Ședința de arbitrare reprezintă cadrul procedural în care tribunalul arbitral administrează probele, ascultă susținerile părților și soluționează incidentele necesare pregătirii și dezbaterii litigiului. În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, organizarea ședințelor poate fi adaptată particularităților cauzei, cu respectarea convenției arbitrale, a regulilor stabilite de părți și a principiilor fundamentale ale procesului civil.
Audierea online prin videoconferință este o modalitate de desfășurare a activităților arbitrale la distanță.
Ea nu schimbă natura arbitrajului și nu reduce exigențele privind contradictorialitatea, egalitatea părților, dreptul la apărare și administrarea nemijlocită a probelor.
Cadrul procedural al ședințelor arbitrale
Arbitrajul are caracter privat, iar părțile și tribunalul arbitral pot stabili reguli procedurale derogatorii de la dreptul comun.
Libertatea procedurală nu este însă nelimitată.
Regulile convenite nu pot contraveni ordinii publice sau dispozițiilor imperative ale legii, iar principiile fundamentale ale procesului civil se aplică în mod corespunzător.
Părțile pot stabili prin convenția arbitrală regulile aplicabile procedurii sau pot împuternici arbitrul unic să le stabilească.
Dacă nu există o asemenea prevedere, se aplică regulile speciale din materia arbitrajului și, în completare, celelalte dispoziții relevante ale Codului de procedură civilă.
Într-un arbitraj ad-hoc, regulile procedurale pot fi stabilite prin convenția arbitrală, printr-un act procedural ulterior sau printr-o încheiere a arbitrului unic.
Este recomandabil ca regulile să fie clarificate la începutul procedurii, deoarece lipsa unor reguli privind ședințele și audierile online poate genera incidente asupra validității procedurii.
Ședința preliminară
„Ședința preliminară” nu este denumirea unei instituții procedurale distincte reglementate ca atare de Codul de procedură civilă în materia arbitrajului.
În practică, expresia desemnează o conferință procedurală sau primul termen la care arbitrul unic și părțile stabilesc modul concret de desfășurare a arbitrajului.
În cadrul acestei ședințe pot fi clarificate obiectul și limitele litigiului, excepțiile procesuale, componența tribunalului arbitral, sediul arbitrajului, limba procedurii, modalitatea de comunicare, probele propuse, calendarul procedural și necesitatea unei audieri finale.
Arbitrul unic poate utiliza această etapă pentru a separa aspectele necontestate de cele contestate și pentru a identifica probele care necesită administrare orală.
În cauzele cu volum mare de înscrisuri, o asemenea delimitare poate evita audierea inutilă a martorilor sau repetarea unor argumente deja prezentate în scris.
Ședința preliminară poate avea loc fizic, prin videoconferință sau prin schimb de comunicări scrise, în funcție de complexitatea cauzei și de acordul părților.
Dacă este organizată online, modalitatea de acces și consecințele unei eventuale neparticipări trebuie comunicate în timp util.
Stabilirea calendarului procedural
Calendarul procedural este instrumentul prin care arbitrul unic organizează succesiv actele și termenele procedurii.
El poate include termenul pentru depunerea întâmpinării, cererea reconvențională, indicarea probelor, depunerea înscrisurilor, declarațiile scrise ale martorilor, raportul de expertiză, răspunsurile la raport, audierea martorilor și experților, concluziile scrise și dezbaterea finală.
Calendarul trebuie să ofere fiecărei părți un interval rezonabil pentru pregătirea apărării.
Stabilirea unor termene foarte scurte, fără justificare și fără posibilitatea de a răspunde probelor sau susținerilor celeilalte părți, poate afecta contradictorialitatea.
Arbitrul unic poate fixa termene-limită pentru administrarea probelor.
După expirarea lor, o probă poate fi administrată numai dacă arbitrul apreciază că este esențială pentru soluționarea corectă a litigiului sau dacă sunt incidente motivele care permit propunerea tardivă a probelor.
Calendarul trebuie să distingă între termenele pentru depunerea documentelor și termenele pentru comunicarea lor către cealaltă parte.
