O modalitate flexibilă și profesionistă de soluționare a litigiilor

Un litigiu nu trebuie să ajungă întotdeauna în fața unei instanțe judecătorești.

Atunci când legea permite, părțile pot hotărî ca neînțelegerea dintre ele să fie analizată și soluționată de una sau mai multe persoane independente, alese pentru această misiune.

Această procedură poartă denumirea de arbitraj.

În cazul arbitrajului ad-hoc, procedura nu este administrată în mod obligatoriu de o curte sau de o instituție permanentă de arbitraj.

Ea este organizată pentru soluționarea unui anumit litigiu, pe baza acordului dintre părți și în conformitate cu legea aplicabilă.

[AFLĂ DACĂ LITIGIUL POATE FI SOLUȚIONAT PRIN ARBITRAJ]

[VERIFICĂ DISPONIBILITATEA ARBITRULUI]

Ce înseamnă, pe scurt, arbitrajul ad-hoc?

Arbitrajul ad-hoc este o formă privată de soluționare a unui litigiu, în care părțile încredințează soluționarea diferendului unui arbitru unic sau unui tribunal arbitral format din mai mulți arbitri.

Arbitrul nu este mediator și nu este reprezentantul niciuneia dintre părți.

El analizează cererile, apărările și probele, conduce procedura și pronunță o hotărâre asupra litigiului.

În dreptul român, persoanele care au capacitate deplină de exercițiu pot conveni soluționarea prin arbitraj a litigiilor asupra drepturilor de care pot dispune.

Nu pot fi trimise arbitrajului, printre altele, litigiile referitoare la starea civilă, capacitatea persoanelor, dezbaterea succesorală, relațiile de familie și alte drepturi asupra cărora părțile nu pot dispune.

Un exemplu simplu

Două societăți comerciale încheie un contract pentru furnizarea unor echipamente.

În contract este prevăzut că eventualele litigii vor fi soluționate prin arbitraj ad-hoc.

Ulterior, una dintre societăți susține că echipamentele nu au fost livrate la termen, iar cealaltă afirmă că întârzierea a fost provocată de modificările solicitate de beneficiar.

În loc să sesizeze instanța judecătorească, părțile urmează procedura arbitrală convenită.

Ele pot stabili:

• dacă litigiul va fi soluționat de un arbitru unic sau de mai mulți arbitri;

• modalitatea de desemnare a arbitrului;

• locul arbitrajului;

• limba procedurii;

• termenele pentru depunerea cererilor și apărărilor;

• modul de administrare a probelor;

• desfășurarea fizică sau online a ședințelor;

• regulile privind cheltuielile arbitrale.

Arbitrul ascultă poziția ambelor părți, analizează documentele și celelalte probe și pronunță o hotărâre motivată.

De ce se numește „ad-hoc”?

Expresia „ad-hoc” arată că tribunalul arbitral și procedura sunt constituite pentru soluționarea unui litigiu determinat.

Spre deosebire de arbitrajul instituționalizat, procedura nu este administrată în mod necesar potrivit regulamentului obligatoriu al unei instituții permanente.

Părțile pot construi cadrul procedural direct sau pot prelua un set de reguli deja existent.

Regulile de arbitraj UNCITRAL, de exemplu, formează un ansamblu procedural utilizat pe scară largă inclusiv în arbitrajele ad-hoc.

Această libertate nu înseamnă lipsa regulilor.

Arbitrajul rămâne o procedură jurisdicțională, în care trebuie respectate egalitatea părților, contradictorialitatea, dreptul la apărare, independența arbitrului și dispozițiile imperative ale legii.

Arbitrajul pornește de la acordul părților

Nicio parte nu poate impune unilateral arbitrajul celeilalte părți în lipsa unui temei juridic valabil.

Acordul privind arbitrajul este cuprins într-o convenție arbitrală, care poate lua una dintre următoarele forme:

Clauza compromisorie

Este introdusă într-un contract înainte de apariția litigiului.

Prin această clauză, părțile stabilesc că eventualele neînțelegeri izvorâte din contract sau aflate în legătură cu acesta vor fi soluționate prin arbitraj.

Compromisul arbitral

Este încheiat după apariția litigiului.

