Cheltuielile arbitrale reprezintă una dintre diferențele practice importante dintre arbitraj și judecata statală. În arbitraj, părțile trebuie să asigure finanțarea efectivă a procedurii, inclusiv plata onorariului arbitrului unic, administrarea probelor și cheltuielile necesare organizării dezbaterilor.
Trebuie făcută distincția între avansarea cheltuielilor, care privește finanțarea procedurii pe durata arbitrajului, și suportarea finală, care este stabilită prin hotărârea arbitrală în funcție de acordul părților și de rezultatul litigiului.
Faptul că o parte avansează o anumită sumă nu înseamnă că va suporta definitiv acea cheltuială.
Avansul are, în principiu, o funcție provizorie.
Repartizarea finală se realizează prin hotărârea arbitrală.
Ce intră în categoria cheltuielilor arbitrale
Codul de procedură civilă include în categoria cheltuielilor arbitrale costurile pentru organizarea și desfășurarea arbitrajului, onorariile arbitrilor, cheltuielile de administrare a probelor și cheltuielile de deplasare ale părților, arbitrilor, experților și martorilor.
În arbitrajul ad-hoc pot exista și costuri administrative auxiliare: închirierea sălii, transmiterea și arhivarea documentelor, traducerile, stenograma, platforma de audiere online, serviciile tehnice și conservarea probelor.
Cheltuielile de reprezentare juridică nu sunt enumerate distinct în art. 595 Cod procedură civilă, spre deosebire de art. 451 Cod procedură civilă, care definește cheltuielile de judecată în procedura statală.
În arbitraj, onorariile avocatului trebuie solicitate expres și trebuie încadrate în regulile privind suportarea cheltuielilor arbitrale sau în acordul procedural al părților.
Recuperarea onorariului avocatului nu este automată.
Tribunalul arbitral trebuie să stabilească dacă suma este dovedită, necesară și proporțională cu litigiul, activitatea desfășurată și rezultatul obținut.
| Tip de cheltuială | Exemple | Tratament procedural |
|---|---|---|
| Onorariul arbitrului unic | Remunerația pentru analiza cauzei, administrarea procedurii și pronunțarea hotărârii | Poate fi avansat în cursul procedurii și regularizat prin hotărârea arbitrală |
| Costuri de organizare | Sala de audiere, comunicări, arhivare, servicii tehnice | Se avansează dacă sunt necesare pentru desfășurarea arbitrajului |
| Administrarea probelor | Expertize, traduceri, stenograme, verificări tehnice | Poate fi pusă în sarcina uneia sau ambelor părți, provizoriu sau definitiv |
| Cheltuieli de deplasare | Transport și cazare pentru părți, martori, experți sau arbitru | Se suportă potrivit acordului sau, în lipsă, potrivit soluției asupra litigiului |
| Reprezentare juridică | Onorariul avocatului și cheltuielile necesare apărării | Trebuie solicitată, dovedită și evaluată prin raportare la necesitate și proporționalitate |
Libertatea părților de a repartiza costurile
Regula principală este autonomia de voință.
Părțile pot conveni cine suportă costurile de organizare, onorariul arbitrului unic, cheltuielile pentru probe, deplasările și costurile de reprezentare juridică.
Acordul poate prevedea suportarea egală, proporțională cu valoarea pretențiilor, potrivit rezultatului fiecărei cereri sau de către partea care pierde litigiul.
Părțile pot stabili și reguli distincte pentru cererea principală, cererea reconvențională și cererile incidentale.
În arbitrajul multiparte, acordul poate stabili dacă participanții suportă costurile în cote egale, potrivit interesului procesual, proporțional cu pretențiile sau în funcție de conduita procesuală.
Dacă nu există o regulă clară, arbitrul unic trebuie să motiveze repartizarea prin raportare la poziția fiecărei persoane și la rezultatul pretențiilor formulate.
Clauza contractuală privind cheltuielile arbitrale trebuie să fie separată de clauza privind onorariul arbitrului.
Stabilirea faptului că părțile vor suporta în mod egal avansul nu înseamnă că ele vor suporta definitiv în cote egale toate costurile procedurii.
Avansarea cheltuielilor
Tribunalul arbitral poate obliga părțile sau pe fiecare dintre ele să avanseze cheltuielile necesare pentru organizarea și desfășurarea arbitrajului.
În cazul arbitrului unic, modalitatea uzuală este stabilirea unei sume provizorii și solicitarea consemnării acesteia în cote egale.