O probă nu este efectiv accesibilă dacă a fost încărcată într-un sistem electronic, dar partea adversă nu a primit acces la document sau nu poate verifica data și integritatea transmiterii.
| Etapa procedurală | Obiectiv | Aspecte care trebuie clarificate |
|---|---|---|
| Conferința preliminară | Organizarea procedurii | Reguli aplicabile, limbă, comunicări, sediu și modalitatea audierilor |
| Faza scrisă | Definirea pretențiilor și apărărilor | Cererea, întâmpinarea, cererea reconvențională și înscrisurile |
| Administrarea probelor | Verificarea faptelor relevante | Martori, declarații scrise, expertize și documente |
| Audierea orală | Clarificarea probelor și susținerilor | Întrebări, examinare încrucișată, incidente tehnice și traducere |
| Concluziile | Evaluarea juridică a materialului probator | Termenul pentru concluzii orale sau scrise și închiderea dezbaterilor |
Fixarea termenului de dezbatere
După expirarea termenului pentru întâmpinare, tribunalul arbitral verifică stadiul pregătirii litigiului și dispune măsurile necesare pentru completarea dosarului.
După această verificare, fixează termenul pentru dezbaterea litigiului și dispune citarea părților.
Între data primirii citației și termenul de dezbatere trebuie să existe cel puțin 15 zile.
Acest termen are relevanță și atunci când audierea urmează să se desfășoare online.
O citație care indică doar data și ora audierii, fără instrucțiuni funcționale privind accesul, documentele și platforma utilizată, poate fi insuficientă în raport cu circumstanțele concrete ale cauzei.
Înștiințarea privind măsurile procedurale poate fi făcută prin poștă electronică sau prin alte mijloace care asigură transmiterea textului și confirmarea primirii. Pentru actele esențiale ale procedurii, inclusiv citațiile și încheierile de ședință, trebuie păstrate dovezile comunicării.
Organizarea unei audieri prin videoconferință
Codul de procedură civilă nu instituie o platformă obligatorie și nu descrie o procedură tehnică unică pentru audierea online în arbitraj.
În consecință, arbitrul unic și părțile trebuie să stabilească, în funcție de cauză, mijloacele tehnice și regulile necesare pentru ca audierea să fie efectivă și verificabilă.
Înaintea audierii, trebuie verificată identitatea participanților și calitatea în care aceștia participă.
Arbitrul unic trebuie să cunoască persoanele prezente în fiecare spațiu de audiere, inclusiv persoanele care asistă un martor sau care se află în afara cadrului camerei.
În cazul audierii martorilor, trebuie stabilit dacă martorul se află singur, dacă are acces la documente sau dispozitive suplimentare și dacă primește indicații de la o persoană care nu este vizibilă pe ecran.
Aceste verificări sunt relevante pentru independența declarației și pentru valoarea sa probatorie.
Părțile trebuie să aibă acces la aceeași versiune a documentelor utilizate în timpul audierii.
Dacă un document este prezentat pe ecran, transmis printr-o platformă electronică sau introdus ulterior în dosar, cealaltă parte trebuie să îl poată consulta și contesta.
Arbitrul unic trebuie să se asigure că toți participanții pot auzi și vedea în mod corespunzător desfășurarea audierii.
În cazul martorilor sau experților, trebuie verificată și posibilitatea de a pune întrebări, de a formula obiecții și de a primi răspunsuri fără întârzieri sau întreruperi care afectează substanța audierii.
Cerințele de contradictorialitate
Contradictorialitatea presupune ca fiecare parte să cunoască susținerile și probele celeilalte părți și să aibă o posibilitate reală de a le discuta.
În cazul unei audieri online, contradictorialitatea nu este asigurată doar prin transmiterea unei invitații de acces la videoconferință.
Partea trebuie să primească în timp util documentele, declarațiile și rapoartele care urmează să fie discutate.
Ea trebuie să poată participa la audiere, să audă întrebările și răspunsurile, să formuleze obiecții și să adreseze întrebări martorilor sau experților.