Prin compromis, părțile identifică diferendul existent și convin ca acesta să fie soluționat de un arbitru sau de un tribunal arbitral.

În dreptul român, convenția arbitrală trebuie încheiată în scris, iar legea reglementează atât clauza compromisorie, cât și compromisul arbitral.

[CITEȘTE DESPRE CONVENȚIA ARBITRALĂ]

Cine soluționează litigiul?

Arbitrul unic

În numeroase cauze, părțile pot decide ca litigiul să fie soluționat de un singur arbitru.

Arbitrul unic conduce întreaga procedură, soluționează cererile procedurale, administrează probele, analizează fondul cauzei și pronunță hotărârea arbitrală.

Această formulă poate fi adecvată în special atunci când:

• litigiul nu justifică formarea unui tribunal cu mai mulți membri;

• părțile doresc o procedură administrativ mai simplă;

• este necesară o coordonare rapidă a calendarului;

• costurile trebuie păstrate într-o limită proporțională cu valoarea cauzei;

• părțile au încredere într-o persoană independentă, cu experiența necesară.

Alegerea unui arbitru unic nu trebuie făcută exclusiv pentru reducerea costurilor. Arbitrul trebuie să dispună de independența, timpul, competența și experiența necesare soluționării cauzei.

[PROPUNE DESEMNAREA UNUI ARBITRU UNIC]

Tribunalul arbitral cu mai mulți arbitri

Părțile pot opta și pentru un tribunal arbitral format din mai mulți membri, de regulă în cauzele cu o valoare ridicată, cu probleme juridice sau tehnice complexe ori cu implicații comerciale importante.

Fiecare arbitru trebuie să fie independent și imparțial.

Arbitrul desemnat la propunerea unei părți nu devine reprezentantul acelei părți și nu poate apăra interesele sale. El exercită aceeași misiune jurisdicțională ca ceilalți membri ai tribunalului arbitral.

O clauză care i-ar acorda unei părți un privilegiu nejustificat la desemnarea arbitrilor sau dreptul de a avea mai mulți arbitri decât cealaltă parte este lovită de nulitate potrivit Codului de procedură civilă.

[PROPUNE DESEMNAREA UNUI MEMBRU AL TRIBUNALULUI ARBITRAL]

Cum se desfășoară arbitrajul ad-hoc?

1. Verificarea convenției arbitrale

Înainte de începerea procedurii trebuie verificat dacă există o convenție arbitrală valabilă și dacă litigiul intră în domeniul acesteia.

O clauză neclară, incompletă sau contradictorie poate provoca întârzieri și dispute suplimentare privind competența tribunalului arbitral.

2. Desemnarea arbitrului sau constituirea tribunalului arbitral

Arbitrul poate fi indicat direct în convenția arbitrală sau poate fi desemnat potrivit mecanismului stabilit de părți.

Înainte de acceptarea însărcinării trebuie verificate:

• identitatea tuturor părților;

• reprezentanții și persoanele relevante;

• existența unor relații anterioare;

• eventualele conflicte de interese;

• disponibilitatea efectivă a arbitrului;

• experiența necesară soluționării cauzei;

• condițiile administrative și financiare ale mandatului.

Acceptarea însărcinării trebuie să fie separată de simpla propunere sau nominalizare.

3. Stabilirea regulilor procedurii

Părțile au o libertate importantă în stabilirea regulilor arbitrajului.

Ele pot conveni direct regulile aplicabile sau îi pot împuternici pe arbitri să le stabilească. În dreptul român, această autonomie privește, între altele, constituirea tribunalului arbitral, numirea și înlocuirea arbitrilor, termenul și locul arbitrajului, regulile procedurale și repartizarea cheltuielilor.

De regulă, la începutul cauzei se stabilesc:

• calendarul procedurii;

• termenele pentru cererea de arbitrare și întâmpinare;

• modalitatea de comunicare a documentelor;

• forma și structura înscrisurilor;

• regulile de administrare a probelor;

• necesitatea expertizelor;

• modul de desfășurare a ședințelor;

• regulile privind confidențialitatea;

• onorariul și celelalte cheltuieli.