Arbitrul unic poate stabili termene distincte pentru fiecare parte și poate solicita plata directă către un cont desemnat ori consemnarea unei sume într-o formă convenită.
Avansul trebuie fundamentat.
Arbitrul unic trebuie să explice ce costuri acoperă, cum au fost estimate și dacă suma poate fi regularizată ulterior.
O solicitare generică sau disproporționată poate fi contestată de partea interesată.
Avansul poate acoperi onorariul estimat al arbitrului, costurile administrative, expertiza, traducerea, audierea martorilor sau alte activități procedurale.
Dacă apar costuri suplimentare, arbitrul unic poate solicita un avans suplimentar, cu informarea părților și posibilitatea acestora de a formula observații.
Neplata avansului
Tribunalul arbitral poate să nu dea curs arbitrajului până la consemnarea, avansarea sau plata sumelor stabilite.
Această soluție nu reprezintă, prin ea însăși, o soluționare a litigiului și nici o recunoaștere a apărărilor părții care nu plătește.
Dacă pârâtul nu își îndeplinește obligația de plată a cotei sale din onorariul arbitrului unic, reclamantul poate consemna întreaga sumă.
În această situație, hotărârea arbitrală trebuie să stabilească ulterior cuantumul final al onorariului și modul în care acesta va fi suportat de părți.
Plata făcută de reclamant în locul pârâtului nu transformă automat suma într-o creanță distinctă care trebuie valorificată într-un proces separat. Ea trebuie inclusă în analiza cheltuielilor arbitrale și solicitată prin dispozitivul hotărârii arbitrale.
Dacă niciuna dintre părți nu avansează sumele necesare, tribunalul arbitral poate suspenda activitatea procedurală sau poate adopta soluția prevăzută de regulile procedurale aplicabile, cu respectarea dreptului la apărare și a obligației de a nu pronunța o hotărâre în lipsa administrării probelor necesare.
Stabilirea provizorie a onorariului arbitrului unic
Cuantumul stabilit în cursul procedurii pentru onorariul arbitrului unic are caracter provizoriu.
El permite finanțarea activității arbitrale, dar nu reprezintă în mod necesar cuantumul definitiv al remunerației.
În stabilirea avansului trebuie avute în vedere valoarea și complexitatea litigiului, volumul documentelor, numărul termenelor, dificultatea problemelor juridice sau tehnice, durata estimată și activitatea necesară pentru redactarea hotărârii.
Un litigiu de valoare ridicată nu justifică automat un onorariu nelimitat.
Valoarea obiectului este un element relevant, dar trebuie corelată cu complexitatea efectivă a cauzei și cu activitatea prestată.
În mod similar, durata procedurii nu justifică singură un cost suplimentar dacă prelungirea a fost cauzată de măsuri inutile, amânări repetate sau activități care nu au contribuit la soluționarea litigiului.
Suportarea finală a cheltuielilor
În lipsa unei înțelegeri între părți, cheltuielile arbitrale sunt suportate de partea care a pierdut litigiul.
Dacă cererea de arbitrare este admisă în totalitate, partea care a pierdut poate fi obligată la suportarea integrală a cheltuielilor arbitrale dovedite.
Dacă cererea este admisă numai în parte, cheltuielile se repartizează proporțional cu ceea ce s-a acordat.
Proporționalitatea nu trebuie calculată mecanic numai prin raportare la raportul dintre suma solicitată și suma acordată.
Arbitrul unic poate ține seama de complexitatea distinctă a capetelor de cerere, de pretențiile accesorii, de cererile respinse ca neîntemeiate sau inadmisibile și de conduita procesuală a părților.
În cazul unei cereri reconvenționale, rezultatul acesteia trebuie analizat separat.
O parte poate câștiga cererea principală și poate pierde cererea reconvențională.
În asemenea situații, repartizarea costurilor trebuie să reflecte rezultatul global și ponderea efectivă a fiecărei pretenții.
Cheltuielile pot fi compensate atunci când ambele părți au câștigat și au pierdut în proporții apropiate sau când fiecare a suportat cheltuieli comparabile.
Compensarea trebuie motivată și trebuie să distingă între cheltuielile arbitrului, costurile probelor și onorariile avocaților.
Onorariile de reprezentare
Partea care dorește recuperarea onorariului avocatului trebuie să formuleze o cerere expresă înainte de închiderea dezbaterilor.
Cererea trebuie să indice suma solicitată și să fie însoțită de documente justificative, precum contractul de asistență juridică, factura, ordinul de plată sau alte înscrisuri relevante.