Arbitrul unic nu poate întemeia hotărârea pe explicații, documente sau probe care nu au fost supuse dezbaterii contradictorii.
Dacă în timpul audierii este introdus un document nou, partea adversă trebuie să primească un interval adecvat pentru examinare și pentru formularea unei poziții.
În mod similar, o problemă tehnică trebuie analizată prin raportare la efectul ei concret asupra apărării.
O întrerupere de câteva secunde, remediată imediat și consemnată, nu are aceeași semnificație ca pierderea unei părți importante din declarația unui martor sau imposibilitatea de a participa la examinarea încrucișată.
Dacă o parte nu poate participa din cauza unei defecțiuni tehnice, arbitrul unic trebuie să verifice durata și gravitatea incidentului, momentul în care a apărut, probele administrate în intervalul respectiv și posibilitatea remedierii.
Audierea poate fi suspendată, reluată sau reprogramată, după caz.
Audierea online a martorilor
În arbitrajul intern, martorii pot fi audiați fără prestare de jurământ.
Tribunalul arbitral poate solicita răspunsuri scrise la întrebările adresate și poate organiza audierea la locuința sau la locul de activitate al martorului, la cererea sau cu consimțământul acestuia.
Audierea prin videoconferință poate fi utilizată pentru prezentarea declarației, examinarea directă și examinarea încrucișată.
Martorul trebuie identificat, iar părțile trebuie să poată verifica dacă acesta nu primește asistență nepermisă în timpul răspunsurilor.
Dacă martorul depune anterior o declarație scrisă, arbitrul unic trebuie să stabilească dacă aceasta reprezintă mărturia principală, un document de orientare sau o simplă declarație extrajudiciară.
Partea adversă trebuie să știe ce statut procedural are documentul și dacă martorul va fi disponibil pentru întrebări.
În cazul unui martor care nu poate fi audiat oral, declarația scrisă poate fi analizată împreună cu motivul indisponibilității și cu celelalte probe.
Lipsa examinării încrucișate poate afecta valoarea probatorie a declarației, în special atunci când conținutul ei este contestat și reprezintă singura probă a unui fapt esențial.
Examinarea încrucișată online
Examinarea încrucișată este audierea martorului de către partea adversă, după prezentarea declarației principale sau după întrebările părții care l-a propus. Într-o audiere online, ea trebuie să permită verificarea directă a afirmațiilor martorului, fără ca distanța tehnică să afecteze egalitatea armelor.
Întrebările trebuie adresate clar, iar răspunsurile trebuie să poată fi auzite fără întreruperi.
Dacă există întârzieri ale conexiunii, arbitrul unic poate solicita repetarea întrebării sau a răspunsului și poate acorda un timp suplimentar pentru clarificare.
În cazul în care martorul utilizează documente în timpul examinării, acestea trebuie comunicate simultan celeilalte părți.
Nu este suficient ca documentul să fie vizibil doar pentru martor sau pentru arbitrul unic.
Arbitrul unic poate limita întrebările repetitive, irelevante sau excesiv de lungi.
Limitarea trebuie aplicată echilibrat și nu trebuie să împiedice verificarea reală a declarației martorului.
Limba procedurii și traducerea
În arbitrajul internațional, limba dezbaterii este stabilită prin convenția arbitrală sau, în lipsa unei convenții, potrivit regulilor prevăzute de Codul de procedură civilă.
Dacă o parte nu cunoaște limba procedurii, tribunalul arbitral trebuie să îi asigure, la cererea și pe cheltuiala sa, serviciile unui traducător.
În audierea online, traducerea poate fi realizată simultan sau consecutiv.
Modalitatea aleasă trebuie să permită părții să urmărească în mod efectiv întrebările, răspunsurile, documentele prezentate și intervențiile arbitrului unic.
În cazul în care apar erori de traducere sau probleme de sunet, partea trebuie să le invoce imediat, iar arbitrul unic trebuie să decidă dacă răspunsul trebuie repetat, tradus din nou sau consemnat într-o formă verificabilă.
