Cererea de arbitrare este actul procedural prin care reclamantul sesizează tribunalul arbitral cu soluționarea unui litigiu.
În arbitrajul ad-hoc cu arbitru unic, cererea trebuie să fie corelată cu convenția arbitrală, cu procedura de desemnare și cu acceptarea misiunii de către arbitru.
Cererea de arbitrare nu se confundă cu notificarea prin care una dintre părți propune desemnarea arbitrului unic.
Notificarea privind numirea urmărește constituirea tribunalului arbitral, în timp ce cererea de arbitrare formulează pretențiile și sesizează tribunalul cu litigiul.
În anumite situații, aceste acte pot fi transmise în același context procedural, dar ele au funcții diferite.
Dacă arbitrul unic nu a fost încă desemnat și acceptat, partea trebuie să indice clar că procedura de numire este în curs sau că solicită sprijinul tribunalului competent pentru depășirea blocajului.
Elementele obligatorii ale cererii de arbitrare
Potrivit art. 571 Cod procedură civilă, tribunalul arbitral este sesizat printr-o cerere scrisă.
Cererea trebuie să cuprindă elementele necesare pentru identificarea părților, a raportului juridic, a pretențiilor și a cadrului arbitral în care acestea urmează să fie soluționate.
În cazul persoanelor fizice, cererea va indica numele și prenumele, domiciliul sau reședința. În cazul persoanelor juridice, vor fi indicate denumirea și sediul.
Cererea va cuprinde, după caz, codul numeric personal, codul unic de înregistrare sau codul de identificare fiscală, numărul de înmatriculare în registrul comerțului ori numărul de înscriere în registrul persoanelor juridice și contul bancar al reclamantului și al pârâtului, dacă aceste date sunt cunoscute.
Dacă reclamantul locuiește în străinătate, acesta trebuie să indice și domiciliul ales în România pentru comunicările privind procedura arbitrală.
Cererea trebuie să indice numele, prenumele și calitatea reprezentantului, atunci când partea acționează prin reprezentant.
Dovada calității de reprezentant trebuie anexată cererii.
Este obligatorie menționarea convenției arbitrale.
Reclamantul trebuie să precizeze dacă arbitrajul rezultă dintr-o clauză compromisorie inserată în contractul principal, dintr-o convenție separată sau dintr-un compromis încheiat după apariția litigiului.
La cerere se anexează copia contractului în care este inserată clauza compromisorie sau, după caz, copia înscrisului separat ori a compromisului.
Dacă există acte adiționale, modificări ale contractului sau alte documente care influențează convenția arbitrală, acestea trebuie depuse împreună cu cererea.
Cererea va indica obiectul și valoarea pretențiilor.
Valoarea trebuie calculată și explicată, în special atunci când sunt solicitate dobânzi, penalități, actualizări, daune sau mai multe capete de cerere.
Trebuie prezentate motivele de fapt și de drept.
Expunerea faptelor trebuie să permită identificarea obligației pretins încălcate, a momentului încălcării și a consecințelor produse.
Motivele de drept trebuie să indice temeiurile juridice ale pretențiilor, fără ca cererea să fie limitată la reproducerea unor articole de lege.
Cererea trebuie să indice probele pe care se întemeiază.
Pentru înscrisuri se va indica documentul și faptul pe care acesta urmează să îl dovedească.
Pentru martori, experți sau alte probe, reclamantul trebuie să explice relevanța lor pentru soluționarea litigiului.
În cerere trebuie indicat numele, prenumele și domiciliul membrilor tribunalului arbitral.
În arbitrajul cu arbitru unic, această mențiune va privi persoana desemnată sau propusă ca arbitru unic, în funcție de stadiul procedurii de constituire a tribunalului.
Cererea trebuie semnată de reclamant sau de reprezentantul său.
Lipsa semnăturii afectează identificarea autorului actului și trebuie remediată în condițiile procedurale aplicabile.