Dezvăluirea contractului de asistență juridică trebuie făcută cu protejarea informațiilor care nu sunt necesare soluționării cererii privind cheltuielile.
Tribunalul arbitral poate analiza valoarea și obiectul serviciilor fără a solicita divulgarea strategiei juridice sau a comunicărilor privilegiate dintre avocat și client.
Onorariul poate include activitatea de redactare a cererii de arbitrare, întâmpinarea, cererea reconvențională, participarea la audieri, analiza probelor, expertizele, concluziile și activitățile necesare pentru obținerea hotărârii.
Nu orice sumă plătită avocatului este automat recuperabilă de la partea adversă.
Arbitrul unic poate exclude partea care nu este dovedită, nu a fost necesară, este excesivă sau nu are legătură cu obiectul arbitrajului.
Reducerea onorariilor excesive
Trebuie distinse două probleme diferite: relația dintre avocat și client și suma care poate fi transferată părții adverse cu titlu de cheltuieli.
În procedura judiciară, instanța poate reduce motivat partea din cheltuielile de judecată reprezentând onorariul avocatului atunci când acesta este vădit disproporționat în raport cu valoarea sau complexitatea cauzei, cu activitatea desfășurată sau cu circumstanțele litigiului.
Reducerea nu produce efecte asupra contractului dintre avocat și client.
În arbitraj, tribunalul arbitral trebuie să aplice mai întâi convenția părților și regulile procedurale adoptate.
Dacă acestea nu prevăd criterii, arbitrul unic poate evalua caracterul necesar, rezonabil și proporțional al cheltuielii solicitate ca parte a repartizării costurilor.
Arbitrul unic nu poate modifica, în principiu, obligația contractuală a clientului de a plăti avocatului onorariul convenit.
El poate stabili numai ce parte din acel onorariu este suportată sau rambursată de partea adversă în cadrul hotărârii arbitrale.
În cazul onorariului arbitrului, există un mecanism judiciar special.
La cererea unei părți, tribunalul competent poate verifica temeinicia măsurilor dispuse de tribunalul arbitral și poate stabili cuantumul onorariilor arbitrilor și al celorlalte cheltuieli arbitrale, precum și modalitatea de consemnare, avansare sau plată.
Încheierea instanței privind verificarea cheltuielilor este executorie și nu este supusă unei căi de atac.
Această procedură este distinctă de acțiunea în anulare și nu permite instanței să reanalizeze fondul litigiului.
Criterii pentru evaluarea proporționalității
Proporționalitatea cheltuielilor trebuie evaluată prin raportare la valoarea litigiului, dificultatea problemelor juridice și tehnice, numărul și natura probelor, numărul de termene, durata procedurii, volumul documentelor, numărul de participanți și activitatea efectiv desfășurată.
Trebuie analizată și conduita părții care solicită cheltuielile.
Cererile repetitive, incidentele inutile, depunerea tardivă a documentelor sau prelungirea nejustificată a procedurii pot justifica reducerea sumei recuperabile sau o repartizare diferită a costurilor.
În arbitrajul multiparte, cheltuielile suplimentare generate de un terț, de o chemare în garanție sau de probe comune trebuie repartizate separat de costurile aferente litigiului principal.
Nu este suficientă stabilirea unei sume globale fără indicarea modului în care aceasta se raportează la fiecare raport procesual.
Plata finală a onorariului arbitrului
Onorariul arbitrului se plătește după comunicarea hotărârii arbitrale.
Regula urmărește să evite condiționarea soluției de plata integrală a onorariului și să separe activitatea jurisdicțională de regularizarea financiară finală.
Dacă arbitrajul se întrerupe fără pronunțarea unei hotărâri, onorariul se reduce în mod corespunzător activității efectiv desfășurate.
Reducerea nu înseamnă neapărat eliminarea oricărui onorariu, deoarece arbitrul poate să fi analizat acte, administrat probe sau soluționat cereri incidentale.
Orice diferență în plus sau în minus dintre avansul plătit și costurile finale se regularizează cel mai târziu prin hotărârea arbitrală și se plătește până la comunicarea hotărârii către părți.
Dacă există o diferență de plată, hotărârea nu se comunică până la achitarea acesteia.
În practică, părțile trebuie să clarifice din timp cine avansează diferența pentru a evita blocarea comunicării hotărârii și a termenelor procedurale ulterioare.
