În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, desemnarea persoanei care va soluționa litigiul și acceptarea misiunii arbitrale sunt două momente distincte.
Faptul că arbitrul a fost indicat în convenția arbitrală sau propus ulterior de una dintre părți nu înseamnă că acesta a acceptat deja însărcinarea.
Acceptarea reprezintă actul prin care arbitrul își asumă misiunea de a soluționa litigiul.
Ea trebuie corelată cu verificarea independenței și imparțialității, deoarece arbitrul nu poate accepta în mod efectiv o misiune despre care cunoaște că este afectată de o cauză de incompatibilitate sau de recuzare.
Acceptarea misiunii de arbitru
Acceptarea însărcinării de arbitru trebuie să fie făcută în scris și comunicată părților în termen de 5 zile de la primirea propunerii de numire.
Comunicarea se poate face prin poștă, fax, poștă electronică sau prin orice alt mijloc care asigură transmiterea textului actului și confirmarea primirii acestuia.
Regula se aplică în mod direct situației în care arbitrul este propus după apariția litigiului.
În cazul arbitrului unic desemnat nominal chiar prin convenția arbitrală, este recomandabil ca, după apariția litigiului, partea interesată să îi transmită o notificare formală prin care îi comunică declanșarea procedurii și îi solicită confirmarea acceptării misiunii.
Această comunicare este utilă chiar dacă persoana a fost desemnată prin contract. Ea fixează momentul la care arbitrul a luat cunoștință de litigiul concret, permite verificarea termenului de acceptare și creează o dovadă clară privind asumarea sau refuzul misiunii.
Ce conține acceptarea
Codul de procedură civilă nu instituie un formular standard și nu enumeră toate mențiunile pe care trebuie să le conțină acceptarea.
Cerința legală minimă este ca acceptarea să fie exprimată în scris și comunicată părților în termenul aplicabil.
Pentru a evita orice incertitudine, documentul de acceptare ar trebui să identifice arbitrul, părțile și contractul din care rezultă litigiul, să indice convenția arbitrală și să cuprindă o declarație expresă de acceptare a misiunii.
Este recomandabil ca documentul să menționeze și data primirii propunerii sau a notificării, data acceptării, datele de contact ale arbitrului, locul comunicării și faptul că declarația este transmisă tuturor părților.
Acceptarea trebuie să fie neechivocă.
O formulare prin care arbitrul declară doar că este disponibil pentru o discuție preliminară sau că analizează posibilitatea de a prelua cauza nu reprezintă, în mod necesar, acceptarea însărcinării.
| Subsemnatul/Subsemnata [nume complet], în legătură cu litigiul dintre [părți], izvorât din contractul nr. [număr] și supus convenției arbitrale cuprinse în [contract/anexă], declar că accept însărcinarea de arbitru unic. Declar că am luat cunoștință de obiectul litigiului și de regulile procedurale aplicabile și că sunt disponibil(ă) să îndeplinesc misiunea arbitrală în condițiile convenției arbitrale și ale legii. Prezenta acceptare este comunicată părților la data de [data], prin [mijlocul de comunicare]. Data, semnătura și datele de contact ale arbitrului |
Acceptarea și declarația de independență
Acceptarea misiunii și declarația de independență și imparțialitate pot fi cuprinse în același document sau în documente distincte.
Separarea lor poate fi utilă atunci când părțile doresc ca acceptarea să fie ușor de identificat, iar împrejurările relevante pentru independență și imparțialitate să fie prezentate într-o anexă detaliată.
Acceptarea răspunde întrebării dacă arbitrul își asumă misiunea.
Declarația de independență și imparțialitate răspunde întrebării dacă, la momentul acceptării, există împrejurări cunoscute de arbitru care pot pune la îndoială aptitudinea sa de a soluționa litigiul în mod independent și imparțial.
În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, această declarație are o importanță deosebită.
Nu există o instituție care să verifice în prealabil candidatura și nici o autoritate administrativă care să centralizeze declarațiile arbitrului.
Părțile trebuie să primească direct informațiile necesare pentru a evalua eventualele conflicte de interese.
Conținutul declarației de independență și imparțialitate
Legea nu impune o declarație tipizată, însă documentul trebuie să ofere părților suficiente informații pentru a putea aprecia dacă există o cauză de incompatibilitate sau de recuzare.
Declarația ar trebui să cuprindă confirmarea că arbitrul nu cunoaște, la data semnării, împrejurări care să pună la îndoială independența sau imparțialitatea sa.