4. Cererea de arbitrare și apărarea

Reclamantul formulează cererea de arbitrare și arată:

• ce solicită;

• împotriva cui formulează pretențiile;

• care sunt faptele relevante;

• care este temeiul juridic;

• pe ce probe se bazează;

• care este valoarea cererii.

Pârâtul primește posibilitatea de a formula întâmpinare, de a contesta pretențiile, de a invoca excepții și de a propune propriile probe.

Nicio soluție nu trebuie pronunțată fără ca fiecare parte să fi avut posibilitatea reală de a cunoaște și de a combate susținerile celeilalte părți.

5. Administrarea probelor

În funcție de natura cauzei, tribunalul arbitral poate analiza:

• contracte și acte adiționale;

• facturi și documente de plată;

• corespondență comercială;

• procese-verbale;

• rapoarte tehnice;

• declarații de martori;

• expertize;

• fotografii și înregistrări;

• date electronice;

• alte mijloace de probă admisibile.

Procedura poate fi adaptată astfel încât să fie administrate probele cu adevărat relevante, fără repetarea unor formalități inutile.

6. Dezbaterea litigiului

Părțile își prezintă argumentele, răspund întrebărilor tribunalului arbitral și formulează concluzii asupra faptelor, probelor și normelor juridice aplicabile.

Ședințele pot fi organizate fizic, online sau în format hibrid, atunci când regulile procedurii, natura cauzei și dreptul la apărare permit acest lucru.

7. Hotărârea arbitrală

După închiderea dezbaterilor, arbitrul unic sau tribunalul arbitral analizează cauza și pronunță hotărârea arbitrală.

Hotărârea trebuie să fie redactată în scris și să cuprindă, între altele, obiectul litigiului, susținerile părților, motivele de fapt și de drept ale soluției și dispozitivul.

În România, hotărârea arbitrală constituie titlu executoriu și poate fi executată silit asemenea unei hotărâri judecătorești. Ea nu este supusă unui apel obișnuit asupra fondului, dar poate fi atacată prin acțiune în anulare pentru motivele limitativ prevăzute de lege.

Care sunt beneficiile reale ale arbitrajului ad-hoc?

1. Părțile pot participa la alegerea arbitrului

În fața instanței judecătorești, părțile nu își aleg judecătorul.

În arbitraj, părțile pot stabili persoana arbitrului sau modalitatea prin care acesta va fi desemnat.

Acest lucru permite alegerea unei persoane care are:

• pregătirea juridică necesară;

• experiență profesională relevantă;

• înțelegerea domeniului în care a apărut litigiul;

• disponibilitatea necesară;

• capacitatea de a conduce o procedură complexă;

• independență față de părțile implicate.

Acesta este unul dintre cele mai importante avantaje ale arbitrajului, dar funcționează numai dacă alegerea este făcută responsabil și dacă arbitrul rămâne independent de partea care l-a propus.

2. Procedura poate fi adaptată cauzei

Arbitrajul ad-hoc permite construirea unei proceduri proporționale cu litigiul.

Un diferend privind o factură neachitată nu trebuie administrat la fel ca un litigiu tehnic privind proiectarea și executarea unei instalații industriale.

Părțile și tribunalul arbitral pot adapta:

• numărul etapelor scrise;

• durata termenelor;

• volumul documentelor;

• modalitatea de prezentare a probelor;

• numărul ședințelor;

• necesitatea unei expertize;

• utilizarea comunicărilor electronice;

• limba și locul procedurii.

Beneficiul real nu constă în eliminarea regulilor, ci în eliminarea regulilor care nu sunt necesare pentru cauza respectivă.

3. Calendarul poate fi mai ușor de controlat

Arbitrajul poate permite stabilirea, încă de la început, a unui calendar procedural cu termene cunoscute.

Părțile pot ști când trebuie depuse cererile, când vor fi administrate probele, când va avea loc ședința și care este termenul estimat pentru pronunțare.

Totuși, arbitrajul nu este automat rapid.

Durata depinde de:

• complexitatea litigiului;

• volumul probelor;

• disponibilitatea părților, a avocaților și a arbitrilor;

• existența expertizelor;

• respectarea termenelor;

• formularea unor cereri incidentale;

• cooperarea procedurală a participanților.

Avantajul real este posibilitatea unui management mai direct al timpului, nu promisiunea unei soluții instantanee.

