Clauza arbitrală trebuie redactată în funcție de forma de arbitraj aleasă, de natura contractului și de litigiile care pot apărea. O clauză clară trebuie să indice fără echivoc recurgerea la arbitraj, să delimiteze litigiile acoperite și să permită constituirea tribunalului arbitral sau identificarea instituției care va administra procedura.
În arbitrajul ad-hoc, clauza trebuie să prevadă modalitatea de numire a arbitrilor, sub sancțiunea nulității. În arbitrajul instituționalizat, este suficientă referirea la instituția sau la regulile de procedură ale instituției care organizează arbitrajul. Convenția arbitrală trebuie încheiată în scris, iar litigiul trebuie să fie susceptibil de soluționare prin arbitraj.
Modelele de mai jos sunt orientative și trebuie completate cu datele contractului, instituția arbitrală aleasă, locul arbitrajului, limba procedurii, numărul arbitrilor și legea aplicabilă.
Model de clauză pentru arbitraj ad-hoc în limba română
Orice litigiu care decurge din prezentul contract sau se află în legătură cu acesta, inclusiv orice litigiu privind încheierea, existența, validitatea, interpretarea, executarea, neexecutarea, executarea necorespunzătoare, încetarea, rezoluțiunea, rezilierea sau nulitatea contractului, va fi soluționat definitiv prin arbitraj ad-hoc.
Tribunalul arbitral va fi compus din trei arbitri. Reclamantul va desemna un arbitru prin cererea de arbitrare, iar pârâtul va desemna un arbitru prin întâmpinare sau printr-o comunicare adresată celeilalte părți în termen de [15] zile de la primirea cererii de arbitrare. Cei doi arbitri desemnați vor numi supraarbitrul în termen de [15] zile de la data ultimei acceptări a însărcinării.
Dacă una dintre părți nu desemnează arbitrul în termenul prevăzut sau dacă cei doi arbitri nu ajung la un acord asupra supraarbitrului, numirea va fi realizată de [denumirea exactă a autorității de numire], la cererea părții interesate.
Sediul arbitrajului va fi în [localitatea, țara]. Limba procedurii va fi limba română. Procedura arbitrală se va desfășura potrivit prezentului contract, convenției arbitrale și dispozițiilor aplicabile din Codul de procedură civilă.
Hotărârea arbitrală va fi definitivă și obligatorie pentru părți.
Model de clauză pentru arbitraj ad-hoc în limba engleză
Any dispute arising out of or in connection with this Agreement, including any dispute concerning its conclusion, existence, validity, interpretation, performance, non-performance, defective performance, termination, resolution or nullity, shall be finally settled by ad hoc arbitration.
The arbitral tribunal shall consist of three arbitrators. The Claimant shall appoint one arbitrator in the request for arbitration, and the Respondent shall appoint one arbitrator in its statement of defence or by a notice addressed to the other party within [15] days from receipt of the request for arbitration. The two appointed arbitrators shall appoint the presiding arbitrator within [15] days from the date of the last acceptance of the appointment.
If either party fails to appoint its arbitrator within the prescribed period, or if the two appointed arbitrators fail to agree on the presiding arbitrator, the appointment shall be made by [exact name of the appointing authority], upon the request of the interested party.
The seat of the arbitration shall be [city, country]. The language of the proceedings shall be English. The arbitration shall be conducted in accordance with this Agreement, the arbitration agreement and the applicable provisions of the Romanian Code of Civil Procedure.
The arbitral award shall be final and binding upon the parties.
Observații privind modelul ad-hoc
Modelul utilizează un tribunal format din trei arbitri. Părțile pot opta și pentru un arbitru unic, în special în litigiile cu valoare redusă sau cu un probatoriu simplu. Dacă părțile nu stabilesc numărul arbitrilor, legea prevede, ca regulă, soluționarea litigiului de către trei arbitri.
În cazul arbitrajului ad-hoc, mecanismul de numire trebuie să fie efectiv și complet. Nu este suficientă mențiunea că arbitrii vor fi desemnați „de comun acord”, deoarece această formulare nu oferă o soluție pentru situația în care una dintre părți refuză să coopereze. Clauza trebuie să reglementeze și numirea supleantului sau înlocuirea arbitrului care refuză însărcinarea, nu mai poate exercita funcția ori se află într-o situație de incompatibilitate.