Confirmarea trebuie formulată cu raportare la informațiile cunoscute de arbitru la acel moment, fără a se transforma într-o garanție absolută privind inexistența oricărei legături prezente sau viitoare.
În cazul în care există împrejurări relevante, acestea trebuie descrise concret.
Nu este suficientă o mențiune generală de tipul „există anumite relații profesionale” dacă părțile nu pot înțelege natura, durata și intensitatea relației.
| Element | Conținut recomandabil | Scop |
|---|---|---|
| Identificarea cauzei | Părțile, contractul și convenția arbitrală | Delimitarea exactă a misiunii |
| Independența | Declarația privind lipsa unor interese sau legături relevante cu părțile și obiectul litigiului | Verificarea poziției externe a arbitrului față de litigiu |
| Imparțialitatea | Declarația privind lipsa unei opinii preconcepute sau a unui interes personal în soluția cauzei | Protejarea neutralității procesului decizional |
| Dezvăluiri | Prezentarea concretă a oricărei împrejurări care poate genera o îndoială legitimă | Permiterea unei evaluări reale de către părți |
| Obligația ulterioară | Angajamentul de a informa imediat părțile dacă apare sau este cunoscută ulterior o cauză relevantă | Asigurarea transparenței pe toată durata misiunii |
Împrejurările care trebuie dezvăluite
Arbitrul trebuie să informeze părțile atunci când cunoaște existența unei cauze care poate pune la îndoială independența și imparțialitatea sa.
Codul menționează, între altele, legături comerciale directe cu una dintre părți, raporturi de muncă sau de serviciu, existența unui interes al unei persoane juridice în organele căreia arbitrul se află și prestarea anterioară de consultanță, asistență, reprezentare sau mărturie pentru una dintre părți.
În concret, dezvăluirea poate privi relații profesionale recente, colaborări cu avocații părților, interese comune în societăți, participarea la proiecte cu una dintre părți, exprimarea publică a unei opinii asupra litigiului sau implicarea anterioară în analiza raportului juridic dintre părți.
Nu orice contact profesional constituie automat o cauză de recuzare.
Relevanța sa se apreciază în funcție de natura relației, durata acesteia, intensitatea legăturii, proximitatea față de litigiu și aparența obiectivă creată pentru o parte rezonabilă.
Arbitrul nu trebuie să dezvăluie informații confidențiale obținute într-o altă misiune profesională.
El trebuie însă să comunice existența unei relații relevante într-o formă care protejează confidențialitatea, dar permite părților să evalueze conflictul de interese.
De ce obligația de dezvăluire este continuă
Independența și imparțialitatea nu sunt condiții verificate o singură dată, la semnarea acceptării.
Ele trebuie să existe pe întreaga durată a misiunii arbitrale.
După acceptare, arbitrul poate începe o relație profesională cu una dintre părți, poate fi solicitat să ofere consultanță într-o chestiune apropiată de litigiul arbitral, poate dobândi un interes într-o societate implicată sau poate afla despre o relație anterioară care nu îi era cunoscută la data acceptării.
În asemenea situații, obligația de dezvăluire se activează imediat ce arbitrul cunoaște împrejurarea.
Art. 562 Cod procedură civilă prevede că persoana care știe că există o cauză de recuzare trebuie să înștiințeze părțile și pe ceilalți arbitri înainte de acceptarea însărcinării, iar dacă această cauză apare după acceptare, trebuie să o comunice de îndată ce a cunoscut-o.
Această regulă arată că declarația inițială nu epuizează obligația arbitrului.
Ea reprezintă fotografia situației cunoscute la data acceptării, în timp ce dezvăluirile ulterioare asigură actualizarea continuă a acestei situații.
Obligația continuă este importantă în special în arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic.
În lipsa altor arbitri care să observe apariția unei situații relevante, arbitrul unic trebuie să își monitorizeze permanent propria poziție față de părți și de obiectul litigiului.
Ce se întâmplă după dezvăluire
Dezvăluirea unei împrejurări nu înseamnă automat că arbitrul trebuie să renunțe la misiune.
Părțile trebuie să primească informația și să aibă posibilitatea de a decide dacă formulează o cerere de recuzare.
Potrivit Codului de procedură civilă, arbitrul care a comunicat existența unei cauze de recuzare nu poate participa la judecarea litigiului decât dacă părțile, informate în condițiile legii, comunică în scris că înțeleg să nu ceară recuzarea.
Chiar și în această situație, arbitrul are dreptul să se abțină.