4. Un nivel mai ridicat de discreție

Procedurile judiciare se desfășoară, ca regulă, într-un cadru public.

Arbitrajul permite gestionarea mai discretă a:

• contractelor comerciale;

• prețurilor și mecanismelor de calcul;

• informațiilor tehnice;

• strategiilor de afaceri;

• secretelor comerciale;

• relațiilor dintre parteneri;

• documentelor financiare;

• cauzelor care ar putea afecta reputația profesională.

Codul de procedură civilă prevede răspunderea arbitrului atunci când acesta divulgă, fără autorizarea părților, informațiile confidențiale cunoscute în această calitate.

Confidențialitatea trebuie însă organizată concret. Convenția arbitrală și regulile procedurii ar trebui să precizeze cine este obligat să păstreze confidențialitatea, ce informații sunt protejate și în ce situații divulgarea poate fi necesară potrivit legii.

5. Litigiul poate fi analizat de o persoană cu experiență relevantă

În cauzele comerciale și tehnice, înțelegerea domeniului poate reduce timpul necesar explicării noțiunilor de bază.

Un arbitru familiarizat cu domeniul litigiului poate înțelege mai ușor:

• structura contractului;

• practicile comerciale;

• documentația tehnică;

• succesiunea operațiunilor;

• natura prejudiciului;

• legătura dintre neexecutare și consecințele invocate.

Experiența de specialitate nu înlocuiește analiza juridică și administrarea probelor. Ea poate însă contribui la o procedură mai bine orientată asupra problemelor cu adevărat relevante.

6. Costurile pot deveni mai previzibile

În arbitraj, părțile pot cunoaște sau estima de la început:

• onorariul arbitrului;

• costurile administrative;

• cheltuielile pentru expertize;

• costurile ședințelor;

• cheltuielile de deplasare;

• costurile reprezentării juridice.

Arbitrajul ad-hoc poate evita anumite taxe administrative percepute de instituțiile permanente, dar presupune organizarea directă a procedurii.

Nu este corect să se afirme că arbitrajul este întotdeauna mai ieftin decât procesul în instanță.

În litigiile cu valoare redusă, costul arbitrului și al organizării procedurii poate fi disproporționat. În litigiile complexe sau de valoare ridicată, avantajul poate proveni din durata mai controlabilă, specializarea arbitrului și reducerea efectelor comerciale ale unui conflict prelungit.

Beneficiul real este posibilitatea construirii unui buget procedural proporțional, nu garantarea celui mai mic cost posibil.

7. Procedura poate fi organizată digital

Comunicarea actelor, transmiterea documentelor și anumite ședințe pot fi realizate prin mijloace electronice, dacă sunt respectate:

• identitatea participanților;

• dreptul fiecărei părți de a avea acces la documente;

• securitatea comunicărilor;

• integritatea probelor;

• confidențialitatea;

• egalitatea de tratament;

• posibilitatea efectivă de a participa.

Această organizare poate reduce deplasările, timpii administrativi și costurile logistice, mai ales atunci când părțile se află în localități sau state diferite.

8. Poate fi adecvat relațiilor comerciale internaționale

În contractele internaționale, părțile pot prefera un arbitru neutru, o limbă comună și un loc al arbitrajului care nu favorizează în mod evident niciuna dintre ele.

Recunoașterea și executarea hotărârilor arbitrale străine sunt reglementate în principal prin Convenția de la New York din 1958, la care toate statele membre ale Uniunii Europene sunt părți.

Executarea într-un alt stat nu este însă automată în orice situație. Ea depinde de convențiile internaționale aplicabile, de legislația statului în care se solicită executarea și de inexistența motivelor legale de refuz.

9. Același arbitru urmărește cauza de la început până la sfârșit

În cazul arbitrului unic, persoana care stabilește calendarul, analizează cererile procedurale, administrează probele și conduce dezbaterile este aceeași persoană care pronunță hotărârea.

Această continuitate poate facilita:

• cunoașterea aprofundată a dosarului;

• urmărirea coerentă a argumentelor;

• reducerea reluării explicațiilor;

• identificarea rapidă a problemelor esențiale;

• menținerea unei direcții procedurale unitare.