Denumirea autorității de numire trebuie completată în mod expres. O formulare generică, precum „autoritatea competentă”, poate genera incertitudine cu privire la persoana sau instituția care trebuie să efectueze numirea. În cazul unui contract internațional, autoritatea de numire trebuie aleasă ținând cont de sediul arbitrajului și de regulile procedurale aplicabile.
În arbitrajul ad-hoc, părțile pot stabili reguli procedurale proprii. Dacă doresc aplicarea unui regulament arbitral existent, trebuie să îl identifice exact și să verifice dacă referirea la acesta este compatibilă cu alegerea arbitrajului ad-hoc. Referirea la regulamentul unei instituții poate transforma, în funcție de formulare și de voința părților, mecanismul într-un arbitraj administrat instituțional.
Model de clauză pentru arbitraj instituționalizat în limba română
Orice litigiu care decurge din prezentul contract sau se află în legătură cu acesta, inclusiv orice litigiu privind încheierea, existența, validitatea, interpretarea, executarea, neexecutarea, executarea necorespunzătoare, încetarea, rezoluțiunea, rezilierea sau nulitatea contractului, va fi soluționat definitiv prin arbitraj instituționalizat. Arbitrajul va fi organizat și administrat de [denumirea exactă a instituției arbitrale], potrivit Regulamentului de arbitraj al acestei instituții, în vigoare la data sesizării instituției. Tribunalul arbitral va fi compus din [un arbitru unic / trei arbitri]. Numirea arbitrilor, administrarea dosarului, comunicarea actelor și desfășurarea procedurii se vor realiza potrivit Regulamentului de arbitraj indicat. Sediul arbitrajului va fi în [localitatea, țara]. Limba procedurii va fi limba română. Dreptul aplicabil fondului litigiului va fi dreptul român. Hotărârea arbitrală va fi definitivă și obligatorie pentru părți.
Model de clauză pentru arbitraj instituționalizat în limba engleză
Any dispute arising out of or in connection with this Agreement, including any dispute concerning its conclusion, existence, validity, interpretation, performance, non-performance, defective performance, termination, resolution or nullity, shall be finally settled by institutional arbitration. The arbitration shall be organised and administered by [exact name of the arbitral institution] in accordance with the Arbitration Rules of that institution in force on the date on which the institution is seised of the dispute. The arbitral tribunal shall consist of [a sole arbitrator / three arbitrators]. The appointment of the arbitrators, the administration of the case, the service of documents and the conduct of the proceedings shall be governed by the specified Arbitration Rules. The seat of the arbitration shall be [city, country]. The language of the proceedings shall be English. The law applicable to the merits of the dispute shall be Romanian law. The arbitral award shall be final and binding upon the parties.
Observații privind modelul instituționalizat
Instituția arbitrală trebuie identificată prin denumirea sa exactă. Formula „o instituție arbitrală competentă” nu oferă suficientă previzibilitate și poate determina un litigiu preliminar privind instituția abilitată să administreze procedura.
Este recomandabil ca regulamentul aplicabil să fie identificat prin denumire și, dacă este necesar, prin versiune sau dată. Părțile pot opta pentru regulamentul în vigoare la data încheierii contractului sau pentru regulamentul în vigoare la data sesizării instituției. Alegerea trebuie făcută expres, deoarece între cele două momente pot interveni modificări privind termenele, taxele, numirea arbitrilor și administrarea dosarului.
Într-o clauză instituționalizată nu este necesar ca părțile să reproducă toate regulile privind numirea arbitrilor, comunicarea actelor și administrarea probelor. Referirea clară la instituție și la regulamentul său permite aplicarea mecanismului instituțional. Prevederile contractuale suplimentare trebuie să fie verificate pentru a evita contradicțiile cu regulamentul ales.
Dacă părțile doresc un anumit număr de arbitri, acest aspect trebuie prevăzut expres. În lipsa unei mențiuni, numărul și modalitatea de numire vor fi determinate potrivit regulamentului instituției.