Arbitrul unic în cuprinsul cererii
Dacă arbitrul unic a fost desemnat nominal prin convenția arbitrală și a acceptat misiunea, cererea trebuie să indice numele și domiciliul acestuia.
Dacă acceptarea a fost comunicată, se recomandă anexarea declarației de acceptare și a declarației privind independența și imparțialitatea.
Dacă arbitrul unic nu a fost desemnat prin convenție, partea care vrea să recurgă la arbitraj trebuie să urmeze mai întâi mecanismul de numire prevăzut de convenție sau, în lipsa acestuia, procedura legală.
Comunicarea transmisă celeilalte părți va indica arbitrul unic propus, datele sale și o prezentare succintă a pretențiilor.
Partea adversă trebuie să răspundă propunerii de numire în termen de 10 zile de la primirea comunicării.
Dacă părțile nu ajung la un acord sau una dintre ele rămâne pasivă, partea interesată poate solicita tribunalului de la locul arbitrajului să procedeze la numirea arbitrului unic.
Introducerea cererii de arbitrare nu conferă reclamantului dreptul de a considera unilateral că arbitrul propus este deja acceptat.
Tăcerea pârâtului nu echivalează automat cu acceptarea persoanei propuse, iar arbitrul unic trebuie să accepte în scris însărcinarea.
Tribunalul arbitral se consideră constituit la data acceptării însărcinării de către arbitrul unic.
Data relevantă este data expedierii comunicării de acceptare către părți.
Această dată este distinctă de data introducerii cererii de arbitrare și de data la care reclamantul a propus arbitrul.
Anexele cererii de arbitrare
Cererea trebuie însoțită de copia convenției arbitrale.
Dacă aceasta este cuprinsă într-un contract, se va depune contractul sau partea relevantă a contractului, împreună cu anexele și actele adiționale care pot influența existența, întinderea sau interpretarea convenției.
Se anexează înscrisurile pe care reclamantul își întemeiază pretențiile, precum contracte, comenzi, facturi, procese-verbale, corespondență, notificări, rapoarte, situații de lucrări, extrase de cont sau alte documente relevante.
Trebuie anexat calculul valorii obiectului cererii.
În cazul unei creanțe, calculul va separa debitul principal, dobânda, penalitățile, actualizarea și orice alte componente solicitate.
Dacă reclamantul acționează prin reprezentant, se anexează procura, împuternicirea avocațială, hotărârea organului competent sau documentul care dovedește calitatea de reprezentant.
Dacă arbitrul unic a fost deja desemnat, se anexează, după caz, dovada desemnării, acceptarea scrisă a misiunii și declarația de independență și imparțialitate.
Dacă arbitrul nu a fost încă desemnat, se anexează comunicarea adresată pârâtului în vederea numirii, dovada primirii și răspunsul primit sau dovada lipsei răspunsului.
Aceste documente sunt importante dacă partea va solicita ulterior intervenția tribunalului pentru deblocarea procedurii de numire.
Reclamantul trebuie să depună suficiente exemplare pentru comunicarea către pârât și către arbitrul unic.
În arbitrajul ad-hoc, nu există în mod necesar un secretariat permanent care să multiplice și să transmită actele, astfel încât responsabilitatea comunicării revine reclamantului, dacă părțile nu au stabilit altfel.
| Document | Funcția sa în procedură |
|---|---|
| Convenția arbitrală | Dovedește acordul părților de a recurge la arbitraj și limitele acestuia |
| Contractul principal | Identifică raportul juridic din care rezultă litigiul și clauza compromisorie |
| Înscrisurile privind pretenția | Susțin existența, întinderea și exigibilitatea dreptului invocat |
| Calculul valorii cererii | Explică suma solicitată și componentele acesteia |
| Dovada reprezentării | Confirmă calitatea persoanei care semnează sau formulează cererea |
| Comunicarea privind desemnarea arbitrului | Dovedește demersurile făcute pentru constituirea tribunalului arbitral |
| Acceptarea arbitrului unic | Dovedește acceptarea misiunii și permite stabilirea datei constituirii tribunalului |
| Înscrisurile probatorii | Permit tribunalului arbitral și pârâtului să cunoască materialul probator invocat |
Comunicarea cererii
Reclamantul trebuie să comunice pârâtului și arbitrului copie de pe cererea de arbitrare și de pe înscrisurile anexate.
