Numirea arbitrilor este etapa prin care convenția arbitrală devine funcțională.
În arbitrajul ad-hoc, părțile nu deleagă organizarea procedurii unei instituții arbitrale, ci trebuie să stabilească ele însele modul de constituire a tribunalului arbitral, regulile de procedură și soluțiile aplicabile în cazul unui blocaj.
O convenție arbitrală eficientă trebuie să reglementeze nu numai existența arbitrajului, ci și numărul arbitrilor, modalitatea de desemnare, termenele, acceptarea misiunii, înlocuirea și intervenția autorității competente atunci când mecanismul convenit nu funcționează.
Numărul arbitrilor
Părțile pot conveni ca litigiul să fie soluționat de un arbitru unic sau de mai mulți arbitri.
Dacă aleg un tribunal colegial, numărul arbitrilor trebuie să fie impar.
În lipsa unei prevederi privind numărul arbitrilor, tribunalul arbitral este format din trei arbitri.
Fiecare parte desemnează câte un arbitru, iar cei doi arbitri desemnați aleg supraarbitrul.
Dacă părțile doresc un arbitru unic, opțiunea trebuie menționată expres.
Dacă părțile aleg trei arbitri, convenția trebuie să descrie mecanismul de desemnare a arbitrului fiecărei părți și de alegere a supraarbitrului.
Desemnarea arbitrului unic
Arbitrul unic poate fi desemnat direct în convenția arbitrală sau poate fi ales ulterior, după apariția litigiului.
Desemnarea directă presupune indicarea persoanei prin nume și identificarea suficientă a acesteia.
Dacă arbitrul urmează să fie ales ulterior, convenția trebuie să prevadă un termen pentru acordul părților și soluția aplicabilă în cazul în care una dintre părți refuză să răspundă sau nu acceptă persoana propusă.
| Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu prezentul contract va fi soluționat definitiv prin arbitraj ad-hoc de un arbitru unic. Părțile vor încerca să ajungă la un acord asupra persoanei arbitrului unic în termen de 10 zile de la primirea notificării privind declanșarea procedurii arbitrale. În lipsa acordului în acest termen, partea interesată va putea solicita tribunalului competent de la locul arbitrajului să procedeze la numirea arbitrului unic. |
Dacă părțile doresc ca arbitrul să fie desemnat încă de la încheierea contractului, formularea trebuie să fie directă:
| Părțile îl desemnează prin prezenta convenție arbitrală pe domnul/doamna [nume complet], [date de identificare profesională], în calitate de arbitru unic pentru soluționarea litigiilor care intră în domeniul prezentei convenții. |
În această situație, pârâtul nu mai trebuie să accepte ulterior persoana arbitrului.
Acordul său rezultă din semnarea convenției arbitrale. Rămâne necesară acceptarea însărcinării de către arbitrul desemnat.
Desemnarea arbitrilor într-un tribunal de trei arbitri
În cazul tribunalului format din trei arbitri, fiecare parte desemnează câte un arbitru.
Cei doi arbitri desemnați aleg supraarbitrul, care va participa la deliberare împreună cu ceilalți membri ai tribunalului arbitral.
Este recomandabil ca fiecare parte să desemneze și un supleant pentru arbitrul său, iar cei doi arbitri să desemneze un supleant pentru supraarbitru.
Supleantul poate evita reluarea întregii proceduri în cazul în care arbitrul principal nu acceptă însărcinarea, se abține, este recuzat sau nu își mai poate exercita funcția.
| Tribunalul arbitral va fi format din trei arbitri. Fiecare parte va desemna câte un arbitru și câte un supleant. Cei doi arbitri desemnați vor alege supraarbitrul și supleantul acestuia în termen de 10 zile de la data ultimei acceptări a însărcinării. Toți arbitrii trebuie să fie independenți și imparțiali față de părți și față de obiectul litigiului. |
Conținutul notificării privind numirea
Partea care declanșează procedura de numire trebuie să transmită celeilalte părți o notificare scrisă.
Notificarea trebuie să permită identificarea arbitrului propus și să ofere celeilalte părți suficiente informații pentru a formula un răspuns.
Notificarea trebuie să indice numele arbitrului propus, domiciliul sau sediul profesional, datele disponibile privind experiența și calificarea sa, pretențiile formulate și temeiul acestora.
Trebuie indicat și termenul în care cealaltă parte trebuie să răspundă.
Notificarea trebuie transmisă printr-un mijloc care permite dovedirea expedierii, a primirii și a conținutului comunicării.