Confidențialitatea și securitatea audierii
Caracterul privat al arbitrajului impune controlul accesului la audiere.
Linkul de conectare, parola și documentele de lucru nu trebuie distribuite unor persoane care nu participă la procedură.
Arbitrul unic poate interzice înregistrarea unilaterală a audierii și poate stabili dacă se va realiza o înregistrare oficială, în ce condiții va fi păstrată și cine va avea acces la aceasta.
Înregistrarea nu înlocuiește încheierea de ședință și nu elimină necesitatea consemnării măsurilor procedurale.
Participanții trebuie să utilizeze conexiuni și echipamente adecvate, iar documentele confidențiale trebuie transmise prin mijloace care permit controlul accesului.
Riscurile de acces neautorizat, înregistrare clandestină sau divulgare a documentelor trebuie avute în vedere înainte de stabilirea audierii.
Dacă un martor participă dintr-un spațiu în care se află alte persoane, arbitrul unic trebuie să poată verifica identitatea și rolul acestora.
În caz contrar, poate dispune mutarea audierii într-un alt spațiu, utilizarea căștilor sau reprogramarea audierii.
Probleme tehnice și incidente procedurale
Regulile privind incidentele tehnice trebuie stabilite înaintea audierii.
Ele pot privi reconectarea, utilizarea unui număr de telefon alternativ, suspendarea temporară, transmiterea documentelor prin e-mail, prelungirea timpului de audiere și reprogramarea unei sesiuni.
Orice incident relevant trebuie consemnat în încheierea de ședință. Încheierea trebuie să reflecte, în măsura necesară, persoanele prezente, probele administrate, cererile și susținerile părților, măsurile dispuse și eventualele obiecții privind desfășurarea audierii.
Partea care invocă o problemă tehnică trebuie să precizeze cât timp a fost afectată participarea sa și ce activitate procedurală nu a putut fi urmărită sau exercitată.
O obiecție generală, formulată după închiderea dezbaterilor, poate fi insuficientă dacă partea a cunoscut incidentul și nu l-a invocat la momentul producerii.
În arbitraj, neregularitatea actelor de procedură trebuie invocată la termenul la care s-a produs sau, dacă partea a lipsit, la primul termen la care aceasta este prezentă sau legal citată după producerea neregularității și înainte de concluziile pe fond.
Încheierea de ședință și consemnarea dezbaterilor
Dezbaterile arbitrale trebuie consemnate în încheierea de ședință. Orice dispoziție a tribunalului arbitral trebuie consemnată și motivată.
Într-o audiere online, încheierea trebuie să indice, după caz, modalitatea de desfășurare, participanții, probele administrate, depozițiile sau declarațiile prezentate, cererile formulate, soluția asupra incidentelor tehnice și măsurile stabilite pentru etapa următoare.
Părțile au dreptul să ia cunoștință de conținutul încheierilor și de actele dosarului.
La cererea lor sau din oficiu, arbitrul unic poate îndrepta sau completa încheierea printr-o altă încheiere.
Consemnarea este importantă în special atunci când una dintre părți invocă ulterior faptul că nu a putut participa la audiere, nu a putut examina un martor sau nu a primit acces la un document.
Încheierea oferă cadrul pentru verificarea modului concret în care s-a desfășurat procedura.
Judecarea în lipsa unei părți
Neprezentarea unei părți legal citate nu împiedică, în principiu, dezbaterea litigiului.
Partea poate solicita amânarea pentru motive temeinice, în termenul prevăzut de lege, iar arbitrul unic apreciază dacă motivele invocate justifică amânarea.
În cazul unei audieri online, trebuie verificat dacă neparticiparea este reală sau rezultă dintr-o problemă de acces, o eroare de transmitere a invitației ori o defecțiune tehnică.
Judecarea în lipsă nu trebuie confundată cu imposibilitatea tehnică a părții de a participa.
Dacă partea a cerut în scris soluționarea litigiului în lipsa sa, procedura poate continua pe baza probelor aflate la dosar.