Comunicarea către pârât este esențială pentru respectarea contradictorialității și pentru curgerea termenului de formulare a întâmpinării.
Comunicarea înscrisurilor litigiului, a citațiilor, a hotărârilor arbitrale și a încheierilor de ședință se face, ca regulă, prin scrisoare recomandată cu conținut declarat și confirmare de primire.
Alte comunicări pot fi efectuate prin poștă electronică sau prin alte mijloace care asigură transmiterea textului și confirmarea primirii.
Dovezile de comunicare trebuie păstrate și depuse la dosarul arbitral. Într-un arbitraj ad-hoc, dovada primirii poate deveni determinantă pentru calcularea termenului de întâmpinare, verificarea legalității citării și analiza efectului întreruptiv al prescripției.
După primirea cererii, pârâtul are, în principiu, un termen de 30 de zile pentru depunerea întâmpinării.
Întâmpinarea trebuie să cuprindă excepțiile, răspunsul în fapt și în drept, probele propuse și celelalte mențiuni corespunzătoare cererii de arbitrare.
Excepțiile și mijloacele de apărare care nu au fost indicate în întâmpinare trebuie invocate cel mai târziu la primul termen la care partea a fost legal citată, sub sancțiunea decăderii, cu excepțiile prevăzute de lege.
Taxa arbitrală și cheltuielile procedurii
În arbitrajul ad-hoc nu există o taxă arbitrală standard stabilită de o instituție permanentă.
Costurile sunt determinate de organizarea concretă a procedurii, de onorariul arbitrului unic, de probe, de traduceri, de deplasări și de alte cheltuieli necesare.
Codul de procedură civilă reglementează aceste costuri ca cheltuieli arbitrale.
Ele includ cheltuielile pentru organizarea și desfășurarea arbitrajului, onorariul arbitrului, cheltuielile de administrare a probelor și cheltuielile de deplasare ale părților, arbitrului, experților și martorilor.
Părțile pot stabili prin convenție sau în cursul procedurii modul de suportare a cheltuielilor.
În lipsa unei înțelegeri, acestea sunt suportate de partea care pierde litigiul, integral dacă cererea este admisă în totalitate sau proporțional cu ceea ce s-a acordat dacă cererea este admisă în parte.
Tribunalul arbitral poate evalua provizoriu onorariul arbitrului unic și poate obliga părțile să consemneze suma, de regulă prin contribuție egală. Părțile pot fi obligate solidar la plată.
Dacă pârâtul nu avansează suma care îi revine, reclamantul poate fi obligat să consemneze întreaga sumă. În hotărârea arbitrală se va stabili cuantumul final al onorariului și modul în care acesta va fi suportat de părți.
Tribunalul arbitral poate obliga părțile sau pe fiecare dintre ele să avanseze și alte cheltuieli necesare.
El poate să nu dea curs arbitrajului până la consemnarea, avansarea sau plata sumelor stabilite.
Prin urmare, plata unui avans poate fi o condiție practică pentru continuarea procedurii, dar nu trebuie confundată cu o taxă judiciară de timbru.
În arbitrajul ad-hoc, este important ca părțile să solicite anticipat o estimare a onorariului și să prevadă în convenție modalitatea de avansare, regularizare și suportare finală.
Momentul introducerii cererii și efectul asupra prescripției
Cererea de arbitrare produce efect procedural prin sesizarea tribunalului arbitral cu pretențiile reclamantului.
Efectul sesizării trebuie deosebit de momentul constituirii tribunalului arbitral.