Dovada comunicării poate fi esențială într-o cerere ulterioară adresată tribunalului pentru înlăturarea blocajului.
Termenele de desemnare și acceptare
În cazul în care părțile nu convin altfel, partea căreia i s-a solicitat să se pronunțe asupra arbitrului unic trebuie să răspundă în termen de 10 zile de la primirea comunicării.
Acceptarea însărcinării de către arbitrul propus trebuie făcută în scris și comunicată părților în termen de 5 zile de la primirea propunerii de numire.
În cazul tribunalului format din trei arbitri, cei doi arbitri desemnați trebuie să numească supraarbitrul și supleantul acestuia în termen de 10 zile de la ultima acceptare a însărcinării.
| Etapa | Termen | Consecință |
|---|---|---|
| Răspunsul la propunerea privind arbitrul unic | 10 zile de la primirea comunicării, dacă părțile nu au stabilit alt termen | Acceptarea persoanei propuse sau indicarea unei alte persoane |
| Acceptarea însărcinării | 5 zile de la primirea propunerii | Asumarea în scris a misiunii arbitrale |
| Desemnarea supraarbitrului | 10 zile de la ultima acceptare | Completarea tribunalului arbitral |
| Înlocuirea arbitrului | Potrivit mecanismului aplicabil numirii | Continuarea procedurii fără reluarea arbitrajului |
Momentul constituirii tribunalului arbitral
Tribunalul arbitral se consideră constituit la data acceptării însărcinării de către arbitrul unic sau, în cazul tribunalului colegial, la data ultimei acceptări de către arbitru ori supraarbitru.
Data acceptării este data expedierii comunicării către părți.
Această regulă este importantă deoarece de la constituirea tribunalului se calculează, în lipsa unei convenții contrare, termenul pentru pronunțarea hotărârii arbitrale.
Înainte de această dată, nu există încă un tribunal arbitral complet constituit.
Desemnarea unei persoane de către una dintre părți nu este suficientă pentru constituirea tribunalului dacă acceptarea misiunii nu a fost comunicată în condițiile legii.
Refuzul și tăcerea unei părți
Refuzul expres și tăcerea părții pot produce același efect procedural atunci când împiedică formarea tribunalului arbitral.
Partea diligentă nu poate numi singură arbitrul care trebuia acceptat sau desemnat de cealaltă parte, cu excepția cazului în care convenția arbitrală a prevăzut anterior o desemnare directă sau un mecanism unilateral valabil.
În cazul unei simple propuneri ulterioare, tăcerea pârâtului nu echivalează automat cu acceptarea arbitrului.
Ea poate demonstra însă necooperarea și poate permite sesizarea tribunalului competent pentru realizarea numirii.
În cazul în care arbitrul unic a fost desemnat nominal prin convenția arbitrală semnată de ambele părți, opoziția ulterioară a pârâtului nu înlătură, prin ea însăși, desemnarea contractuală.
Pârâtul și-a exprimat deja acordul asupra persoanei arbitrului prin semnarea convenției.
Distincția dintre desemnarea contractuală directă și propunerea ulterioară este esențială.
În prima situație, arbitrul este deja desemnat de părți.
În a doua situație, este necesar fie acordul ulterior, fie intervenția autorității competente.
Intervenția tribunalului în caz de blocaj
Dacă părțile nu se înțeleg asupra arbitrului unic, dacă una dintre ele nu își desemnează arbitrul sau dacă cei doi arbitri nu ajung la un acord asupra supraarbitrului, partea interesată poate sesiza tribunalul din circumscripția locului arbitrajului.
Tribunalul soluționează cererea de urgență, potrivit procedurii ordonanței președințiale, cu citarea părților.
Încheierea se pronunță în termen de 10 zile de la sesizare și nu este supusă niciunei căi de atac.
Instanța nu soluționează litigiul principal și nu verifică temeinicia pretențiilor.
Ea verifică existența convenției arbitrale, mecanismul de numire, comunicările efectuate, expirarea termenelor și existența blocajului.
Dacă persoana propusă de una dintre părți îndeplinește condițiile legale și convenționale, instanța o poate desemna.
Totuși, instanța nu este obligată să aleagă automat persoana propusă.
Ea trebuie să respecte convenția arbitrală, egalitatea părților și cerințele de independență și imparțialitate.
Intervenția instanței completează mecanismul de constituire a tribunalului arbitral.
Ea nu transformă arbitrajul ad-hoc într-un arbitraj organizat de o instituție și nu schimbă voința părților cu privire la forma arbitrajului.