În schimb, dacă partea a încercat să participe și a fost împiedicată de o defecțiune neimputabilă, arbitrul unic trebuie să analizeze dacă este necesară suspendarea sau reprogramarea audierii.
Arbitrajul internațional și audierile online
În arbitrajul internațional, părțile și tribunalul arbitral beneficiază, de regulă, de o libertate procedurală mai amplă pentru stabilirea modalității audierilor.
Această flexibilitate este limitată de obligația de a garanta egalitatea părților și dreptul lor de a fi ascultate într-o procedură contradictorie.
Atunci când sediul arbitrajului este în România, aceste garanții rezultă expres din dispozițiile speciale privind arbitrajul internațional.
Ele sunt relevante indiferent dacă audierea are loc fizic, prin videoconferință sau într-un format mixt.
În practica arbitrală internațională, audierile la distanță pot fi integrate într-un calendar procedural care combină depunerea electronică a înscrisurilor, declarațiile scrise ale martorilor, examinarea încrucișată online și concluziile scrise.
Acest model trebuie adaptat cauzei și nu se aplică automat unui arbitraj intern.
Regulile sau protocoalele internaționale privind audierile virtuale pot fi utilizate ca repere procedurale, dacă părțile sau arbitrul unic le adoptă.
Ele nu pot înlătura normele imperative ale legii române și nu pot justifica restrângerea dreptului unei părți de a cunoaște și contesta probele celeilalte părți.
Când respectă audierea online dreptul la apărare
O audiere online respectă dreptul la apărare atunci când partea a fost informată în timp util despre data, ora și modalitatea de acces, a primit documentele relevante, a putut participa efectiv la dezbateri și a avut posibilitatea de a formula cereri, obiecții, întrebări și concluzii.
În cazul martorilor și experților, trebuie să existe posibilitatea reală de a urmări depoziția, de a adresa întrebări și de a contesta metodologia sau afirmațiile prezentate.
În cazul documentelor, fiecare parte trebuie să poată consulta conținutul și să solicite un timp rezonabil pentru analiză.
Respectarea dreptului la apărare se verifică prin efectele concrete ale modalității online, nu prin simplul fapt că fiecare parte a primit un link de conectare.
Dacă o defecțiune tehnică a împiedicat exercitarea unei prerogative procedurale esențiale, audierea trebuie adaptată, reluată sau completată.
Model de reguli pentru o audiere online
|
Arbitrul unic poate dispune ca ședințele și audierile să se desfășoare fizic, prin videoconferință sau într-un format mixt, după consultarea părților. Participanții vor primi în timp util data, ora, modalitatea de acces și instrucțiunile tehnice pentru audiere. Arbitrul unic nu va întemeia hotărârea pe probe sau susțineri care nu au fost comunicate și supuse dezbaterii contradictorii a părților. |
Concluzie
În arbitrajul ad-hoc, ședințele de arbitrare pot fi organizate flexibil, iar audierea prin videoconferință poate reprezenta o soluție eficientă pentru administrarea probelor și desfășurarea dezbaterilor.
Flexibilitatea procedurală nu înseamnă însă eliminarea garanțiilor fundamentale.
Arbitrul unic trebuie să stabilească anticipat calendarul procedural, modalitatea de citare, regulile de acces, identificarea participanților, administrarea documentelor, audierea martorilor și experților, gestionarea problemelor tehnice și consemnarea dezbaterilor.
O audiere online este legală și eficientă atunci când permite fiecărei părți să participe efectiv, să cunoască probele, să formuleze obiecții, să adreseze întrebări și să își prezinte susținerile.
În schimb, o audiere în care partea nu poate auzi depoziția, nu poate examina martorul sau nu are acces la documentele discutate poate afecta dreptul la apărare, chiar dacă formal a fost conectată la platformă.
În arbitrajul internațional, declarațiile scrise, examinarea încrucișată și audierile online pot fi integrate într-un calendar procedural complex.
Aceste mecanisme trebuie însă adoptate prin reguli clare și aplicate astfel încât eficiența tehnică a procedurii să nu prevaleze asupra egalității părților și contradictorialității.