În cazul arbitrului unic, tribunalul se constituie la acceptarea misiunii, însă prescripția poate fi întreruptă prin introducerea cererii de arbitrare.
Codul civil include cererea de arbitrare între actele care întrerup prescripția. Întreruperea șterge prescripția începută anterior și face să înceapă o nouă prescripție.
Efectul întreruptiv operează chiar dacă cererea a fost adresată unui organ de jurisdicție necompetent sau dacă cererea este nulă pentru lipsă de formă.
Această regulă nu înseamnă că forma cererii este lipsită de importanță în arbitraj.
Ea protejează efectul întreruptiv în anumite situații, dar nu înlocuiește obligația reclamantului de a formula și comunica o cerere aptă să declanșeze procedura arbitrală.
Prescripția nu este întreruptă dacă reclamantul renunță la cererea de arbitrare sau dacă aceasta este respinsă, anulată ori se perimă printr-o hotărâre rămasă definitivă.
Există o excepție importantă.
Dacă reclamantul introduce o nouă cerere în termen de 6 luni de la data la care hotărârea de respingere sau de anulare a rămas definitivă, iar noua cerere este admisă, prescripția este considerată întreruptă prin cererea precedentă.
Efectul întreruptiv trebuie analizat și în raport cu cererea de arbitrare care nu poate produce continuarea procedurii din cauza lipsei unui arbitru acceptat.
Din perspectivă probatorie, reclamantul trebuie să poată demonstra conținutul cererii, data transmiterii, primirea de către destinatar și legătura dintre cerere și dreptul a cărui prescripție se invocă.
Prescripția și identificarea obiectului cererii
Pentru ca cererea să poată fi raportată la dreptul a cărui prescripție se întrerupe, obiectul trebuie să fie suficient de determinat.
O formulare generică, prin care se solicită plata tuturor sumelor datorate fără indicarea contractului, perioadei și criteriilor de calcul, creează un risc privind întinderea efectului întreruptiv.
Atunci când sunt formulate mai multe capete de cerere, fiecare trebuie prezentat distinct.
Reclamantul trebuie să indice dacă solicită executarea obligației, rezoluțiunea sau rezilierea contractului, restituirea prestațiilor, daune, dobânzi ori penalități.
Modificarea sau completarea ulterioară a cererii trebuie analizată separat pentru capetele de cerere noi.
Nu este prudent să se presupună că efectul întreruptiv al cererii inițiale acoperă automat orice pretenție adăugată ulterior.
Verificarea dosarului și completarea cererii
După expirarea termenului pentru întâmpinare, tribunalul arbitral verifică stadiul pregătirii litigiului pentru dezbatere.
Dacă apreciază că sunt necesare completări, poate dispune măsurile corespunzătoare pentru completarea dosarului.
Această etapă nu trebuie confundată cu procedura de regularizare a cererii în fața instanței de drept comun.
În arbitrajul ad-hoc, regulile pot fi stabilite de părți sau de arbitrul unic, în limitele convenției arbitrale, ale Codului de procedură civilă și ale principiilor fundamentale ale procesului civil.
Reclamantul trebuie să verifice încă de la depunere dacă cererea permite identificarea părților, a convenției arbitrale, a obiectului, a valorii și a probelor.
Completarea ulterioară poate produce întârzieri, poate genera obiecții ale pârâtului și poate afecta calculul termenului de pronunțare dacă procedura nu este pregătită pentru dezbatere.