Beneficiul depinde de disponibilitatea reală, pregătirea și implicarea arbitrului.

Ce nu trebuie confundat cu arbitrajul?

Arbitrajul nu este mediere

Mediatorul ajută părțile să negocieze și să găsească singure o soluție.

Arbitrul analizează litigiul și pronunță o hotărâre obligatorie.

În mediere, rezultatul depinde de acordul final al părților. În arbitraj, soluția este stabilită de tribunalul arbitral.

Arbitrul nu este avocatul unei părți

Arbitrul nu formulează strategia reclamantului sau a pârâtului, nu oferă uneia dintre părți consultanță confidențială asupra fondului și nu urmărește obținerea unei soluții favorabile persoanei care l-a desemnat.

Independența și imparțialitatea sunt condiții ale exercitării misiunii arbitrale.

Arbitrajul ad-hoc nu este arbitraj instituționalizat

În arbitrajul instituționalizat, o instituție permanentă oferă cadrul administrativ și aplică propriul regulament.

În arbitrajul ad-hoc, procedura este organizată pentru cauza respectivă, de părți și de tribunalul arbitral, potrivit convenției arbitrale și legii aplicabile.

Arbitraj-adhoc.ro nu este o curte de arbitraj și nu reprezintă o instituție permanentă de arbitraj.

Site-ul prezintă activitatea profesională a unei persoane care poate analiza propuneri de desemnare în calitate de arbitru unic sau de membru al unui tribunal arbitral format din mai mulți arbitri.

Când poate fi arbitrajul ad-hoc o alegere potrivită?

Arbitrajul ad-hoc poate fi adecvat atunci când:

• părțile au încheiat o convenție arbitrală valabilă;

• litigiul privește drepturi asupra cărora părțile pot dispune;

• cauza are caracter comercial, contractual, patrimonial sau tehnic;

• părțile doresc să participe la alegerea arbitrului;

• este utilă experiența într-un anumit domeniu;

• confidențialitatea este importantă;

• părțile doresc un calendar adaptat cauzei;

• contractul implică persoane din localități sau state diferite;

• valoarea și complexitatea litigiului justifică această procedură;

• părțile pot susține costurile arbitrajului;

• este necesară o hotărâre obligatorie, nu doar facilitarea unei negocieri.

Când poate să nu fie alegerea potrivită?

Arbitrajul poate să nu fie adecvat atunci când:

• nu există o convenție arbitrală valabilă;

• litigiul nu este arbitrabil;

• este necesară soluționarea unor drepturi asupra cărora părțile nu pot dispune;

• una dintre părți urmărește în principal crearea unui precedent public;

• litigiul are valoare redusă, iar costurile arbitrajului ar fi disproporționate;

• este necesară implicarea obligatorie a unor terți care nu sunt legați de convenția arbitrală;

• sunt necesare măsuri care pot fi dispuse numai sau mai eficient de instanța judecătorească;

• convenția arbitrală este neclară și părțile nu cooperează pentru organizarea procedurii;

• una dintre părți nu poate suporta costurile inițiale;

• există un dezechilibru contractual care afectează validitatea acordului arbitral.

Înainte de alegerea arbitrajului trebuie analizate natura cauzei, convenția arbitrală, costurile, probele necesare și posibilitatea executării hotărârii.

Mituri frecvente despre arbitraj

„Arbitrajul este întotdeauna mai rapid.”

Nu neapărat.

Poate fi mai rapid dacă procedura este bine organizată, arbitrul este disponibil, iar părțile respectă calendarul. O cauză complexă, cu multe probe și incidente procedurale, poate dura semnificativ.

„Arbitrajul este întotdeauna mai ieftin.”

Nu.

Părțile suportă onorariul arbitrului și cheltuielile organizării procedurii.

Avantajul financiar trebuie analizat în raport cu valoarea cauzei, durata estimată și costurile indirecte ale litigiului.

„Arbitrul desemnat de mine mă reprezintă.”

Fals.

Orice arbitru trebuie să fie independent și imparțial, inclusiv atunci când a fost desemnat la propunerea uneia dintre părți.

„Prin arbitraj se poate soluționa orice litigiu.”

Fals.

Legea exclude de la arbitraj anumite categorii de litigii și drepturi asupra cărora părțile nu pot dispune.