Criteriile de numire a arbitrului
Codul de procedură civilă nu instituie o listă oficială sau un registru obligatoriu din care tribunalul să aleagă arbitrul în arbitrajul ad-hoc.
Poate fi arbitru orice persoană fizică având capacitate deplină de exercițiu, dacă îndeplinește și condițiile suplimentare stabilite de părți.
Convenția poate prevedea experiență într-un anumit domeniu, o calificare profesională, cunoașterea unei anumite limbi sau alte cerințe compatibile cu natura misiunii arbitrale.
Persoana desemnată trebuie să fie independentă și imparțială.
Instanța poate ține seama de relațiile profesionale, comerciale sau personale relevante, de experiența profesională și de capacitatea efectivă a persoanei de a îndeplini misiunea.
Instanța nu poate selecta arbitrul pe baza unei presupuse orientări favorabile uneia dintre părți și nu poate anticipa modul în care acesta va soluționa litigiul.
Desemnarea directă a arbitrului în convenție
Atunci când părțile doresc să elimine riscul unui acord ulterior, pot desemna direct arbitrul unic în convenția arbitrală.
Este recomandabil să fie indicat și un supleant, precum și o procedură pentru situația în care nici arbitrul principal, nici supleantul nu pot accepta misiunea.
| Părțile îl desemnează prin prezenta convenție arbitrală pe domnul/doamna [nume complet] în calitate de arbitru unic. Pentru cazul în care acesta/aceasta nu acceptă însărcinarea, se abține, este recuzat(ă), renunță la misiune, decedează sau este în imposibilitate de a o îndeplini, părțile îl/o desemnează pe domnul/doamna [nume complet] în calitate de arbitru supleant. |
O astfel de clauză nu trebuie confundată cu o clauză prin care reclamanta ar primi dreptul de a alege singură arbitrul după apariția litigiului.
Desemnarea directă trebuie să rezulte din acordul ambelor părți, iar mecanismul nu trebuie să confere uneia dintre ele un privilegiu incompatibil cu egalitatea procedurală.
Înlocuirea arbitrului
Arbitrul poate fi înlocuit în cazul recuzării, abținerii, revocării, renunțării, decesului sau imposibilității de a-și îndeplini misiunea.
Înlocuirea se realizează potrivit regulilor aplicabile numirii arbitrului inițial.
Dacă există un supleant desemnat, acesta poate prelua misiunea după acceptarea sa.
În lipsa unui supleant, trebuie aplicat mecanismul convenit sau trebuie sesizată autoritatea competentă.
Înlocuirea arbitrului poate ridica problema actelor de procedură deja efectuate.
Convenția arbitrală poate stabili dacă procedura continuă în stadiul în care se află sau dacă anumite acte trebuie refăcute pentru protejarea dreptului la apărare.
Riscul unei clauze neclare
O clauză care prevede doar că litigiile vor fi soluționate „prin arbitraj” nu este suficientă pentru a preveni disputele privind constituirea tribunalului.
De asemenea, este riscantă formularea potrivit căreia „reclamanta va alege arbitrul unic”, fără să se prevadă acordul pârâtului sau un mecanism neutru de numire în lipsa acordului.
O asemenea clauză poate fi considerată un privilegiu unilateral și poate genera o problemă de validitate sau de aplicare.
Clauza trebuie să stabilească în mod coerent numărul arbitrilor, persoana sau procedura de desemnare, termenul pentru acceptare, supleantul, autoritatea competentă în caz de blocaj, locul arbitrajului, limba și regulile procedurale aplicabile.
Concluzie
În arbitrajul ad-hoc, părțile au libertatea de a desemna direct arbitrul unic sau de a stabili un mecanism de alegere ulterioară.
Dacă arbitrul este indicat nominal în convenția arbitrală semnată de ambele părți, tăcerea sau opoziția ulterioară a uneia dintre ele nu anulează automat desemnarea.
Dacă arbitrul trebuie ales ulterior, tăcerea sau refuzul unei părți poate bloca temporar constituirea tribunalului, dar nu împiedică definitiv arbitrajul.
Partea interesată poate sesiza tribunalul competent pentru numirea arbitrului unic, a arbitrului părții pasive sau a supraarbitrului.
Prevenirea blocajelor depinde de precizia convenției arbitrale.
Desemnarea nominală, indicarea unui supleant, stabilirea termenelor și reglementarea intervenției tribunalului sunt elementele care permit continuarea arbitrajului fără transformarea sa într-o procedură de drept comun.