Acceptarea de către părți a continuării misiunii trebuie să fie expresă și scrisă.
Tăcerea părților nu trebuie tratată ca o renunțare automată la dreptul de a recuza arbitrul.
Arbitrul poate aprecia că, deși partea nu a formulat o cerere de recuzare, împrejurarea dezvăluită afectează suficient încrederea în neutralitatea sa pentru a justifica abținerea.
Abținerea produce efecte la data formulării sale, fără o altă formalitate.
Recuzarea și termenul de 10 zile
Recuzarea trebuie cerută, sub sancțiunea decăderii, în termen de 10 zile de la data la care partea a cunoscut numirea arbitrului sau, după caz, de la data la care a cunoscut cauza de recuzare.
În cazul unei dezvăluiri făcute după acceptare, termenul curge de la cunoașterea de către parte a împrejurării comunicate.
Pentru acest motiv, comunicarea trebuie să fie suficient de clară pentru a permite identificarea faptului care ar putea afecta independența sau imparțialitatea arbitrului.
Cererea de recuzare se soluționează de tribunalul competent de la locul arbitrajului, cu citarea părților și a arbitrului recuzat.
Soluția se pronunță prin încheiere care nu este supusă niciunei căi de atac.
În arbitrajul cu arbitru unic, recuzarea este cu atât mai sensibilă deoarece înlăturarea arbitrului poate împiedica desfășurarea procedurii până la desemnarea unui înlocuitor.
Din acest motiv, anexa la contract ar trebui să prevadă un supleant sau un mecanism clar de înlocuire.
Efectele lipsei declarației sau ale dezvăluirii tardive
Lipsa unui document intitulat „declarație de independență” nu înseamnă, prin ea însăși, că arbitrul este lipsit de independență sau că acceptarea este nulă.
Ceea ce contează este respectarea obligației legale de informare și existența efectivă a împrejurărilor relevante.
În schimb, omiterea unei împrejurări pe care arbitrul o cunoștea poate afecta încrederea legitimă a părților și poate fundamenta recuzarea.
În funcție de momentul în care cauza devine cunoscută și de reacția părții, problema poate influența și validitatea ulterioară a procedurii arbitrale.
Un arbitrul care acceptă misiunea și refuză ulterior fără justificare să o îndeplinească poate răspunde pentru prejudiciul cauzat, în condițiile legii.
Aceeași răspundere poate interveni dacă arbitrul nu participă fără motiv justificat la judecarea litigiului, nu pronunță hotărârea în termen sau încalcă cu rea-credință ori gravă neglijență alte îndatoriri care îi revin.
În cazul în care arbitrul nu mai poate continua misiunea, acesta este înlocuit potrivit regulilor stabilite pentru numirea sa.
Dacă există un supleant, acesta poate prelua însărcinarea după acceptarea proprie. În lipsa unui supleant, poate fi necesară o nouă numire sau intervenția tribunalului competent.
Acceptarea în cazul arbitrului desemnat direct prin contract
Atunci când arbitrul unic este indicat nominal în convenția arbitrală semnată de ambele părți, pârâtul nu trebuie să își exprime din nou acordul asupra persoanei arbitrului după apariția litigiului.
Acordul său rezultă din convenția arbitrală.
Rămâne însă necesară acceptarea misiunii de către arbitrul desemnat.
Desemnarea contractuală și acceptarea arbitrului au funcții diferite: prima exprimă acordul părților asupra persoanei, iar a doua exprimă asumarea efectivă a misiunii de către arbitru.
| Părțile îl desemnează prin prezenta convenție arbitrală pe domnul/doamna [nume complet] în calitate de arbitru unic pentru toate litigiile care intră în domeniul prezentei convenții. După primirea notificării privind declanșarea procedurii arbitrale, arbitrul va comunica părților, în scris, acceptarea însărcinării, declarația de independență și imparțialitate și confirmarea disponibilității sale. Arbitrul va avea obligația de a comunica de îndată orice împrejurare nouă sau cunoscută ulterior care poate pune la îndoială independența ori imparțialitatea sa. |
Acceptarea în cazul arbitrului propus ulterior
Dacă arbitrul nu este desemnat în convenție, ci este propus ulterior de reclamantă, propunerea trebuie comunicată pârâtului în cadrul procedurii de numire.
În această situație, pârâtul poate accepta persoana propusă, poate indica o altă persoană, potrivit mecanismului convenit, sau poate să nu răspundă.
Tăcerea pârâtului nu echivalează automat cu acceptarea arbitrului propus.