Model orientativ de cerere de arbitrare
Modelul de mai jos este orientativ și trebuie adaptat convenției arbitrale, naturii litigiului, regulilor procedurale stabilite de părți și stadiului desemnării arbitrului unic.
|
CĂTRE TRIBUNALUL ARBITRAL AD-HOC Subsemnatul/Subscrisa [nume și prenume/denumire], cu domiciliul/sediul în [adresă], având CNP/CUI [date], număr de înmatriculare [date], cont bancar [date], reprezentat(ă) prin [nume și calitate], cu domiciliul ales pentru comunicări la [adresă/e-mail, dacă este cazul], în contradictoriu cu [numele și prenumele/denumirea pârâtului], cu domiciliul/sediul în [adresă], având CNP/CUI [date], număr de înmatriculare [date], cont bancar, dacă este cunoscut [date], formulez prezenta CERERE DE ARBITRAREprin care solicit: 1. obligarea pârâtului la plata sumei de [sumă] reprezentând [debit principal/alte componente]; 2. obligarea pârâtului la plata dobânzii/penalităților în cuantum de [sumă] sau calculate potrivit [temeiului contractual/legal], de la data de [data] până la plata integrală; 3. obligarea pârâtului la plata cheltuielilor arbitrale. I. Convenția arbitrală II. Situația de fapt III. Obiectul și valoarea cererii IV. Motivele de drept V. Probe Solicit, dacă este necesar, administrarea probei cu expertiză având ca obiect [obiectivele expertizei] și audierea martorilor [nume și adresă], pentru dovedirea [faptelor]. VI. Cheltuieli arbitrale VII. Comunicări În drept, îmi întemeiez cererea pe dispozițiile convenției arbitrale, pe art. 571 și următoarele din Codul de procedură civilă și pe dispozițiile de drept material aplicabile raportului juridic dintre părți. Data: [data] Semnătura: [nume/denumire și reprezentant] |
Erori frecvente în redactarea cererii
O eroare importantă este indicarea unui arbitru unic ca și cum ar fi deja învestit, deși acesta nu a acceptat misiunea.
Desemnarea, propunerea și acceptarea sunt momente distincte și trebuie prezentate separat.
O altă eroare este anexarea contractului fără identificarea clauzei arbitrale.
Reclamantul trebuie să indice articolul contractual relevant și să explice de ce litigiul intră în domeniul acelei clauze.
Este riscantă și formularea unui obiect generic, fără valoare determinată sau fără calcul.
Lipsa calculului poate genera obiecții privind întinderea pretențiilor și poate afecta stabilirea cheltuielilor arbitrale.
Depunerea cererii fără dovada comunicării către pârât poate crea dificultăți cu privire la începutul termenului pentru întâmpinare și la respectarea contradictorialității.
Nu trebuie confundată cererea de arbitrare cu cererea adresată tribunalului pentru numirea arbitrului unic.
Prima formulează pretențiile asupra fondului, iar cea de-a doua urmărește înlăturarea unui blocaj în constituirea tribunalului arbitral.
Concluzie
Cererea de arbitrare trebuie să fie scrisă, semnată și suficient de precisă pentru a identifica părțile, convenția arbitrală, obiectul, valoarea, motivele, probele și arbitrul unic.
Ea trebuie însoțită de convenția arbitrală, de înscrisurile relevante, de calculul pretențiilor și de dovada reprezentării, dacă este cazul.
În arbitrajul ad-hoc, desemnarea arbitrului unic trebuie corelată cu acceptarea scrisă a misiunii.
Dacă părțile nu se înțeleg asupra persoanei arbitrului, partea interesată poate sesiza tribunalul de la locul arbitrajului pentru numire.
Cererea de arbitrare nu permite desemnarea unilaterală a arbitrului prin simpla propunere făcută pârâtului.
Introducerea cererii de arbitrare poate întrerupe prescripția, dar efectul nu este definitiv dacă reclamantul renunță la cerere sau dacă aceasta este respinsă, anulată ori se perimă prin hotărâre definitivă.
O nouă cerere introdusă în termenul legal și admisă poate conserva, în condițiile Codului civil, efectul întreruptiv al cererii inițiale.
În privința costurilor, arbitrajul ad-hoc nu presupune o taxă instituțională standard.
Părțile trebuie să gestioneze direct onorariul arbitrului unic și celelalte cheltuieli ale procedurii, tribunalul arbitral putând solicita avansarea acestora și putând suspenda continuarea arbitrajului până la plată.