Cheltuielile în arbitrajul internațional
În arbitrajul internațional, Codul de procedură civilă prevede că, în lipsa unei înțelegeri contrare, onorariile arbitrilor și cheltuielile de deplasare ale acestora sunt suportate de partea care i-a numit.
În cazul arbitrului unic sau al supraarbitrului, aceste cheltuieli sunt suportate de părți în cote egale.
Regula privind plata egală a onorariului arbitrului unic privește în principal avansarea sau suportarea costului acestuia și poate fi modificată prin acordul părților.
Ea nu înlocuiește regula privind repartizarea finală a tuturor cheltuielilor în funcție de rezultatul litigiului, dacă părțile nu au stabilit altfel.
În arbitrajul internațional, trebuie verificate și regulile privind moneda plății, transferurile bancare, taxele aplicabile, cheltuielile de deplasare transfrontalieră, traducerile autorizate și eventualele obligații fiscale.
Aceste elemente pot influența cuantumul final chiar dacă onorariul de bază al arbitrului a fost stabilit inițial.
Verificarea judiciară a cheltuielilor
Partea nemulțumită de cuantumul stabilit sau de măsurile privind avansarea cheltuielilor poate solicita verificarea de către tribunalul competent.
Instanța verifică temeinicia măsurilor dispuse de tribunalul arbitral și stabilește, după caz, cuantumul și modalitatea de plată.
Cererea adresată instanței nu transformă litigiul arbitral într-un proces judiciar și nu permite rejudecarea pretențiilor.
Instanța se limitează la problema cheltuielilor și la măsurile financiare dispuse în cadrul arbitrajului.
Înalta Curte a subliniat, într-o cauză privind cheltuielile arbitrale, importanța calificării corecte a cererii.
Dacă partea urmărește verificarea sau restituirea unor cheltuieli stabilite în cadrul arbitrajului, cererea trebuie analizată prin mecanismul special al verificării cheltuielilor arbitrale, nu printr-o acțiune autonomă care ar eluda efectele procedurii arbitrale.
Clauză orientativă privind cheltuielile arbitrale
|
Cheltuielile arbitrale includ onorariul arbitrului unic, cheltuielile necesare pentru organizarea și desfășurarea arbitrajului, costurile administrării probelor, cheltuielile de deplasare ale părților, martorilor, experților și arbitrului unic, costurile traducerilor, ale audierilor online și alte cheltuieli rezonabile și necesare pentru soluționarea litigiului. Arbitrul unic va stabili în mod provizoriu avansul necesar și va indica natura cheltuielilor pe care acesta le acoperă. Arbitrul unic va stabili cheltuielile recuperabile prin raportare la necesitatea, rezonabilitatea și proporționalitatea lor față de valoarea, complexitatea și rezultatul litigiului. Arbitrul unic poate dispune compensarea totală sau parțială a cheltuielilor atunci când rezultatul litigiului și conduita procesuală a părților justifică această soluție. Onorariul arbitrului unic va fi regularizat prin hotărârea arbitrală. Părțile păstrează dreptul de a solicita tribunalului competent verificarea cuantumului și a măsurilor privind cheltuielile arbitrale, potrivit dispozițiilor Codului de procedură civilă. |
Concluzie
Cheltuielile arbitrale au două regimuri succesive. În cursul procedurii, ele sunt avansate pentru a permite funcționarea tribunalului arbitral și administrarea probelor.
La final, ele sunt repartizate prin hotărârea arbitrală, potrivit acordului părților sau, în lipsă, potrivit rezultatului litigiului.
În arbitrajul cu arbitru unic, avansul se stabilește de regulă prin contribuție egală, însă această contribuție nu determină automat suportarea definitivă a costului.
Dacă una dintre părți nu plătește, cealaltă poate avansa suma, urmând ca hotărârea arbitrală să stabilească sarcina finală.
Onorariile avocațiale trebuie solicitate și dovedite.
Arbitrul unic poate limita suma recuperabilă la partea necesară, rezonabilă și proporțională, fără a modifica raportul contractual dintre avocat și client.
Onorariul arbitrului și celelalte cheltuieli arbitrale pot fi supuse verificării tribunalului competent.
Instanța exercită un control financiar și procedural limitat, fără să reanalizeze fondul cauzei sau să transforme cererea de verificare într-o cale de atac împotriva hotărârii arbitrale.
O convenție arbitrală bine redactată trebuie să reglementeze expres avansul, consecințele neplății, recuperarea onorariilor de reprezentare, criteriile de proporționalitate, regularizarea finală și procedura de verificare judiciară a cheltuielilor.