„Hotărârea arbitrală este doar o recomandare.”

Fals.

Hotărârea arbitrală soluționează litigiul și, în condițiile legii, poate fi pusă în executare.

În România, aceasta constituie titlu executoriu și se execută silit asemenea unei hotărâri judecătorești.

„Nu există niciun control asupra hotărârii arbitrale.”

Fals.

Hotărârea nu este supusă unui apel obișnuit prin care cauza să fie rejudecată integral, însă legea permite introducerea acțiunii în anulare pentru motive determinate, precum lipsa unei convenții arbitrale valabile, constituirea necorespunzătoare a tribunalului arbitral sau încălcarea unor garanții procedurale esențiale.

De ce contează alegerea arbitrului?

Flexibilitatea arbitrajului poate deveni un avantaj numai dacă procedura este condusă cu fermitate, echilibru și rigoare.

La alegerea arbitrului trebuie avute în vedere:

• independența și imparțialitatea;

• experiența juridică;

• cunoașterea domeniului litigiului;

• capacitatea de organizare;

• disponibilitatea reală;

• aptitudinea de a analiza probe complexe;

• claritatea comunicării;

• respectarea confidențialității;

• capacitatea de a redacta o hotărâre coerentă și motivată;

• absența conflictelor de interese.

O alegere corectă nu garantează câștigarea litigiului de către una dintre părți. Ea oferă premisele unei proceduri echilibrate și profesionist conduse.

Arbitrajul ad-hoc înseamnă libertate, dar și responsabilitate

Părțile beneficiază de libertatea de a stabili cine soluționează litigiul și cum va fi organizată procedura.

Această libertate implică și responsabilitatea de a adopta reguli clare privind:

• desemnarea arbitrului;

• comunicarea actelor;

• termenele procedurale;

• administrarea probelor;

• confidențialitatea;

• cheltuielile;

• locul și limba arbitrajului;

• forma ședințelor;

• pronunțarea și comunicarea hotărârii.

Un arbitraj bine pregătit poate oferi o procedură adaptată, coerentă și eficientă.

Un arbitraj pornit de la o clauză ambiguă, fără reguli suficient de clare și fără verificarea disponibilității arbitrului poate genera întârzieri și costuri suplimentare.

Doriți să propuneți desemnarea unui arbitru?

Pentru verificarea preliminară a disponibilității sunt necesare numai informațiile generale privind:

• identitatea părților;

• reprezentanții acestora;

• obiectul general al litigiului;

• valoarea estimată;

• existența convenției arbitrale;

• calitatea pentru care este propusă desemnarea;

• termenul în care este necesar răspunsul;

• locul și limba arbitrajului, dacă au fost stabilite.

În această etapă nu trebuie transmise argumente unilaterale asupra fondului litigiului și nici documente confidențiale care nu sunt necesare verificării incompatibilităților.

[VERIFICĂ DISPONIBILITATEA]

[TRANSMITE PROPUNEREA DE DESEMNARE]

[CITEȘTE REGULILE DE COMUNICARE]

Transmiterea unei solicitări sau nominalizarea unei persoane nu echivalează cu acceptarea însărcinării arbitrale. Acceptarea poate interveni numai după verificarea disponibilității, a competenței necesare, a eventualelor conflicte de interese și a condițiilor mandatului.

O procedură construită pentru litigiul concret

Arbitrajul ad-hoc oferă părților posibilitatea de a alege arbitrul, de a adapta regulile procedurii și de a stabili un calendar proporțional cu natura cauzei.

Beneficiile sale nu sunt automate. Ele depind de existența unei convenții arbitrale valabile, de alegerea unui arbitru independent și de organizarea riguroasă a procedurii.

[AFLĂ CUM POATE ÎNCEPE PROCEDURA]

[DESPRE ARBITRU]

Notă de informare

Conținutul acestei pagini are caracter general și informativ.

El nu reprezintă consultanță juridică oferită uneia dintre părți, nu anticipează soluția unui litigiu și nu constituie acceptarea unei însărcinări arbitrale.

Aplicabilitatea arbitrajului trebuie verificată separat pentru fiecare cauză, în raport cu legea, convenția arbitrală și circumstanțele concrete ale litigiului.