) Întâmpinarea va cuprinde apărările, excepțiile, răspunsul la pretențiile reclamantului, probele propuse și înscrisurile pe care se întemeiază apărarea.

(5) Cererea reconvențională și orice modificare a pretențiilor vor fi formulate și comunicate în condițiile legii și ale calendarului procedural stabilit de arbitrul unic.

Art. 9. Probe, expertize și terți

(1) Fiecare Parte va indica prin actele sale procedurale faptele pe care înțelege să le dovedească și probele propuse în acest scop.

(2) Arbitrul unic va decide asupra utilității, pertinenței și concludenței probelor și va putea stabili termene-limită pentru administrarea acestora.

(3) Expertiza va fi dispusă numai dacă arbitrul unic apreciază că este necesară pentru soluționarea corectă a litigiului. Obiectivele expertizei vor fi formulate clar și vor fi limitate la aspectele tehnice, contabile, financiare sau de altă specialitate relevante pentru cauză.

(4) Expertul nu va fi însărcinat să soluționeze probleme juridice, să stabilească răspunderea contractuală sau să pronunțe soluția asupra pretențiilor.

(5) Costurile experților, evaluatorilor, consultanților tehnici, auditorilor și ale altor specialiști vor fi suportate separat de onorariul arbitrului unic, potrivit art. 12.

(6) Participarea unui terț la procedură este permisă numai în condițiile legii și cu respectarea acordurilor necesare pentru extinderea procedurii asupra acestuia.

(7) Introducerea unui terț, formularea unei cereri reconvenționale sau modificarea substanțială a obiectului litigiului poate determina recalibrarea calendarului procedural și reevaluarea costurilor procedurii, în condițiile regulilor aplicabile.

Art. 10. Locul, limba și comunicarea actelor

(1) Locul arbitrajului va fi în [localitatea], România.

(2) Stabilirea locului arbitrajului nu împiedică desfășurarea unor ședințe prin mijloace de comunicare la distanță sau într-o altă locație convenită de Părți ori stabilită de arbitrul unic, în condițiile legii.

(3) Limba arbitrajului va fi [limba română/limba engleză].

(4) Înscrisurile redactate într-o altă limbă decât limba arbitrajului vor fi depuse împreună cu traducerea solicitată de arbitrul unic.

(5) Pentru comunicarea actelor de procedură, Părțile indică următoarele date de contact:

1. pentru Partea A: [sediul/adresa poștală], [adresa electronică] și [persoana de contact];
2. pentru Partea B: [sediul/adresa poștală], [adresa electronică] și [persoana de contact].

(6) Comunicarea electronică poate fi utilizată dacă permite transmiterea textului actului și confirmarea primirii acestuia.

(7) Orice modificare a datelor de contact va fi comunicată celeilalte Părți și arbitrului unic fără întârziere.

(8) În lipsa comunicării modificării datelor de contact, actele transmise la ultima adresă comunicată vor produce efectele prevăzute de lege și de regulile procedurale aplicabile.

Art. 11. Măsuri provizorii și asigurătorii

(1) Oricare dintre Părți poate solicita măsuri provizorii, măsuri asigurătorii, conservarea unei probe sau orice altă măsură urgentă disponibilă potrivit legii.

(2) Solicitarea unei asemenea măsuri înaintea expirării perioadei de negociere prevăzute la art. 3 nu reprezintă o renunțare la etapa soluționării amiabile.

(3) Arbitrul unic poate dispune măsuri provizorii sau asigurătorii în cursul arbitrajului, în limitele competenței sale și potrivit legii.

(4) În cazul în care pentru punerea în executare a unei măsuri este necesar concursul instanței judecătorești, partea interesată se va putea adresa instanței competente potrivit legii.

Art. 12. Cheltuieli arbitrale

(1) Cheltuielile arbitrale, inclusiv onorariul arbitrului unic, taxa administrativă și costurile administrării probelor, vor fi avansate potrivit ofertei financiare acceptate de Părți și dispozițiilor arbitrului unic.