Model de clauză cu etapă de soluționare amiabilă
O etapă de negociere sau de mediere poate fi introdusă înaintea arbitrajului, dar trebuie redactată cu un termen clar și cu un mecanism care să nu permită blocarea indefinită a arbitrajului.
Înainte de inițierea arbitrajului, partea care invocă existența unui litigiu va transmite celeilalte părți o notificare scrisă, în care va descrie obiectul litigiului și pretențiile formulate. Reprezentanții autorizați ai părților se vor întâlni sau vor purta negocieri în vederea soluționării amiabile a litigiului. Dacă litigiul nu este soluționat în termen de [30] de zile calendaristice de la primirea notificării, oricare dintre părți va putea iniția procedura arbitrală prevăzută în prezenta clauză. Parcurgerea acestei etape nu împiedică nicio parte să solicite, în condițiile legii și ale regulamentului arbitral aplicabil, măsuri provizorii sau urgente pentru protejarea drepturilor sale.
Model bilingv pentru contracte redactate în română și engleză
În contractele bilingve, clauza arbitrală trebuie să fie verificată în ambele versiuni. Termenii „resolution”, „rescission”, „termination”, „avoidance” și „nullity” nu se suprapun întotdeauna perfect cu termenii utilizați în dreptul român. Părțile trebuie să stabilească versiunea prevalentă în cazul unei neconcordanțe.
Orice litigiu care decurge din prezentul contract sau se află în legătură cu acesta, inclusiv orice litigiu privind încheierea, existența, validitatea, interpretarea, executarea, neexecutarea, executarea necorespunzătoare, încetarea, rezoluțiunea, rezilierea sau nulitatea contractului, va fi soluționat definitiv prin arbitraj instituționalizat. Any dispute arising out of or in connection with this Agreement, including any dispute concerning its conclusion, existence, validity, interpretation, performance, non-performance, defective performance, termination, resolution or nullity, shall be finally settled by institutional arbitration. Arbitrajul va fi organizat și administrat de [denumirea exactă a instituției], potrivit [denumirea exactă a regulamentului]. În cazul oricărei neconcordanțe între versiunea română și versiunea engleză a prezentei clauze, va prevala versiunea [română / engleză]. The arbitration shall be organised and administered by [exact name of the institution] in accordance with [exact name of the rules]. In the event of any inconsistency between the Romanian and English versions of this clause, the [Romanian / English] version shall prevail.
Note de adaptare pentru diferite tipuri de contracte
| Tip de contract | Opțiune recomandată | Elemente de adaptat | Riscuri de verificat |
|---|---|---|---|
| Contract comercial B2B | Arbitraj ad-hoc pentru litigii simple sau arbitraj instituționalizat pentru litigii cu valoare și complexitate mai mari. | Numărul arbitrilor, pragul valoric pentru arbitrul unic, limba, sediul și regulile privind plata avansului. | Clauza trebuie să acopere atât pretențiile contractuale, cât și cele privind încetarea, rezoluțiunea, rezilierea și despăgubirile. |
| Contract de furnizare | Arbitraj cu un arbitru unic pentru litigii punctuale și arbitraj instituționalizat pentru relații comerciale pe termen lung. | Litigiile privind cantitatea, calitatea, conformitatea produselor, recepția, plata și penalitățile. | Trebuie clarificat dacă litigiile privind fiecare comandă sau livrare intră în aceeași convenție arbitrală. |
| Contract de distribuție sau agenție | Arbitraj instituționalizat, în special dacă raportul este internațional sau implică mai multe jurisdicții. | Durata contractului, teritoriul, limba, legea aplicabilă și litigiile privind încetarea relației. | Trebuie verificat tratamentul pretențiilor care pot decurge din norme imperative privind protecția agenților, concurența sau protecția consumatorilor. |
| Contract de antrepriză și construcții | Arbitraj instituționalizat sau arbitraj cu un mecanism ad-hoc detaliat, în funcție de valoarea proiectului. | Expertizele tehnice, situațiile de lucrări, recepția, întârzierile, lucrările suplimentare, garanțiile și măsurile provizorii. | Dacă se introduce o comisie de adjudecare sau o etapă de negociere, trebuie stabilite termenele, efectul deciziei și raportul cu arbitrajul. O etapă prealabilă neclară poate genera obiecții de prematuritate sau inadmisibilitate. |