Ea poate constitui însă un refuz implicit de cooperare și poate permite părții interesate să sesizeze tribunalul competent pentru numirea arbitrului unic.
Dacă instanța numește arbitrul propus de reclamantă, persoana respectivă trebuie să accepte separat misiunea și să transmită declarația privind independența, imparțialitatea și disponibilitatea. Încheierea instanței suplimentează lipsa acordului părților, dar nu poate obliga arbitrul să accepte misiunea.
Momentul producerii efectelor
Acceptarea produce efecte procedurale atunci când este exprimată în scris și comunicată părților printr-un mijloc care permite dovedirea transmiterii și a primirii.
În cazul arbitrului unic, acceptarea marchează asumarea misiunii și permite constituirea tribunalului arbitral în forma convenită.
În cazul unui tribunal format din mai mulți arbitri, tribunalul se constituie la data ultimei acceptări.
În cazul arbitrului unic, momentul relevant este acceptarea sa, nu simpla desemnare prin contract sau transmiterea unei propuneri de către reclamantă.
De la acest moment trebuie calculat termenul de soluționare a arbitrajului, dacă legea sau convenția arbitrală nu stabilește un alt regim.
Înainte de acceptare, persoana indicată în convenție nu poate fi tratată ca tribunal arbitral constituit și nu poate administra în mod valabil procedura pe fond.
Acceptarea nu produce însă efectul de a valida o convenție arbitrală nulă, un litigiu nearbitrabil sau o desemnare contrară condițiilor imperative privind egalitatea părților.
Arbitrul trebuie să verifice și competența tribunalului arbitral, în limitele atribuțiilor sale, iar părțile își păstrează dreptul de a formula excepțiile și obiecțiile procedurale prevăzute de lege.
Model de document complet
|
DECLARAȚIE DE ACCEPTARE, INDEPENDENȚĂ, IMPARȚIALITATE ȘI DISPONIBILITATE Subsemnatul/Subsemnata [nume complet], în legătură cu litigiul dintre [identificarea părților], izvorât din contractul nr. [număr] și supus convenției arbitrale încheiate la data de [data], declar următoarele: Accept însărcinarea de arbitru unic pentru soluționarea litigiului și confirm că am luat cunoștință de convenția arbitrală, de obiectul litigiului și de regulile procedurale aplicabile. La data semnării prezentei, nu cunosc nicio împrejurare care să pună la îndoială independența sau imparțialitatea mea față de părți, reprezentanții acestora, obiectul litigiului ori rezultatul procedurii, cu excepția următoarelor împrejurări, pe care le dezvălui în mod expres: [mențiuni detaliate sau „nu există împrejurări de dezvăluit”]. Confirm că nu am prestat consultanță, asistență sau reprezentare uneia dintre părți în legătură cu litigiul, cu excepția situației descrise mai jos: [mențiuni, dacă este cazul]. Mă oblig să informez de îndată părțile cu privire la orice împrejurare care apare sau devine cunoscută ulterior și care poate pune la îndoială independența ori imparțialitatea mea. Confirm disponibilitatea de a îndeplini misiunea arbitrală în condițiile convenției arbitrale și ale legii. Data, semnătura, adresa profesională și datele de contact ale arbitrului |
Concluzie
Acceptarea misiunii este actul scris prin care arbitrul își asumă însărcinarea.
Ea trebuie comunicată părților în termen de 5 zile de la primirea propunerii de numire, printr-un mijloc care permite dovedirea transmiterii și a primirii.
În cazul arbitrului unic desemnat direct prin convenția arbitrală, pârâtul nu trebuie să își dea acordul din nou după apariția litigiului.
Este însă necesară acceptarea misiunii de către arbitrul desemnat, precum și comunicarea unei declarații privind independența, imparțialitatea și disponibilitatea.
Declarația de independență nu este un formular rigid impus de lege, ci instrumentul prin care arbitrul pune în aplicare obligația de transparență și de dezvăluire.
Ea trebuie să prezinte atât lipsa cauzelor cunoscute de incompatibilitate, cât și orice împrejurare concretă care poate genera o îndoială legitimă.
Obligația de dezvăluire este continuă.
Arbitrul trebuie să informeze părțile înainte de acceptare cu privire la cauzele cunoscute și de îndată ce află despre o cauză apărută sau cunoscută după acceptare. În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, respectarea acestei obligații este esențială pentru menținerea încrederii în procedură și pentru reducerea riscului de recuzare, înlocuire sau contestare ulterioară a hotărârii arbitrale.