(2) Costurile experților, evaluatorilor, consultanților tehnici, auditorilor, traducerilor, interpretariatului, deplasărilor, cazării, sălii de ședință și serviciilor tehnice vor fi suportate separat de onorariul arbitrului unic.

(3) Dacă o Parte nu achită partea sa din avans, cealaltă Parte poate achita suma necesară pentru continuarea procedurii, fără ca această plată să stabilească definitiv repartizarea costurilor.

(4) Arbitrul unic poate să nu dea curs unei activități pentru care nu au fost avansate, consemnate sau plătite sumele necesare, în condițiile legii și ale ofertei financiare acceptate.

(5) Repartizarea finală a cheltuielilor arbitrale între Părți va fi stabilită prin hotărârea arbitrală, ținând seama de rezultatul litigiului, de întinderea admiterii pretențiilor și de regulile convenite de Părți.

(6) În cazul soluționării amiabile, Părțile vor stabili prin acordul de soluționare repartizarea costurilor suportate până la data acordului.

Art. 13. Termenul arbitrajului

(1) Dacă Părțile nu au prevăzut un termen diferit, hotărârea arbitrală va fi pronunțată în termenul legal calculat de la constituirea tribunalului arbitral.

(2) Orice prelungire a termenului arbitrajului se va realiza în forma și condițiile prevăzute de lege sau prin acordul scris al Părților, după caz.

(3) Arbitrul unic va informa Părțile, într-un interval rezonabil, dacă evoluția cauzei impune analizarea unei prelungiri a termenului sau modificarea calendarului procedural.

(4) Etapa negocierii amiabile, desfășurată anterior constituirii tribunalului arbitral, nu reprezintă, prin ea însăși, o etapă a judecății arbitrale.

Art. 14. Închiderea dezbaterilor și hotărârea arbitrală

(1) După administrarea probelor și soluționarea cererilor procedurale, arbitrul unic va declara închise dezbaterile atunci când apreciază că toate aspectele cauzei sunt lămurite.

(2) Închiderea dezbaterilor va fi consemnată într-o încheiere de ședință, împreună cu dispozițiile relevante ale arbitrului unic.

(3) După închiderea dezbaterilor, arbitrul unic va delibera și va redacta hotărârea arbitrală în termenul aplicabil.

(4) Hotărârea arbitrală va cuprinde soluția asupra pretențiilor, motivarea, dispozițiile privind cheltuielile și orice alte elemente prevăzute de lege.

(5) În cazul în care Părțile ajung la o înțelegere după închiderea dezbaterilor, acestea vor informa fără întârziere arbitrul unic și vor indica modul în care solicită finalizarea procedurii.

Art. 15. Confidențialitate

(1) Părțile, reprezentanții acestora, arbitrul unic, experții și orice alte persoane implicate în procedura arbitrală vor păstra confidențialitatea cu privire la existența procedurii, actele, înscrisurile, susținerile, probele, încheierile și hotărârea arbitrală.

(2) Obligația de confidențialitate nu se aplică divulgărilor:

1. impuse de lege;
2. necesare pentru exercitarea sau apărarea unui drept;
3. necesare pentru executarea hotărârii arbitrale sau a acordului amiabil;
4. necesare pentru solicitarea concursului unei autorități competente; sau
5. făcute către consultanții profesionali ai unei Părți, cu condiția păstrării confidențialității.

Art. 16. Dispoziții finale

(1) Prezenta anexă se interpretează împreună cu Contractul și face parte integrantă din acesta.

(2) În cazul oricărei neconcordanțe între prezenta anexă și art. _ _ _  din Contract, art. _ _ _ prevalează cu privire la alegerea arbitrajului ad-hoc, a arbitrului unic și a etapei de soluționare amiabilă, iar prezenta anexă prevalează cu privire la regulile tehnice de organizare și desfășurare a procedurii.

(3) Prezenta anexă nu poate fi modificată decât printr-un înscris semnat de ambele Părți.

(4) Prezenta anexă a fost încheiată astăzi, [data], în [două] exemplare originale, câte unul pentru fiecare Parte.