| Contract FIDIC sau contract de infrastructură | Clauza trebuie corelată cu mecanismul contractual de soluționare a disputelor și cu eventualele condiții generale sau speciale aplicabile. | Comisia de evitare și soluționare a disputelor, notificarea disputei, termenele de sesizare, efectul deciziilor și arbitrajul ulterior. | Nu trebuie inserată o clauză arbitrală izolată fără verificarea întregului mecanism FIDIC și a normelor speciale aplicabile contractelor finanțate din fonduri publice. |
| Contract tehnologic și de dezvoltare software | Arbitraj instituționalizat, cu reguli privind confidențialitatea și probele tehnice. | Proprietatea intelectuală, codul-sursă, nivelurile de servicii, datele, securitatea, expertizele și accesul la documentația tehnică. | Trebuie prevăzut modul de protejare a informațiilor confidențiale în cadrul probatoriului și posibilitatea solicitării unor măsuri urgente, în condițiile legii și ale regulamentului aplicabil. |
| Contract de licență și transfer de know-how | Arbitraj instituționalizat, mai ales în contractele internaționale. | Definirea drepturilor licențiate, limba, sediul, legea aplicabilă, secretul comercial și expertiza de specialitate. | Trebuie delimitate litigiile privind plata redevențelor de cele privind existența, întinderea sau încălcarea drepturilor de proprietate intelectuală. |
| Acord între asociați sau acționari | Arbitraj instituționalizat, cu un mecanism atent verificat pentru pluralitatea părților. | Participarea mai multor asociați, numirea arbitrilor, efectele hotărârii și corelarea cu actul constitutiv. | Trebuie verificat cine a semnat convenția arbitrală și dacă litigiul privește drepturi disponibile și arbitrabile. |
| Tranzacție cu element de extraneitate | Arbitraj instituționalizat sau arbitraj ad-hoc bazat pe reguli recunoscute și cu autoritate de numire determinată. | Sediul arbitrajului, limba, legea aplicabilă contractului, legea convenției arbitrale, regulile instituției și executarea internațională. | Trebuie evitate formulările care indică simultan mai multe sedii, instituții sau regulamente fără a stabili prevalența uneia dintre opțiuni. |
| Contract cu statul sau cu o autoritate publică | Forma de arbitraj se alege numai după verificarea autorizării legale și a legislației speciale. | Temeiul autorizării, instituția competentă, procedura de aprobare și regulile privind fondurile publice sau achizițiile publice. | Statul și autoritățile publice pot încheia convenții arbitrale numai dacă sunt autorizate prin lege sau prin convenții internaționale. Persoanele juridice de drept public pot fi supuse unor reguli distincte, potrivit legii sau actului lor de înființare. |
| Contract cu consumatori | Clauza arbitrală necesită o analiză specială înainte de utilizare. | Informarea consumatorului, caracterul negociat sau standard al clauzei, costurile și accesul efectiv la protecție juridică. | Nu trebuie utilizat automat un model B2B într-un contract cu consumatorul. Validitatea și efectele clauzei trebuie analizate prin raportare la normele imperative de protecție a consumatorilor. |
Clauză recomandată pentru contracte de construcții cu etapă prealabilă
În contractele de construcții, arbitrajul poate fi integrat într-un mecanism mai amplu de soluționare a disputelor. Clauza de mai jos este orientativă și trebuie corelată cu documentația tehnică și cu condițiile generale și speciale ale contractului.
Orice dispută care decurge din prezentul contract, din executarea lucrărilor sau se află în legătură cu acestea va fi notificată de partea interesată celeilalte părți. Părțile vor încerca soluționarea disputei prin reprezentanții lor autorizați în termen de [15] zile de la primirea notificării. Dacă disputa nu este soluționată amiabil în termen de [30] de zile de la notificare sau în termenul stabilit prin condițiile speciale ale contractului, oricare dintre părți poate sesiza [comisia de adjudecare / instituția arbitrală], potrivit mecanismului prevăzut în prezentul contract. Orice dispută rămasă nesoluționată după parcurgerea etapelor contractuale obligatorii va fi soluționată definitiv prin arbitraj instituționalizat, organizat și administrat de [denumirea exactă a instituției], potrivit [denumirea exactă a regulamentului]. Tribunalul arbitral va fi compus din trei arbitri. Sediul arbitrajului va fi în [localitatea, țara], iar limba procedurii va fi [limba].
În cazul în care etapa prealabilă este obligatorie, contractul trebuie să precizeze momentul de la care curge termenul, persoana care trebuie sesizată, conținutul notificării, durata etapei, efectul unei decizii intermediare și condițiile în care arbitrajul poate fi început. Trebuie reglementată și situația în care organismul prealabil nu este constituit, nu se pronunță în termen sau una dintre părți refuză să participe.
Clauză recomandată pentru contracte tehnologice și de proprietate intelectuală
Orice litigiu care decurge din prezentul contract sau se află în legătură cu acesta, inclusiv orice litigiu privind licențierea, dezvoltarea, utilizarea, livrarea, conformitatea, mentenanța, securitatea, protejarea informațiilor confidențiale, drepturile de proprietate intelectuală sau încetarea contractului, va fi soluționat definitiv prin arbitraj instituționalizat. Arbitrajul va fi organizat și administrat de [denumirea exactă a instituției], potrivit [denumirea exactă a regulamentului]. Tribunalul arbitral va fi compus din [un arbitru unic / trei arbitri]. Părțile și tribunalul arbitral vor lua măsurile necesare pentru protejarea secretelor comerciale, a codului-sursă, a documentației tehnice, a datelor și a altor informații confidențiale. Comunicarea unor informații către experți, consultanți sau reprezentanți va fi permisă numai în măsura necesară soluționării litigiului și cu respectarea obligațiilor de confidențialitate. Sediul arbitrajului va fi în [localitatea, țara]. Limba procedurii va fi [limba]. Dreptul aplicabil fondului litigiului va fi [dreptul ales de părți].
În aceste contracte, confidențialitatea trebuie corelată cu administrarea probelor. Este util să fie reglementate accesul la codul-sursă, desemnarea experților, utilizarea camerelor de date, protejarea documentelor tehnice și obligațiile care continuă după încheierea arbitrajului.
Clauză recomandată pentru contracte internaționale
Any dispute arising out of or in connection with this Agreement, including any dispute concerning its conclusion, existence, validity, interpretation, performance, non-performance, termination or nullity, shall be finally settled by arbitration administered by [exact name of the arbitral institution] in accordance with the [exact name of the arbitration rules] in force on the date of commencement of the arbitration. The seat of the arbitration shall be [city, country]. The language of the arbitration shall be [English / Romanian / other language]. The tribunal shall consist of [a sole arbitrator / three arbitrators]. This Agreement shall be governed by the laws of [jurisdiction]. The arbitration agreement shall be governed by the laws of [jurisdiction], without prejudice to any mandatory rules applicable to the arbitration. The award shall be final and binding upon the parties.
Într-un contract internațional, trebuie separat dreptul aplicabil fondului litigiului de dreptul aplicabil convenției arbitrale și de legea procedurală legată de sediul arbitrajului. Alegerea sediului nu trebuie confundată cu alegerea locului în care se desfășoară efectiv toate audierile. Părțile pot conveni ca audierile să se desfășoare online sau într-o altă localitate, dacă acest lucru este compatibil cu regulamentul instituției și cu regulile procedurale aplicabile.
Verificarea clauzei înainte de semnarea contractului
| Întrebare | Verificare |
|---|---|
| Este exprimată clar opțiunea pentru arbitraj? | Clauza trebuie să utilizeze o formulare obligatorie, precum „va fi soluționat prin arbitraj”, nu o formulare incertă, precum „poate fi supus arbitrajului”. |
| Este identificat obiectul litigiilor? | Trebuie incluse litigiile privind contractul și raporturile juridice aflate în legătură cu acesta, în limitele consimțământului părților. |
| Este îndeplinită forma scrisă? | Clauza trebuie să fie inclusă într-un înscris sau să rezulte dintr-un schimb de comunicări ori acte procedurale care permit stabilirea acordului. |
| Este arbitrajul ad-hoc sau instituționalizat? | Forma trebuie indicată clar. Pentru arbitrajul ad-hoc este esențial mecanismul de numire a arbitrilor. Pentru arbitrajul instituționalizat trebuie indicată instituția sau regulamentul său. |
| Este funcțional mecanismul de constituire a tribunalului? | Trebuie reglementate numirea, termenele, înlocuirea și soluția aplicabilă în cazul lipsei de cooperare. |
| Este identificată limba procedurii? | În contractele bilingve și internaționale, limba trebuie stabilită pentru a evita costuri și dispute preliminare. |
| Este stabilit sediul arbitrajului? | Sediul trebuie ales în raport cu legea procedurală aplicabilă, sprijinul instanțelor și executarea hotărârii. |
| Este arbitrabil obiectul litigiului? | Trebuie excluse materiile asupra cărora părțile nu pot dispune și trebuie verificate regulile speciale aplicabile contractului. |
| Există mai multe părți sau contracte conexe? | Trebuie analizate semnarea convenției arbitrale de fiecare participant, mecanismele de reunire și efectele hotărârii asupra persoanelor care nu au semnat clauza. |
| Există o etapă prealabilă? | Negocierea, medierea sau adjudecarea tehnică trebuie să aibă termen, procedură și efecte clar stabilite. |
Erori frecvente în redactarea clauzelor arbitrale
O primă eroare este utilizarea unei formule generale fără identificarea arbitrajului. Mențiuni precum „litigiile vor fi soluționate pe cale amiabilă sau prin arbitraj” nu arată întotdeauna dacă arbitrajul este obligatoriu, dacă este necesar un acord ulterior sau cine are dreptul de a opta.
O altă eroare este combinarea unor instituții sau regulamente diferite. Clauza nu trebuie să indice simultan două instituții arbitrale, două sedii sau două seturi de reguli fără să stabilească mecanismul de alegere și prevalența uneia dintre opțiuni.
În arbitrajul ad-hoc, este riscantă lipsa unei autorități de numire. Acordul potrivit căruia fiecare parte va desemna un arbitru nu este complet dacă nu se prevede ce se întâmplă atunci când una dintre părți rămâne pasivă sau când cei doi arbitri nu ajung la un acord asupra supraarbitrului.
În arbitrajul instituționalizat, este riscantă indicarea unei denumiri prescurtate sau inexacte a instituției. Denumirea instituției, regulamentul aplicabil și, dacă este cazul, sediul acesteia trebuie verificate înainte de semnarea contractului.
O altă eroare este suprareglementarea clauzei instituționalizate prin introducerea unor reguli incompatibile cu regulamentul instituției. Dacă părțile doresc derogări, acestea trebuie verificate prin raportare la regulamentul aplicabil și la normele imperative.
Temei legal
Modelele sunt construite pe baza regulilor privind convenția arbitrală din Codul de procedură civilă, în special art. 542, art. 548-550, art. 553-557 și art. 617. Art. 542 privește capacitatea de a încheia convenții arbitrale și limitele arbitrabilității, art. 548 forma convenției, art. 550 clauza compromisorie, art. 551 compromisul, iar art. 553 și art. 554 efectele convenției asupra competenței instanțelor judecătorești.
Concluzie
O clauză arbitrală eficientă trebuie să fie obligatorie, clară și adaptată contractului. În arbitrajul ad-hoc, elementul esențial este mecanismul complet de constituire a tribunalului arbitral. În arbitrajul instituționalizat, elementul esențial este identificarea exactă a instituției și a regulamentului aplicabil.
Pentru contractele simple, o clauză scurtă poate fi suficientă dacă reglementează fără ambiguitate forma arbitrajului, obiectul litigiilor și mecanismul de numire. Pentru contractele de construcții, tehnologie, distribuție, investiții sau pentru contractele internaționale, clauza trebuie completată cu reguli privind expertizele, confidențialitatea, etapa prealabilă, pluralitatea părților, sediul, limba și legea aplicabilă.
Înainte de utilizare, modelul trebuie verificat prin raportare la contractul principal, la calitatea părților, la arbitrabilitatea litigiilor, la regulamentul instituției alese și la eventualele norme speciale aplicabile domeniului contractului.